6. Контроль исполнения
Контроль исполнения в ООО «Автоэлемент» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
При постановке документа на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.
Управление делами ведет механическую и автоматизированную контрольную картотеку. Контрольная карточка составляется в 2-х экземплярах: один – передается исполнителю вместе с документом, другой остается в контрольной картотеке до исполнения документа.
В документах, присланных для исполнения из Федерального агентства по образованию и других организаций, контрольный срок исполнения обычно указывается. На приказах или распоряжениях университета срок исполнения назначается ректором или проректорами.
Документы ООО «Автоэлемент» подлежат исполнению в следующие сроки:
– с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
– без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его
продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель ООО «Автоэлемент» обязан информировать руководство.
Снятие документа с контроля осуществляется Управлением делами по исполнении документа с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких сведений об исполнении. На контроль ставятся все поступающие документы ректора, требующие исполнения.
7. Классификация и систематизация документов. Формирование дел
Для классификации и систематизации документов, формирования дел в ООО «Автоэлемент» составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел ООО «Автоэлемент» составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке Университета, согласована с архивом Управления делами Университета, подписана директором ООО «Автоэлемент».
Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:
– в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
– в дело группируются документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел;
– раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
– в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
– по объему дело обычно не превышает 250 листов.
– при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
8. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив
Экспертиза ценности документов в ООО «Автоэлемент» на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
В организации проведение экспертизы ценности документов осуществляет секретарь. Секретарь осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах компании (в данном случае в ООО «Автоэлемент»); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел секретариата, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает секретарь директора. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в отделе компании.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Прием каждого дела производится сотрудником в присутствии работника. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи секретаря директора и лица, передавшего дела.
7. Самостоятельная работа
При прохождении практики в ООО «Автоэлемент» я занимал должность помощника секретаря руководителя.
Поскольку в секреториате функции службы делопроизводства возложены на секретариат, у меня была возможность подробно изучить особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив.
Принимал участие в таких этапах работы с документами, как регистрация исходящих документов, сортировка, набор текста документа на компьютере, копирование документов, подготовка дел к передаче на хранение…
Регистрация исходящих документов, таких как, приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, приказы о размерах оплаты за обучение, распоряжения директора по основной деятельности, приказы по личному составу филиалов компании, заключались в занесении сведений (номер, дата, данные филиала, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналы регистрации.
Стоит отметить, что, несмотря на то, что в секретариате принята централизованная система регистрации входящих документов, секретариат регистрирует входящие документы повторно. Об этом свидетельствует наличие отдельного Журнала регистрации входящих документов. Это говорит о повторной регистрации документов.
Также наблюдал за процессом составления листа рассылки. Это документ, который составляется в случае необходимости ознакомления регионов (филиалов, представительств) с приказом (распоряжением) руководства, касающегося вопросов их деятельности. Подготовка дел к хранению заключалась в оформлении личных дел работников в филиалах. Мною были составлены внутренние описи, листы-заверители, оформлялись обложки дел, дел работников филиалов: Кириши, Москва, Южно-Сахалинск.
Для облегчения работы мне были предоставлены образцы оформления личных дел работников г. Кириши за 2007 год. Стоит отметить, что структура, порядок оформления этих дел не вполне соответствует нормативным требованиям (Типовой инструкции по делопроизводству, Основным правилам работы архивов организаций). Например, количество документов, содержащихся в деле не соответствует количеству единиц хранения, заявленных во внутренней описи. Были обнаружены неточности в нумерации страниц.
Дела оформлялись согласно положениям Инструкции по оформлению личных дел студентов-экстернов региональных подразделений РГГУ (утверждена распоряжением начальника УРРЦЭ).
Личные дела студентов (экстернов) хранятся согласно Перечню типовых документов (ст. 499 а) – 75 лет. Обложка дела оформляется по установленной форме. Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
В соответствии с номенклатурой дел УРРЦЭ есть дело «Акты о выделении дел и документов к уничтожению». Мною была внимательно изучена эта папка.Поскольку акты о выделении документов к уничтожению составляются, в целом, на дела РГГУ, то в этом документе были указаны дела нескольких структурных подразделений (название УРРЦЭ было указано перед группой заголовков дел).
Что касается документного и бездокументного обслуживания руководителя, то секретарь УРРЦЭ ответственен за сбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) по задания начальника УРРЦЭ, обслуживает совещания, по необходимости документирует их деятельность.
Бездокументное обслуживание включает в себя необходимые сервисные функции, подготовку командировок (заказ билетов, оформление документов), телефонное обслуживание.
Заключение
Производственная практика по специальности «Организация и технология документационного обеспечения управления» проходила в секретариате Управлении регионального развития и централизованного экстерната РГГУ.
Было выяснено, что Управление является структурным подразделением РГГУ, осуществляющим и направляющим региональную деятельность Университета. Секретариат отвечает за ведение текущего делопроизводства и подготовку документов к сдаче на архивное хранение.