Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается; руководителю, которому она адресована.
Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
Отправка документов из министерства осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также в соответствии с графиком курьерских маршрутов.
Отправка документов производится после регистрации исходящего документа, а также после занесения резолюций, наложенных директором министерства, заместителями директора министерства в систему "Служебная корреспонденция" с входящего документа.
При отправке корреспонденции общим отделом проверяется наличие:
Адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные организации);
даты регистрации и исходящего номера;
указанных в тексте приложений;
подписи на документе;
фамилии исполнителя с указанием номера его телефона.
Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются в общем отделе министерства к отправке:
в случае направления документа в один адрес - в трех экземплярах,
в случае направления документа несколькими адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствует количеству адресатов на документе плюс два экземпляра или два экземпляра документа и список рассылки.
Экземпляр исходящего документа или его копия, остающийся в деле, должен быть завизирован.
Исходящие документы должны передаться исполнителями структурных подразделений министерства в общий отдел для отправки полностью оформленными:
с указанием почтового адреса или списка рассылки,
с подписями должностных лиц министерства,
со всеми имеющимися приложениями,
в необходимом количестве экземпляров.
Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются руководителю структурного подразделения. При этом ответственность за нарушение сроков исполнения документов будет возложена на исполнителей документов.
Документы, требующие размножения, и переданные сотрудниками министерства в общий отдел со списком рассылки, направляются согласно разрешению на копирование в копировально-множительное бюро министерства.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется общим отделом министерства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725.
Обработка исходящей корреспонденции общим отделом министерства включает в себя:
сортировку корреспонденции;
адресование корреспонденции (указание на конвертах адресата, его почтового индекса и адреса);
вложение документов в конверты (документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт);
заклеивание конвертов;
запись реквизитов документа в реестр;
взвешивание документов;
маркирование конвертов;
составление списка на заказную корреспонденцию;
сдачу в отделение связи;
подготовку контрольного пакета документов (при направлении документов во все муниципальные образования, муниципальные органы управления образованием, органы по делам молодежи, образовательные учреждения).
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Формирование пакетов документов для отправки в муниципальные образования, муниципальные органы управления образованием, органы по делам молодежи образовательные учреждения, осуществляющие в соответствии с графиком:
понедельник - образовательные учреждения, реализующие программы высшего профессионального образования (ВУЗы);
вторник - образовательные учреждения, реализующие программы среднего профессионального образования (СУЗы);
среда - муниципальные органы управления образованием (МОУО);
четверг - образовательные учреждения, реализующие программы начального и среднего профессионального образования (УНиСПО);
пятница - муниципальные образования, органы по делам молодежи.
структурные подразделения министерства должны передавать документы для отправки в названные организации в общий отдел не позднее 17.00 указанного дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ или начальника общего отдела.
Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные, исполнительских документы и организационно-распорядительные документы.
Заказные письма сдаются на почту с формой 103 (далее - ф.103), которая составляется в двух экземплярах. В ф.103 указываются дата отправки, адрес, стоимость и род отправлений. Два экземпляра ф.103 передаются в почтовое отделение. Один экземпляр ф.103, возвращенный из почтового отделения, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в наряд.
При отправке заказной и отправляемой службой фельдсвязи корреспонденции заполняются расписки и реестры.
С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам.
Телеграммы передаются сотрудниками общего отдела через четь абонентского телеграфирования в соответствии с инструкцией о порядке установления соединений и обработки сообщений на сети абонентского телеграфирования.
После отправки телеграммы, на телеграмме указывается дата, время отправки и порядковый номер.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.
Телефонограммы готовятся структурными подразделениями министерства, подписываются директором министерства или заместителями директора министерства.
В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилии передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.
Телефонограммы должны быть зарегистрированы в структурном подразделении министерства, в котором она подготовлена.
После регистрации исполнитель передает телефонограмму адресатам. Переданная телефонограмма с пометкой о передаче подшивается в дело структурного подразделения министерства.
Телефонограммы, адресованные директору министерства, принимаются сотрудниками общего отдела, на которых данная обязанность возложена должностными регламентами, и незамедлительно докладываются после их приема директору или заместителям директора, в соответствии с распределением обязанностей, регистрируются в общем отделе в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства министерства.
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив органа (далее - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Нижегородской области и органов государственной власти Нижегородской области.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и описей дел по личному составу.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о министерстве, положениями о структурных подразделениях министерства, штатным расписанием, планами и отчетами о работе министерства и его структурных подразделениях, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности министерства, их виды, состав и содержание.
В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 15) и сводная номенклатура дел министерства (приложение 16).
Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, при методической помощи архива и общего отдела, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в общий отдел.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в 6 месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в общий отдел министерства.
Сводная номенклатура дел составляется общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива и лиц, ответственных за хранение документов в министерстве.