Этап 5. Обработка и сопоставление затрат на основе первичных документов, распределение затрат по местам возникновения, центрам ответственности, по видам деятельности, по периодам возникновения и отнесения затрат.
Исходя из основных концепций управленческого учета и практических потребностей, на сч. 33 должен вестись учет по видам деятельности, по центрам возникновения затрат и по центрам ответственности.
Организация учета по центрам ответственности позволяет:
- использовать специфические методы управления затратами с учетом особенностей деятельности каждого подразделения (так как в основу выделения центров ответственности чаще всего положена имеющаяся организационная структура);
- увязать управление затратами с организационной структурой;
- децентрализовать управление частью показателей;
- наблюдать за формированием затрат и доходов на всех уровнях управления;
- установить ответственных за возникновение затрат, получение прибыли и выручки;
- повысить экономическую эффективность хозяйствования.
Для стран, где на фирмах активно используется матричная организационная структура управления, характерно ведение учета по центрам ответственности (Австрия, Китай, Германия, Люксембург, Швеция и Швейцария).
Две цифры кода должны соответствовать виду деятельности, осуществляемому предприятием.
Выделение центров по принципу выполнения функциональных обязанностей и ответственности их руководителей. Центр возникновения затрат имеет непосредственную связь с территориально обособленным подразделением, где непосредственно осуществляются затраты. Их основное отличие от центров ответственности - наличие персональной ответственности за величину, целесообразность и экономическую обоснованность понесенных затрат. Выделение мест возникновения затрат позволяет:
- осуществлять всесторонний и оперативный контроль не только за затратами, но за эффективностью работы;
- дифференцированное и многоуровневое распределение накладных расходов;
- точное калькулирование себестоимости продукции и выполняемых работ.
Данный учет характерен для развитых стран, использующих производственную оптику организации учета (Австрия, Германия, Люксембург) и национальную экономическую политику в форме учетной оптики (Швеция, Швейцария).
Каждый центр ответственности включает в себя несколько мест возникновения затрат, но в редких случаях они могут совпадать.
Исходя из необходимости осуществления процесса бюджетирования в рамках ведения управленческого учета, две цифры кода должны соответствовать статье затрат в бюджете затрат. Такая организация учета позволит осуществлять контроль за бюджетными затратами автоматически:
- путем формирования регистра затрат по статьям расходов бюджета;
- путем занесения фактических данных в отчет по исполнению бюджета.
Этап 6. Проверка корректности отнесения и группировки первичных затрат.
На данном этапе осуществляется проверка по учетно-контрольным точкам. Использование многозначной кодировки и современных информационных систем позволяет составлять различные аналитические отчеты (ведомости по аналитическим признакам, анализ счета, анализ счета по аналитическому признаку и др.). Сверка данных этих отчетов по сч. 32* с данными по сч. 33* позволяет осуществлять дополнительный контроль как за затратами, так и за правильностью их отражения.
Этап 7. Поэтапное закрытие счетов (возможно использование пошагового метода распределения затрат, позволяющего достичь наиболее точных расчетов).
Этап 8. Формирование себестоимости произведенной продукции, работ, услуг, отдельных операций.
В целях удовлетворения каких-либо дополнительных потребностей в информации или использования нестандартных систем калькулирования могут быть задействованы и другие счета.
Счет 34 "Счет отклонений" - используется для отражения отклонений фактических данных от нормативных (бюджетных). Этот счет может существовать вне общей системы, а может быть ее составляющей.
Если сч. 34 существует вне системы, то он выполняет контрольную функцию и не корреспондирует с другими счетами, только в конце отчетного периода закрывается внутренними проводками.
Если счет 34 существует в системе, то на сч. 33 "Центры ответственности" должны отражаться нормативные (стандартные) данные, а на сч. 34 - отклонения, и только путем суммирования данных сч. 33 и 34 дается информация о фактических затратах. Использование аналогичной кодировки по счетам упростит процесс обработки и получения данных.
Если требуется информация о стоимости каждой операции, используется система учета затрат по функциям, "точно в срок" или "таргет-костинг", при этом может использоваться сч. 35.
Этап 9. Передача общей информации в систему финансового учета.
Формируемые учетные регистры (ведомости) позволяют получить информацию одновременно по нескольким аналитическим признакам.
Американские и канадские планы счетов имеют ряд специфических особенностей, они учитывают отраслевую принадлежность и потребность в информации для исчисления различных видов себестоимости. Проведенные исследования свидетельствуют о том, что выделяется большое число управленческих признаков, позволяющих получать разноплановую информацию:
- в разрезе центров ответственности (5 позиций с углубленным выделением центров возникновения затрат (конкретные станции и отделы));
- в разрезе функций (от 3 до 5 позиций, конкретизирующих действия);
- в разрезе других признаков (используются при решении определенных задач).
IV. Блок-система контроля.
Роль управленческого учета возрастает в связи с необходимостью осуществления антикризисного управления. Система такого управления возможна, только если будет обеспечен расчет устойчивого и динамичного развития организации, то есть предполагается осуществление прогнозирования результатов деятельности. А это возможно только в рамках управленческого учета [5].
Система организации управленческого учета должна интегрировать не только информацию о хозяйственных операциях, но и иметь увязку с маркетингом, планированием, организацией производства, анализом и т.д., т.е. необходимо вести и нестандартный бухгалтерский учет. При этом должен соблюдаться модульный принцип организации учета, т.е. добавление какого-либо блока показателей, направлений учета не должно нарушать систему учета.
Часть информации, аккумулируемая в области управленческого учета, носит креативный характер, дополняется расчетами и оценками и выступает в качестве системы контроля.
Система контроля представлена двумя подблоками - методы контроля и системы учета.
1. Методы контроля:
- система зеркальных счетов;
- система передаточных счетов;
- система аналитических счетов.
Система управленческого учета должна содержать подробную информацию, которая носит характер коммерческой тайны в большей части относительно затрат фирмы, и только обобщенная информация должна передаваться в систему финансового учета. Этой информации должно быть достаточно для составления финансовой отчетности. То есть из системы управленческого учета может передаваться только сальдо определенных счетов.
Использование счетов-экранов свойственно континентальной системе учета, а параллельное ведение учета свойственно англо-американской системе. Использование транзитных и зеркальных счетов характеризует формальный дуализм [2, с. 114].
Большинство российских фирм, ведущих управленческий учет используют для ведения управленческого учета 30-е счета, связь систем при этом осуществляется через передаточные счета. Вся аналитика включена в кодировку счетов, поэтому код состоит из 4 - 10 знаков.
Одной из разновидностей интегрированной системы учета является система контроллинга, широко применяемая в Германии .
Система аналитического учета базируется на использовании счетов финансового учета для ведения управленческого учета. При этом углубляется и расширяется система аналитического учета. перативный учет на многих предприятиях сегодня поглощен управленческим учетом, используется для оперативного получения информации, которая необходима для текущего управления предприятием и его подразделениями, а также для контроля за процессами и фактами хозяйственной жизни на отдельных участках производственной и финансовой деятельности [4, с. 37].
2. Системы учета - учет затрат по функциям (ABC-метод).
Предприятиям, выпускающим продукцию широкого ассортимента из одного исходного сырья, необходима информация о затратах на каждой стадии (функции) переработки. Эту задачу позволяет решить система учета по функциям (ABC-метод). Ее сущность - аккумулирование затрат по функциям.
Функциональный учет затрат и результатов деятельности предприятия предназначен для определения стоимости и других характеристик изделий, работ, услуг в целом и в разрезе их потребителей на основе систематизации расходов по функциям и ресурсам, задействованным в производстве и сбыте продукции, снабжении, маркетинге, техническом обеспечении, обслуживании покупателей.
В целом ABC-метод следует рассматривать как инструментальное средство, позволяющее достаточно точно произвести оценку стоимости операций, процессов и результатов действий в разрезе видов продукции и услуг, а также групп поставщиков и каналов продаж.
Метод ABC находит распространение на предприятиях США, Германии, Франции.
Система Jist-in-time. Данная система получила широкое распространение в Японии, США, Германии.
В основе всех модификаций данной системы лежит принцип ликвидации избыточной информации для управления. Во-первых, в связи с минимизацией расходов на хранение и внутризаводскую транспортировку для менеджеров становятся нерелевантными учетные данные по всем стадиям движения материального потока. Во-вторых, прямое отнесение затрат на оплату труда основных производственных рабочих также становится нерелевантным, поэтому данные затраты учитываются в составе общепроизводственных расходов.