Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.
Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат труда. Документ может адресоваться организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, гражданам. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Пензенский государственный университет
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Пензенский государственный университет
Учебное управление
Старшему специалисту А.С. Николаеву
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количествеадресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемыхпостоянным корреспондентам (в этом случае в организации целесообразноприменять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).
Составные части почтового адреса указывают в последовательности,установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденнымиПостановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г.№1239. В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: «Справочные данные об организации»; «Адресат»):
- наименование адресата (наименование организации – юридического
- лица или имя, отчество, фамилия для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Пензенский государственный университет
ул. Красная 40, Пенза, 440017
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:
И.П. Калинину
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Пенза, 440012
До настоящего времени не нашел разрешения вопроса о правилах обращения к получателю документа, в силу того, что практика использования в обращении слова товарищ устарела, а новая в настоящее время не является общепринятой.
Чаще всего при обращении к должностному лицу, указываются толькоего инициалы и фамилия например; Н.П. Смирнову., без указания товарищ(т.) или господин (г-н).
«Гриф утверждения документа» – реквизит документа,указывающий на нормативный или правовой характер его содержания.Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) илиспециально издаваемым документом. При утверждении документа должностнымлицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ(без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, егоподписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор гимназии №1
Личная подпись И.С. Михайлов
12.09.2001
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименованияутверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
УТВЕРЖДЕН
Решением Ученого Совета МГУ
от 15.08.2000 №14
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора
от 01.02.2000 №82
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Инструкции по делопроизводству учебного заведения или организации. Основанием для составления Перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
«Резолюция» – реквизит документа, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению данного документа. В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др. Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
А.В. Зайцевой
П.С. Никитину
Прошу подготовить проект
Положения о выпускающей кафедре
Личная подпись
05.11.2000
При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции.
Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
«Заголовок к тексту» – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок может отвечать на вопросы о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; или чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретарю-референту.[17]
Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: Оподготовке проекта договора. Заголовок составляет составитель документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный: Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом, индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции. В соответствии с типовой инструкцией отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Правила оформления реквизита «Текст документа» зависят от названия (назначения) и размеров документа. Главные требования к текстам всех служебных документов: грамотность, краткость, точность формулировок, строгая последовательность изложения, нейтральный тон.
Реквизит «Отметка о наличии приложений» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет Приложение: на З л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):Приложение:
1. Протокол заседания кафедры «Менеджмент» МГУна 5 л. в 1 экз.
2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения учебного процесса на 2 л. в 1 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор от 31 марта 2003 г. №17 и приложения к нему, всего нал. Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается толькоколичество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеетсяссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: в 3 экз. илиПриложение: Техническое задание на разработку системы «Электроннаяканцелярия «в 2 экз.Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только водин адрес, отметка о приложении имеет вид:Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.В приложении к распорядительному документу на первом его листе вправом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименованияраспорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2к приказу директора Института от 15.06.2001 №323.