Головна книга використовується для узагальнення даних журналів, взаємної перевірки правильності записів по окремим рахункам та складання фінансової звітності. До Головної книги заносяться підсумки обертів по кредиту рахунків із відповідних журналів.
В Головній книзі відображаються: сальдо на початок та кінець поточного місяця; оберти за поточний місяць по кредиту цього рахунка, які наводяться однією сумою; оберти за поточний місяць по дебету рахунка, які наводяться сумою по кореспондуючим рахункам із журналів.
Головна книга ведеться протягом календарного року та на кожний синтетичний рахунок в ній відводиться окрема сторінка. Перевірка правильності записів в Головній книзі здійснюється підрахунком суми обертів і сальдо по всім рахункам. Суми дебетових і кредитових обертів, а також сальдо по дебету і кредиту повинні відповідно дорівнюватися.
Для перевірки правильності складання облікових реєстрів ВАТ "СПМК - 33" використовує оборотну Відомість по рахункам бухгалтерського обліку, зокрема по рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядчиками", яка складається з даних оборотів по рахункам бухгалтерського обліку Головної книги після занесення в неї оборотів з усіх журналів.
Інформація про господарські операції підприємства за звітний період (місяць, квартал, рік) із облікових реєстрів використовується для складання фінансової звітності.
Реєстри бухгалтерського обліку побудовані відповідно кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, що встановлена Інструкцією про використання Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999р. №291 та зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 21 грудня 1999р. за №893/4186.
Методичними рекомендаціями по використанню реєстрів бухгалтерського обліку передбачено використання реєстрів бухгалтерського обліку розрахунків з постачальниками та підрядчиками, наведених у табл. 2.1. [7]
Як видно з табл. 2.1. облік розрахунків з постачальниками та підрядчиками, покупцями та замовниками, різними дебіторами та кредиторами здійснюється в Журналі 3 (додаток Ж) та Відомостях аналітичного обліку 3.1-3.6.
У Журналі 3 відображаються обороти по кредиту рахунків:
у розділі І -16,34,36,37,38,51,62,63,68;
у розділі II - 17,52,53,54,55,61,64,67,69.
Записи у цьому журналі здійснюються на підставі підсумкових даних відомостей 3.1-3.6 та первинних документів.
Відомості аналітичного обліку ведуться в цілому за синтетичними рахунками. Облік векселів ведеться у Відомості 3.4 з їх підрозділом на отримані й видані, короткострокові та довгострокові, в національній та іноземній валюті (рахунки 16,34,51,62).
Таблиця 2.1.
Реєстри бухгалтерського обліку розрахунків, довгострокових та поточних зобов'язань
| Номера | Назва та призначення реєстрів | Формат бланка | |
| Журналів | Відомостей | ||
| 3 | Розділ І журналу 3. Облік розрахунків за товари, | На 1 сторінці | |
| роботи, послуги, інших розрахунків та резерву | формат | ||
| сумнівних боргів (по кредиту рахунків16,34,36,37,38,51,62,63,68)Розділ IIжурналу 3. Облік розрахунків з бюджетом, | А4х1,5 | ||
| облік довгострокових і поточних зобов'язань (по кредиту рахунків 17,52,53,54,55,61,64,67,69) | Теж | ||
| 3.1. | Відомість аналітичного обліку розрахунків з | ||
| покупцями та замовниками | А4 х 1,5 | ||
| 3.2. | Відомість аналітичного обліку розрахунків з різними | ||
| дебіторами | Теж | ||
| 3.3. | Відомість аналітичного обліку розрахунків з | ||
| постачальниками та підрядчиками | Теж | ||
| 3.4. | Відомість аналітичного обліку виданих та одержаних | ||
| векселів | Теж | ||
| 3.5. | Відомість аналітичного обліку розрахунків по іншим | ||
| операціям | Теж | ||
| 3.6. | Відомість аналітичного обліку розрахунків з бюджетом | Теж | |
Відомості аналітичного обліку 3.1, 3.2, 3.3, 3.5 підприємства можуть вести (заповнювати) для окремих субрахунків рахунків 36, 37, 63.
Якщо у поточному місяці операції за рахунком (субрахунком) не здійснювались, то відповідна відомість у поточному місяці не ведеться.
Відомість 3.3 (додаток Є) призначена для аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядчиками за отримані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи та надані послуги, які відображаються на рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками". Протягом місяця записи в відомості здійснюються по мірі признання зобов'язань по матеріальним цінностям, нематеріальним активам, роботам і послугам та здійснення розрахунків з постачальниками та підрядниками на підприємстві первинних облікових документів (товарно-транспортних накладних, накладних на відпуск товарно-матеріальних цінностей, актів прийняття матеріалів, робіт, послуг, прибуткових і видаткових касових ордерів, виписок банка та інших).
За кредитом рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" відображається заборгованість за отримані від постачальників і підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, по дебету - її погашення, списання і так далі. Сальдо на кінець місяця приводиться по кожному постачальнику і підряднику та переноситься в графу 6 Відомості 3.3 на наступний місяць.
У графі 20 Відомості 3.3 відображається загальна сума що підлягає сплаті постачальнику, підряднику за отриманні товарно-матеріальні цінності, нематеріальні активи, прийняті роботи та послуги.
Підсумки граф 13-19 (строчка "Всього по рахунку 63") цієї відомості переносяться в графу 10 розділу І Журналу 3.
У розділі IIЖурналу 3 відображаються відстрочені податкові активи та відстрочені податкові зобов'язання, довгострокові зобов'язання, зобов'язання по податкам і платежам, дивідендам (по кредиту рахунків 17, 52, 53, 54, 55, 61, 64, 67, 69).
Ведення облікових реєстрів забезпечує апарат бухгалтерії, який може бути організований в двох формах: централізованій і децентралізованій. Бухгалтерія ВАТ "СПМК - 33" являє собою децентралізовану форму організації побудови, тобто частина апарата в адміністративному відношенні знаходиться в підпорядкуванні керівників структурних підрозділів, а у відношенні методології ведення бухгалтерського обліку та аналізу безпосередньо головного бухгалтера або головного економіста.
Структура апарата функціональних служб бухгалтерського обліку та аналізу відображає форму організації людей, виконавців, зайнятих безпосередньо бухгалтерським обліком і аналізом.
На дослідженому підприємстві—ВАТ "СИМК - 33" структура бухгалтерії складається з таких відділів:
- виробничий відділ;
- матеріальний відділ;
- розрахунковий відділ;
- розрахунково-фінансовий відділ;
- відділ по основним засобам та інвестиціям.
Їх взаємозв'язок забезпечує безперервність та своєчасність подання інформації для прийняття необхідних управлінських рішень.
У Положенні про бухгалтерію підприємства говориться, що бухгалтерія - це самостійний структурний підрозділ заводоуправління, очолюваний головним бухгалтером.
У своїй практичній роботі бухгалтерія керується діючим законодавством, положеннями, інструкціями та вказівками керуючих органів, наказами та розпорядженнями директора заводу, його статутом.
Структуру та штати бухгалтерії затверджує директор підприємства. Призначення, переміщення та звільнення робітників, зайнятих бухгалтерським обліком та звітністю, а також матеріально-відповідальних осіб підлягають обов'язковому узгодженню з головним бухгалтером заводу.
Положення про бухгалтерію ВАТ "СПМК - 33" визначає, що всі цехи, відділи, служби та господарства підприємства надають бухгалтерії, у встановленому порядку, необхідні для бухгалтерського обліку і контролю документи, накази, постанови, розпорядження, а також договори, кошториси, нормативи та інші матеріали.
Бухгалтерія отримує від планово-економічного відділу показники затверджених річних, квартальних і місячних планів, нормативні та планові калькуляції, інші планові і нормативні матеріали, які необхідні для
бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності.
Відділ збуту надає бухгалтерії заводу звіти про випуск готової продукції та необхідну документацію щодо її реалізації та зберігання.
Бухгалтерія отримує від фінансового відділу:
- копії затверджених фінансових планів;
- розроблені виписки по банківським рахункам;
- касові звіти та інші фінансово-розрахункові документи.
В свою чергу фінансовому відділу надаються дані бухгалтерського обліку та звітності, документація, яка необхідна для здійснення розрахунків та аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства, зокрема для аналізу розрахункових відносин з постачальниками та клієнтами [22, с.278].
Що стосується технічних аспектів обліку розрахунків з постачальниками та підрядчиками, то необхідно відзначити, що у ВАТ "СПМК - 33" рівень автоматизації цієї ділянки обліку дуже високий, виходячи з того, що ділянка обліку є трудомісткою і потребує значного часу для обробки.
2.2. Організаційно-технічні аспекти обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками
Згідно з постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Програми реформування системи бухгалтерського обліку з застосуванням міжнародних стандартів» від 28 жовтня 1998р. №1706 Федерацією професійних бухгалтерів і аудиторів України був розроблений, а наказом Міністерства фінансів України від ЗО листопада 1999р. №291 затверджений новий загальнонаціональний План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань та господарських операцій підприємств і організацій України з застосуванням міжнародних стандартів по бухгалтерському обліку та фінансовій звітності. [13]