На підставі залишків на перше число місяця, які виводяться по кожному номенклатурному номеру в картках складського обліку, складаються відомості обліку залишків запасів (сальдові відомості), які використовуються для порівняння даних аналітичного і синтетичного обліку виробничих запасів.
Для узагальнення інформації про наявність і рух належних підприємству запасів, сировини і матеріалів (у тому числі сировини й матеріалів, які знаходяться в дорозі та переробці), будівельних матеріалів, запасних частин, матеріалів сільськогосподарського призначення, палива, тари й тарних матеріалів, відходів основного виробництва призначено рахунок 20 “Виробничі запаси". Цей рахунок активний, балансовий, призначений для обліку господарських засобів. По дебету рахунку 20 “Виробничі запаси” - відображаються надходження виробничих запасів на підприємство, їх до оцінка; по кредиту - витрачання на виробництво (експлуатацію, будівництво), переробка, відпуск (передача) на сторону, уцінка тощо.
Вартість окремих видів виробничих запасів обліковується на відповідних субрахунках рахунку 20:
201 “Сировина й матеріали" - призначений для відображення наявності та руху сировини та основних матеріалів, які входять до складу продукції, що виготовляється, або є необхідними компонентами при її виготовленні. На цьому субрахунку ведеться облік основних матеріалів, що використовується підрядними будівельними організаціями при здійсненні будівельно-монтажних, ремонтних робіт. Допоміжні матеріали, які використовуються при виготовленні продукції або для господарських потреб, технічних цілей та сприяння у виробничому процесі, також відображаються на субрахунку 201. Підприємства, що заготовляють сільськогосподарську продукцію для переробки, її вартість також відображають на цьому субрахунку.
202 “Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби” - призначений для відображення та руху купівельних напівфабрикатів, готових комплектуючих виробів (включаючи у будівельних організаціях будівельні конструкції та вироби - дерев’яні, залізобетонні, металеві та інші), придбані для комплектування продукції, що випускається, які потребують додаткових витрат праці з їх обробки або збирання. Вироби, придбані для комплектації готової продукції, вартість яких не включають до собівартості продукції цього підприємства, відображаються на рахунку 28 “Товари". Науково-дослідні та конструкторські організації придбані необхідні їм комплектуючі вироби для проведення наукових робіт за визначеною науково-дослідною або конструкторською темою спеціальне обладнання та інструменти, пристрої та інші прилади обліковують на субрахунку 202. Обладнання і прилади загального призначення на цьому субрахунку не обліковуються, а відображаються на рахунку 10 “Основні засоби”, 11 “Інші необоротні матеріальні активи” або на рахунку 22 “Малоцінні швидкозношувані пристрої” за видами предметів.
203 “Паливо" - призначений для обліку та наявності палива, що придбається чи заготовлюється для технологічних потреб виробництва, експлуатацію транспортних засобів, а також для вироблення енергії та опалення будівель. Тут також обліковуються оплачені талони на нафтопродукти і газ.
Якщо деякі види палива використовують одночасно і як матеріали, і як паливо, то їх можна обліковувати на субрахунку 201 і на субрахунку 203 - за ознакою пере важності використання на цьому підприємстві.
Якщо на підприємстві для технологічних та експлуатаційних потреб, для вироблення енергії та опалення будівель створюються запаси газу (у газосховищах), то їх облік ведеться на субрахунку 203.
204 “Тара й тарні матеріали" - призначений для відображення наявності та руху всіх видів тари, крім тари, яка використовується як господарський інвентар, а також матеріали й деталі, які використовують для виготовлення тари та її ремонту (деталі для збирання ящиків, бочкова клепка тощо).
Матеріали, які використовуються для додаткового обладнання вагоні, барж, суден з метою забезпечення збереження відвантаженої продукції, не відносяться до тари і обліковуються на субрахунку 201 “Сировина й матеріали".
205 “Будівельні матеріали" - підприємства - забудовники відображають рух будівельних матеріалів, конструкцій і деталей, обладнання і комплектуючих виробів, які належать до монтажу, та інших матеріальних цінностей, необхідних для виконання будівельно-монтажних робіт, виготовлення будівельних деталей і конструкцій.
На даному субрахунку не обліковується обладнання, яке не потребує монтажу: транспортні засоби, вільно розміщені верстати, будівельні механізми, сільськогосподарські машини, виробничий інструмент, вимірювальні та інші прилади, виробничий інвентар та інше. Витрати на придбання такого обладнання, що не потребує монтажу, відображаються безпосередньо на рахунку 15 “Капітальні інвестиції” в міру надходження їх на склад чи інше місце зберігання, експлуатації. Устаткування й будівельні матеріали, що передані підряднику для монтажу й виконання будівельних робіт, списується з субрахунку 205 на рахунок 15 “Капітальні інвестиції” після підтвердження їх монтажу й використання.
206 “Матеріали передані в переробку" - призначений для обліку матеріалів, що передані в переробку на сторону та які надалі включаються до складу собівартості отриманих з них виробів.
Затрати на переробку матеріалів, які оплачуються стороннім організаціям, відображаються безпосередньо по дебету рахунків, на яких ведеться облік виробів, отриманих з переробки.
Аналітичний облік матеріалів, переданих в переробку, ведеться в розрізі, який забезпечує інформацію про підприємства - переробників і контроль за операціями з переробки, за відповідними витратами.
Передача матеріалів у переробку відображається тільки на субрахунках рахунку 20.
207 “Запасні частини" - призначений для обліку придбаних чи виготовлених запасних частин, готових деталей, вузлів, агрегатів, які використовуються, для проведення ремонтів, заміни зношених частин машин, обладнання, транспортних засобів, інструменту, а також автомобільних шин у запасі та обороті.
На цьому ж субрахунку ведеться облік обмінного фонду повно комплектних машин, устаткування, двигунів, вузлів, агрегатів, що створюються в ремонтних підрозділах підприємств, на ремонтних підприємствах.
По дебету субрахунку відображаються залишок та надходження, по кредиту - витрачання, реалізація та інше вибуття запасних частин.
Автомобільні шини, що є на колесах та в запасі при автомобілі, які враховані в ціні автомобіля та включені в його інвентарну вартість, обліковуються у складі основних засобів.
Аналітичний облік запасних частин ведеться за місцями зберігання та однорідними групами (механічна група, електрична група тощо).
Аналітичний облік машин, обладнання, двигунів, вузлів та агрегатів обмінного фонду також ведеться за групами: придатні до експлуатації (нові та відновлені); що підлягають відновленню (на складі); що знаходяться в ремонті.
208 “Матеріали сільськогосподарського призначення" - призначений для обліку мінеральних добрив, отрутохімікатів для боротьби зі шкідниками та хворобами сільськогосподарських культур, біопрепаратів, медикаментів, хімікатів, що призначені для боротьби з хворобами сільськогосподарських тварин.
Тут також відображаються саджанці, насіння й корми (покупні й власного вирощування), що використовуються для висаджування посіву та відгодівлі тварин безпосередньо в господарстві.
209 “Інші матеріали" - призначений для обліку відходів виробництва (обрубків, обрізків, стружки тощо), невиправного браку, матеріальних цінностей, що одержані від ліквідації основних засобів, які не можуть бути використані як матеріали, паливо або запасні частини на цьому підприємстві (металобрухт, утиль), зношених шин тощо.
Типова кореспонденція по обліку запасів наведена в таблиці.
| №п/п | Зміст г/о | Дебет | Кредит |
| 1. | Оприбутковано запаси від постачальника (без ПДВ)на суму ПДВ | 2064 | 6363 |
| 2. | Прийнято до оплати рахунок за посередницькі послуги при придбанні запасів (без ПДВ)на суму ПДВ | 2064 | 685685 |
| 3. | Висунуто претензію постачальнику за нестачу вантажу | 374 | 63 |
| 4. | Відпущено запаси:для загально виробничих витратна виробництво продукціїдля потреб будівництва | 912315 | 202020 |
| 5. | Відображено нестачу запасів виявлену при інвентаризації | 947 | 20 |
| 6. | Проведено уцінку запасів | 946 | 20 |
| 7. | Повернуто на склад не використані у виробництві запаси | 20 | 23 |
Згідно з П (с) БО 9 “Запаси" виділяють такі головні причини вибуття виробничих запасів із балансу:
відпуск у виробництво;
списання за невідповідності критеріям активу;
списання у звיязку з псуванням, крадіжок тощо;
реалізація на сторону.
На підприємстві ВАТ “Рівнеазот” при відпуску запасів у виробництво, продажу та іншому вибутті оцінку їх здійснюють за двома методами:
Ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів;
Ціни продажу для роздрібної торгівлі.
Метод ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів використовується у випадку виконання спеціальних замовлень і проектів при невеликій номенклатурі запасів а також для видів запасів, які не замінюють один одного. Отже цей метод передбачає ведення індивідуального обліку з кожного виду запасів.
Його доцільно застосовувати, коли існує можливість визначення (ідентифікації) собівартості кожної списаної одиниці матеріалів, а також коли номенклатура матеріалів відносно не велика і їх можна розглядати як окремі одиниці та легко ідентифікувати. Метод ідентифікованої собівартості дає найточніші результати, якщо є певність, що собівартість ідентифікується правильно.