Система внутреннего контроля должна обеспечивать распределение обязанностей между работниками бухгалтерии таким образом, чтобы ограничить возможности злоупотреблений; должны быть разделены функции управления и учета активов, ограничен доступ к информации, содержащейся в компьютерных базах данных и т.д.
Инвентаризация - один из основных элементов системы внутреннего фактического контроля. Порядок проведения инвентаризации и определение принципов инвентаризационного процесса является одним из наиболее важных разделов учетной политики организации.
В учетной политике организации приводится порядок проведения инвентаризации:
-количество инвентаризаций в отчетном году;
-даты проведения инвентаризаций;
-перечень имущества и обязательств, наличие, состояние и оценка которых проверяется при каждой инвентаризации;
-порядок урегулирования выявленных расхождений и др.
Кроме этого, в учетной политике фиксируется порядок обязательных инвентаризаций в соответствии с законодательством:
-при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже и других подобных случаях;
-перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
-при смене материально ответственных лиц;
-при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
-в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
-при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях.
В Учетной политике отражаются задачи инвентаризации. Задачами проведения инвентаризации организации являются:
-определение фактического наличия имущества в натуральном выражении;
-определение производственных запасов в натуральном выражении, в частности сырья для определения фактического расхода сырья и материалов на производство продукции (работ, услуг) в соответствии с отраслевыми особенностями;
-контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств;
-выявление товарно-материальных ценностей, полностью или частично потерявших свое первоначальное качество, морально устаревших, с целью минимизации остатков неликвидных товаров;
-выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей для проведения их переоценки с целью последующей реализации;
-проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, соблюдения правил содержания и эксплуатации оборудования и других основных средств с целью определения эффективности их использования;
-проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, соблюдения правил содержания и эксплуатации оборудования и других основных средств с целью определения эффективности их использования;
-проверка реальной стоимости (оценки) учтенных на балансе активов, реальности и достоверности финансовых обязательств.
Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.
Назначение инвентаризационной комиссии, ее состав, сроки и порядок деятельности определяются приказом руководителя. В учетной политике может быть предусмотрено создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии для проведения непрерывных (перманентных) инвентаризаций. При этом утверждается график работы комиссии с указанием сроков и объектов проверки. Например, эта комиссия может последовательно, день за днем, проверять сохранность материально-производственных запасов на складах организации или незавершенного производства в цехах. Преимущество перманентных инвентаризаций перед традиционными состоит в том, что они сглаживают расхождения между фактическим наличием ценностей и учетными данными в межотчетном периоде.
Фактическая себестоимость списываемой суммы недостач и порчи запасов включает договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов (ТЗР), относящихся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли организация определяет самостоятельно. Методика расчета доли ТЗР, относящейся к недостающим запасам, закрепляется в учетной политике организации.
В учетной политике устанавливается порядок выдачи денежных средств под отчет.
При этом должен быть определен:
- круг материально-ответственных лиц, имеющих право на получение денег под отчет, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности;
- предельный размер подотчетных средств;
- сроки представления авансового отчета.
Размер и сроки выдачи денежных средств под отчет определяет руководитель учреждения. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Следует помнить, что установление в учетной политике иных сроков возврата наличных денежных средств (более трех дней), выдаваемых в подотчет, неправомерно.
1) Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105.
2) Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008).
3) Приказ Минфина РФ от 22 июля 2003 г. № 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций" (ред. от 18.09.2006).
4) Федеральный Закон РФ от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
5) Бухгалтерское дело: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности 08109 "Бухгалтерский учет, анализ и аудит"/Под ред. Л.Т. Гиляровской. – 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007 г.
6) Бухгалтерское дело: Учебное пособие/Под ред. д.э.н., проф. Н.Н. Хахоновой, к.э.н. И.В. Алексеевой. – М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К"; Ростов н/Д: Академцентр, 2008 г.
7) Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. – М.: Финансы и статистика, 2000.
8) Ивашкевич В.Б., Куликова Л.И. Бухгалтерское дело: Учеб. пособие.- М: экономистъ, 2005 г.
9) Климова М.А. Бухгалтерское дело: Учеб. пособие. – М.:ИНФРА-М, 2006 г.
10) Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2000.
11) Львова И.Н. Учетная политика организации: учеб. пособие. – М.: Магистр, 2008.
12) Брызгалин А.В., Берник В.Р., Головкин А.Н. "Учетная политика предприятия для целей бухгалтерского учета на 2008 год" // "Налоги и финансовое право", № 12, декабрь 2007 г.
13) Валова С.Р. "Учетная политика: анализируем основные ошибки ее составления" // "Налоговая проверка", N 6, ноябрь-декабрь 2008 г.
14) Кензеева И.А. "Аудит учетной политики организации" // "Аудиторские ведомости", N 6, июнь 2004 г.
15) "Организационно-технические аспекты учетной политики" // "Новая бухгалтерия", выпуск 6, июнь 2007 г.
16) Поленова С.П. "Содержание и формирование учетной политики коммерческих организаций" // "Все для бухгалтера", N 5, май 2008 г.
17) Анищенко А.В. "Учетная политика для целей бухгалтерского учета и налогообложения на 2008 год".
18) Соснаускене О.И. Учетная политика 2006.
19) Филина Ф.Н. "Новое ПБУ 1/2008: учетная политика организаций".