Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Современные информационные технологии - это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых, результатов.
Современные информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. Кратким термином "офисный" (от англ. оffice- контора) обозначают все, что имеет отношение к рутинному и творческому труду, связанному с созданием и обработкой деловых и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений. Офис - это помещение делового центра организации (фирмы, издательства и др.), однако функции офисных приложений отнюдь не ограничиваются простым деловым производством. С помощью этих программ можно решать задачи, которые типичны для деятельности в офисе:
Обработка различных текстовых документов, т.е. подготовка модификация писем и отчетов, объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов (прайс-листов) и др.;
Финансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций и др.;
Электронная почта - рассылка текстовой и графической информации удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.;
Управление работой персонала (составление расписаний с учетом рабочего графика каждого сотрудника, учет кадров);
Подготовка презентаций на разнообразные темы (рассказ о фирме и ее деятельности, научно-технические проекты и др.);
Ведение разнообразных баз данных и многое другое.
Рабочее место секретаря структурного подразделения или секретаря руководителя, связанных с обработкой больших массивов документационной информации должно быть и соответственно оснащено оргтехникой.
Компьютер, как и телефон, может быть персональным не только по терминологии, но и по смыслу. Важными характеристиками производительности компьютера при работе с документами имеют величина оперативной памяти и емкость жесткого диска.
Принтер является периферийным печатающим устройством, которое подключается к компьютеру. Принтер может распечатать хранящиеся на компьютере файлы.
Модем - это устройство, которое способно преобразовать цифровые данные в аналоговые сигналы. Благородная цель модема - содействие в обмене данными между удаленными компьютерами через телефонную линию.
Факсимильная связь - это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя. Раньше факсимильную связь называли фототелеграфной связью.
Сканер - устройство ввода в компьютер графических изображений (текстов, рисунков, слайдов, фотографий, чертежей). В большинстве сканеров для преобразования изображения в цифровую форму применяются светочувствительные элементы на основе приборов с зарядовой связью (ПЗС) (англ. Charge-CoupledDevice, CCD).
По способу перемещения считывающей головки и изображения относительно друг друга сканеры подразделяются на ручные, рулонные, планшетные и проекционные. Разновидностью проекционных сканеров являются слайд-сканеры, предназначенные для сканирования фотопленок. В высококачественной полиграфии используются барабанные сканеры, в которых в качестве светочувствительного элемента используется фотоэлектронный умножитель. (ФЭУ).
Принцип работы однопроходного планшетного сканера состоит в том, что вдоль сканируемого изображения, расположенного на прозрачном неподвижном стекле, движется сканирующая каретка с источником света. Отраженный свет через оптическую систему сканера (состоящую из объектива и зеркал или призмы) попадает на три расположенных параллельно друг другу фоточувствительных полупроводниковых элемента на основе ПЗС, каждый из которых принимает информацию о компонентах изображения.
К текстовым процессорам, позволяющим подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги, можно отнести MicrosoftWord.
Расширенный выпуск Microsoft Оffice кроме текстового процессора MicrosoftWord содержит:
табличный процессор Excel
систему управления базой данных Access
личный планировщик Outlook
средство создания презентаций PowerPoint
систему электронной почты OutlookExpress
средство создания web-страниц FrontPage
средство обработки фотоизображений PhotoEditor.
Интернет - это множество компьютеров, соединенных друг с другом каналами связи, плюс набор стандартных правил, по которым они обмениваются информацией. При этом сами каналы связи менее важны, чем правила передачи данных по ним, называемые в Интернете протоколами.
Интернет - это глобальная компьютерная сеть, которая связывает между собой как пользователей компьютерных сетей, так и пользователей ПК. Интернет становится основным средством корпоративного общения, уступая пока телефонам. По Интернету происходит поиск информации, рассылаются пресс-релизы, устраиваются конференции, выставки и т.д. Обычный "домашний" пользователь имеет все шансы по Интернету не только заказать любой товар с доставкой на дом или узнать погоду, но и познакомиться, общаться, некоторым даже удается вступить в брак.
По своей сути электронная почта - это обмен информацией с другим компьютером, подключенным к сети Интернет. Сообщение может быть произвольным: текстовым, графическим, музыкальным и любым другим. Однако существует ограничение - посылаемое сообщение не должно весить более 64 килобайт.
Электронная почта - отличное средство общения людей. Количество пользователей Интернета с каждым днем все увеличивается, поэтому общение по электронной почте становится повсеместным. Можно с уверенностью сказать, что электронную почту ждет большое будущее во всех его проявлениях, и что она будет постоянно развиваться и совершенствоваться, что будет приводить к более удобному ее использованию.
1. Т.А. Быкова - Делопроизводство: Учебник для начального профессионального образования; М.: - Учебное издание, 2001.
2. Л.М. Вялова - Основы делопроизводства: М.: - 2002.
3. А.Ш. Левин - Работы на компьютере: М.: 7-е издание, 2003.
4. А.В. Пшенко - Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса; М.: - 2-издание, стереотипное, 2003.
5. В.В. Салков - Информационные технологии и компьютеризации делопроизводства; М.: - Учебное издание, 2006.