При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:
- в дело помещаются документы, работа по которым завершена;
- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
- в дело включается, как правило, один экземпляр документа;
- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);
- в дело формируются, как правило, документы одного года;
- в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
- документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности т. е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;
- протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;
- приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
- документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
- документы с грифом ограничения доступа "Конфиденциально", "Коммерческая тайна", "Для служебного пользования" формируют отдельно от остальных документов предприятия;
- переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией;
- если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком "Документы по различным вопросам за 2005 г." и составляют внутреннюю опись дела. 2. На обложке дела указывается:
- наименование организации;
- структурное подразделение;
- номер дела по номенклатуре;
- заголовок дела;
- год заведения;
- срок хранения.[5, 113c]
Заключение
Документированиеуправленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в п. 2 ст. 11 указывает:
«В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».
В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны.
Комплект документов определяется:
- кругом вопросов, решаемых организацией в процессе деятельности;
- объемом и характером компетенции учреждения;
- объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.
Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.
Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами.В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006-2007 годы Государственным учреждением ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Список литературы
1. Березина Н.М. «Современное делопроизводство» - СПб., 2008 - 224 с.
2. Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» - СПб.: Питер, 2007 - 311 с.
3. Борискин В.В. «Официальное делопроизводство» - Москва: Омега, 2008 - 191 с.
4. Корнеев И.К. «Делопроизводство» - Москва: Проспект, 2007 - 547 с.
5. Стенюков М.В. «Делопроизводство» - Москва: ЮНИТИ, 2007 - 144 с.