Самые общие рекомендации по составлению текста служебных писем - избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т. п. можно выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение», «детально ознакомившись с Вашим проектом», «внимательно изучив Ваши замечания»). Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая вышесказанные замечания…», «считая принципиальным положение…», «рассмотрев предложенный ассортимент…». Убедительность служебных писем достигается использованием при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «Оплата гарантируется…», «В порядке обмена…», «В соответствии с предварительной договоренностью…», «В связи с проведением совместных работ…» и т. п. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность выражения и однозначность понимания текста.
Убедительность письма зависит от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т. п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только приведением значительного количества цифрового материала, то следует оформить его в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.
В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «завод не предполагает», «издательство не планирует», «институт не считает возможным», «фирма не может обеспечить», «организации не требуемся» и т. д. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т. п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса.
Если письмо содержит формулы вежливого обращения и заключения, то они должны соответствовать друг другу: «Уважаемый Николаи Егорович… С уважением, начальник управления…». Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).
Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), почтовый адрес организации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.
Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.
Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, когда организация не имеет условного телеграфного или телетайпного адреса (зарегистрированного на телеграфе). Телеграфный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица. Например: «МОСКВА ПРИРОДА ВОДРОВУ», «РЯЗАНЬ ГОРСГРОЙ ПИХТОВУ». Если в несколько адресов и пунктов направляются телеграммы одного содержания, то адрес (оформляется следующим образом:
РЯЗАНЬ ГОРСТРОЙ копия РЯЗАНЬ АДМИНИСТРАЦИЯ.
Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначатся только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинаний в тексте телеграммы употребляют только и том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными сокращениями: ТЧК - точка, ЗПТ – запятая, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки, СКБ - скобки. Принято условное обозначение слова «номер» - НР.
Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (допускается без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буквами) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.
2. Составьте личную доверенность на получение причитающейся Вам зарплаты за текущий месяц с.г., в связи с выездом Вами в командировку, на своего коллегу по работе.
Доверенность- документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина). Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий стипендий, вкладов в банках, корреспонденции, в том числе денежной и посылочной.
Личная доверенность должна иметь следующие реквизиты:
Название вида документа;
Дату;
Текст (с указанием доверителя, доверенного лица и вида действий по доверенности);
Подпись и расшифровку подписи доверителя;
Подпись должностного лица, заверившего доверенность;
Печать организации, в которой доверитель работает, учится )
В тексте доверенности должны быть указаны:
Фамилия, имя, отчество доверителя;
Причина написания доверенности;
Фамилия, имя, отчество получателя;
Наименование организации, в которой следует получить ценность;
Название ценности (если зарплату, то за какой месяц);
Срок действия.
При необходимости указывают паспортные данные получателя.
Отметка об удостоверении подписи заверителя записывается в три строки (каждая начинается от границы левого поля), следующим образом: в первой строке – «Подпись такого-то удостоверяю»; во второй – наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия удостоверяющего лица; в третьей строке – дата подписания удостоверяющим лицом.
Организация ООО «Прогресс»
ДОВЕРЕННОСТЬ № 12
Дата выдачи 20.11.2005
Доверенность действительна по 30.11.2005
Я, Иванова Анна Алексеевна, настоящим документом доверяю Иванову Александру Александровичу (паспорт серия 0698 номер 5222633, выданный Центральным РОВД г. Хабаровска 21.04.2004 г.) получить мою заработную плату за ноябрь 2005 года, в связи с моим выездом в командировку.
20.11.2005 Иванова Анна Алексеевна (подпись)
Подпись Ивановой Анны Алексеевны удостоверяю
Директор ООО «Прогресс» сидоров Анатолий Борисович (подпись)
3. Составьте заявление на отпуск на имя Вашего директора ПО «Биосинтез», которому представлено право решения вопросов о направлении в командировки и предоставлении отпусков. Вы являетесь студентом – заочником 5-го курса ДВГУПС и на Ваше имя пришел вызов от 18 ноября с.г. № 194 на очередную экзаменационную сессию. Для сдачи экзаменов отпуск необходим с 10 ноября по 25 декабря с.г.
Заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
Личное заявление работника пишется, как правило, от руки в произвольной форме. Заявление пишется:
при приеме на работу;
при увольнении по собственному желанию;
для предоставления отпуска;