Чекові книжки поділяються на розрахункові і грошові. Розрахункові використовуються суб'єктами підприємницької діяльності у розрахунках з контрагентами при здійсненні господарських операцій, тобто обслуговують безготівковий обіг. Грошовими чеками одержують готівкові кошти для своїх потреб, тобто ці документи використовуються у готівковому обігу. [36]
Менш поширеною в Україні, але загальноприйнятою у світовій практиці формою розрахунків, є акредитивна.
Акредитив являє собою грошове зобов'язання банкові, що видається за дорученням клієнта на користь контрагента останнього, відповідно до якого банк-емітент (той, що відкрив акредитив) може здійснювати платіж постачальнику або надавати ці повноваження іншому банкові. Акредитив відкривається або за рахунок власних грошових коштів, або за рахунок кредиту банку й супроводжується депонуванням коштів.
Акредитиви бувають покриті (депоновані в банку постачальника) і непокриті (гарантовані). Покритим є акредитив для здійснення платежів, з якого завчасно відволікаються грошові кошти у повній сумі на окремому рахунку. Такі акредитиви іммобілізують оборотні кошти платника, але вигідні тому банкові, у якому відкрито акредитив, і контрагентові платника. Оплата ж за непокритим (гарантованим) акредитивом забезпечується бланком за рахунок наданого їм кредиту без попереднього бронювання грошових коштів платника.
Акредитиви поділяють також на відзивні та без відзивні.
Відзивний акредитив може бути змінений або анульований банком платника за його дорученням без погодження з постачальником, без відзивний - тільки за згодою постачальника, на користь якого його відкрито. Постачальник же може відмовитися від використання акредитиву, якщо така можливість обумовлена при його оформленні. Відзивний акредитив невигідний постачальникам і на практиці використовується рідко.
Розрізняють акредитиви з оплатою документів за акцептом представника платника і без акцепту. Використання перших передбачає перевірку представником платника відвантаження товарів для оплати останнім розрахункових документів, тобто забезпечує необхідний контроль за діями постачальника. Недоліком є необхідність додаткових витрат з боку постачальника на здійснення розрахунків. Використання акредитивів без акцепту дозволяє уникнути цього недоліку, але не забезпечує платникові можливість контролювати дії постачальника. [35]
В умовах низької договірної і платіжної дисципліни суб'єктів господарювання найбільш надійними є покриті безвідривні акредитиви з акцептом документів представником платника.
Без відзивний акредитив - це такий, що змінюється або анулюється лише за погодженням постачальника.
Акредитив відкривається для розрахунків тільки з одним покупцем. Термін дії і порядок розрахунків акредитивами визначається договором між платником і постачальником.
Для відкриття акредитиву платник подає обслуговуючому банку заявку, в якій зазначає:
- номер договору, за яким відкривається акредитив;
- найменування постачальника і найменування банка, що виконує акредитив;
- вид акредитиву, тобто загальну назву товарів або послуг, що оплачуються за рахунок акредитиву;
- умови реалізації акредитиву (документи, види товарів тощо);
- суму акредитиву.
Для одержання грошових коштів за акредитивом, депонованим у банку постачальника, постачальник, який відвантажив продукцію, надає реєстр розрахунків і необхідні документи, зумовлені акредитивом, обслуговуючому банку до закінчення терміну дії акредитива. Не приймаються до оплати з акредитиву документи без дат відвантаження, номерів і дат прийомоздаточних документів, номерів квитанцій. [4]
Акредитиви в банку постачальника закриваються у таких випадках:
- після закінчення зумовленого терміну акредитиву;
- за заявою постачальника про припинення дії відзивного акредитиву до закінчення його терміну. Недовикористана сума перераховується банкові платника на рахунок, з якого депонувалися кошти;
- за заявою одержувача за відзивним акредитивом про відмову від акредитиву повністю або частково. Акредитив закривається або зменшується в день одержання повідомлення від банку покупця. Акредитиви можуть використовуватися для оплати векселів у тих випадках, коли місце оплати їх визначене за місцем знаходження векселедавця.
Відповідно до Указу Президента "Про заходи з упорядкування розрахунків за договорами, що укладаються, суб'єктами підприємницької діяльності" № 566 від 4 жовтня 1994 р. і постанови Кабінету Міністрів України і Національного банку України "Про типові платіжні умови зовнішньоекономічних договорів (контрактів) і типових формах захисних пересторог до зовнішньоекономічних договорів (контрактів), які передбачають розрахунки в іноземній валюті" № 444 від 21 червня 1995 р. вітчизняним, суб'єктам зовнішньоекономічної діяльності пропонується здійснювати розрахунки з іноземними контрагентами тільки з використанням документарних акредитивів або інкасо.
Висвітлення організаційно-технічних аспектів обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками забезпечує облікова політика підприємства. Згідно ст. 1 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" та п.3 П(С)БО 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності": "облікова політика - сукупність принципів, методів і процедур, які використовуються підприємством для складання і подання фінансової звітності". [1]
Таким чином під обліковою політикою слід розуміти сукупність способів ведення бухгалтерського обліку прийняту підприємством - первинного спостереження, вартісного виміру, поточного групування та узагальнення фактів господарського життя.
Облікова політика ВАТ "СПМК - 33" згідно п.п.25.1 П(С)Б01 розкривається у Примітках до фінансової звітності, де підприємство висвітлює обрану облікову політику шляхом опису:
а) принципів оцінки статей звітності;
б) методів обліку за окремими статтями звітності.
Зміст облікової політики оформлюється спеціальним наказом про облікову політику, який розробляє головний бухгалтер підприємства і несе відповідальність за його формування. Керівник затверджує наказ про облікову політику; несе відповідальність за його зміст; саме його підпис робить наказ про облікову політику чинним. [34]
Способи ведення бухгалтерського обліку, обрані підприємством при формуванні облікової політики застосовуються всіма структурними підрозділами (включаючи виділені на окремий баланс), незалежно від місця їх розташування.
При формуванні облікової політики підприємства щодо обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками слід орієнтуватися на діючи стандарти та нормативні акти (зокрема П(С)БО 11 "Зобов'язання").
Форма бухгалтерського обліку, як визначена система реєстрів бухгалтерського обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них обирається підприємством самостійно з дотриманням засад бухгалтерського обліку та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних.
Наказом Міністерства фінансів України №356 від 29 грудня 2004р були затверджені Методичні рекомендації по застосуванню реєстрів бухгалтерського обліку, які спрямовані на узагальнення в реєстрах бухгалтерського обліку методом подвійного запису інформації про наявність та рух активів, капіталу, зобов'язань та фактів фінансово-господарської діяльності підприємств, організації та інших юридичних осіб (окрім банків; бюджетних установ), їх філіалів, відділень, представництв незалежно від форми власності, організаційно-правових форм і видів діяльності, на накопичення аналітичних даних про склад і рух активів, капіталу та зобов'язань, доходів, витрат, фінансових результатів.
Облікові регістри ВАТ "СГТМК - 33" (книги, відомості, журнали і тому подібне) призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації про господарські операції, що містяться в первинних документах. Вони складаються щомісячно та підписуються виконавцями і головним бухгалтером чи особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства.
Формування аналітичних даних здійснюється шляхом групування однакових за економічним змістом даних первинних документів у відомостях, з яких підсумки переносяться у відповідні журнали. Деталізація аналітичної інформації в реєстрах бухгалтерського обліку може розширюватися, змінюватися. [21]
Аналітичні дані в облікових реєстрах повинні узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.
Господарські операції відображаються в облікових реєстрах ВАТ "СПМК - 33" при надходження первинних документів або підсумками за місяць, залежно від характеру та змісту операції. Підсумкові записи в журналах звірюються з даними первинних документів, які були підставою для записів, та з відомостями.
На документах, дані яких включені до облікових регістрів, ставляться номера відповідних облікових регістрів, а також порядкові номера записів в них (номер строки). В облікових реєстрах, показники яких переносяться до Головної книги або в інші облікові регістри, роблять відповідну позначку про це у відповідній строчці реєстру.
Помилки в облікових реєстрах виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст та/або цифри закреслюються та над закресленим наводиться правильний текст та/або цифри. Викреслювання здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилок повинно бути обґрунтовано надписом "виправлено" та підтверджено підписами осіб, які підписали цей реєстр з вказуванням дати виправлення. [36]