Благодаря единству всех сторон, присущих документному сообщению, документом обозначаются не только обособленные, самостоятельно оформленные вещественные объекты, но и сообщения, являющиеся частью такого объекта. Например, документом является не только журнал, но и отдельная публикация (статья, рецензия, объявления) в журнале. Однако более распространена точка зрения, согласно которой документ — это завершенное, самостоятельно оформленное сообщение, размещенное на материальном носителе.
Таким образом, структура документа — это скоординированное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т.п., т.е. идентифицировать каждый тип и вид документа.
Документ должен отвечать определенным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Для этого большинство из подсистем и элементов документа регламентированы стандартами, положениями, инструкциями и т.п.
Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр — необходимые сведения о документе, служащие основой для его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформлению документа и совокупности его реквизитов.
Оформление документа — это придание ему законченной внешней и внутренней форм, включающее установление формата, выбор шрифта, подготовку иллюстраций. Оформление документа — это его внутренняя и внешняя структура (конструкция).
Внутренняя структура документа — это его внутреннее строение, набор взаимосвязанных элементов и частей, позволяющих более эффективно искать, воспринимать и использовать содержащуюся в нем информацию. Она объединяет документ в единое целое, подчиняет его внутренние компоненты друг другу и целому.
Состав внутренних структурных элементов и частей во многом определяется видом документа. Наиболее четко внутренняя структура видна на примере изданий — книг, журналов, газет и т.п.
Издание должно включать расположенные в определенной последовательности следующие элементы и части:
¨ элементы издания, на которых помещают выходные сведения;
¨ содержание;
¨ предисловие (введение);
¨ вступительную статью;
¨ основную часть (основной текст);
¨ послесловие;
¨ вспомогательные указатели;
¨ приложения.
Выходные сведения — совокупность данных, характеризующих документ и предназначенных для его оформления, библиографической обработки, систематического учета и информирования потребителей.
К основным элементам выходных сведений относятся: автор, заглавие (название), надзаголовочные данные, подзаголовочные данные, аннотация (реферат), место и год издания, издательство.
Автор — лицо, создавшее произведение или принявшее участие в его создании, а также учреждение или организация, от имени которых публикуются материалы. В лице автора могут выступать один или несколько человек — авторский коллектив.
Заглавие (название) документа — слово, фраза или законченное предложение, в котором формулируется содержание (тема, идея, предмет, объект) публикуемого произведения (сообщения). Издание может иметь несколько вариантов заглавия (на титульном листе, обложке, корешке издания и т.п.), идентичных или отличающихся друг от друга.
Место издания — местонахождение издательства или издателя, выпустившего документ.
Место печатания — местонахождение полиграфического предприятия, напечатавшего издание.
Год издания — год выхода документа в свет.
Основными носителями информации об издании являются: титульный лист, совмещенный титульный лист (верхняя часть первой страницы с текстом), первая страница издания, оборот титульного листа, последняя страница издания или концевая полоса — в книгах, брошюрах, альбомах, нотных изданиях, журналах, бюллетенях, сборниках; первая страница (или верхняя часть первой страницы) и нижняя часть последней страницы — в буклетах, листовках, газетах и календарях (кроме карманных и миниатюрных табелей-календарей); верхняя или изобразительная часть листа и нижнее поле листа — в афишах, расписаниях движения транспорта, текстовых и изобразительных плакатах, художественных репродукциях, эстампах; оборотная и изобразительная сторона — в изобразительных открытках, карманных и миниатюрных табелях-календарях.
Содержание (оглавление) — элемент аппарата издания, представляющий собой перечень заглавий произведений, напечатанных в издании, или фамилий авторов и заглавий публикуемых произведений, а также заголовков разделов, входящих в состав произведения, с указанием страниц, с которых начинаются эти разделы или произведения.
Предисловие — элемент аппарата издания, предшествующий основному тексту и содержащий пояснение цели, особенностей произведения и т.п. Может принадлежать автору, издательству, редактору, переводчику.
Текст — тематически взаимосвязанная последовательность высказываний или одно высказывание, выраженное с помощью определенной системы знаков, а также письменная ориентация высказываний; основная часть литературного произведения, выраженная в виде связанных лексически, грамматически, логически, стилистически фраз, передающая его содержание. В издании различают текст основной (литературного произведения или произведений), вспомогательный и дополнительный. В основном тексте изложено основное содержание публикуемого произведения (произведений), в отличие от текстов предисловия, послесловия и т.п.
Послесловие — элемент аппарата издания, помещенный за основным текстом, содержащий необходимые разъяснения, обещающие идеи, сведения об авторе, его произведении (произведениях), рассчитанный на читателя, уже ознакомившегося с основным текстом.
Вспомогательный указатель — часть издания, отражающая сведения о тексте в ином аспекте, чем основной текст пособия, с отсылкой к соответствующим библиографическим записям. Это упорядоченный по алфавиту (или какому-либо другому признаку) путеводитель по тексту издания, обеспечивающий быстрый поиск необходимой информации. Состоит из рубрик, ссылок по тексту, а также ссылок «см.» и «см. также», связывающих родственные понятия.
Приложения — справочная или документальная часть издания, помещенная в конце его (статьи, документы, карты, схемы, таблицы и т.п.).
В зависимости от вида документа набор внутренних элементов и их расположение могут изменяться.
Внешняя структура документа (конструкция) — это его внешняя форма, позволяющая идентифицировать его как вид документа. Задача состоит в том, чтобы придать внешнему виду документа такую форму, которая бы вызывала у потребителя желание (потребность) в чтении, извлечении информации, покупке и т.п.
Так, основными элементами внешнего оформления картографических изданий, выпущенных на листах, являются титул карты, обложка, папка, конверт, врезка. Например, атлас имеет такую внешнюю структуру: титульный лист, обложка или переплет, суперобложка, папка, шмуцтитул и авантитул. Кинофонофотодокументы располагают следующим набором внешних элементов: этикетка, титры диафильмов и кинофильмов, упаковочный контейнер (конверт, коробка, альбом), рамка диапозитива, кадр.
Особое значение имеет внешний вид книжных изданий: яркая и долговечная обложка, прочный переплет, качество бумаги, количество и качество иллюстраций, размер и форма шрифта и др. придают изданию особую значимость и ценность.
К внешним структурным элементам книжных изданий относят: обложку, суперобложку, переплет, книжный блок, форзац, титульный лист, корешок, шмуцтитул, колонтитул, авантитул, контртитул, колонцифру, футляр и др.
Обложка — внешнее покрытие издания, не рассчитанное на длительное хранение, обычно из плотной бумаги, иногда защищенное плотной пленкой прозрачного полимера, соединяемое с книжным блоком без форзацев. В разговорной речи издания в бумажной обложке называют книгой в мягкой обложке, а издание в переплете — книгой в твердой обложке.
Суперобложка — дополнительная, обычно объемная обложка книги или брошюры, в виде листа бумаги с клапанами, загибаемыми на внутреннюю часть сторонок переплета или обложки. Выполняет защитную, оформительскую и рекламно-информационную функцию.
Переплет — прочное покрытие из картона, пластмассы или картонных сторонок, обтянутых кожей, тканью, бумагой, которое соединяется с книжным блоком посредством форзацев и служит для защиты блока от повреждения и загрязнения, а также для первоначальной информации об издании и в качестве элемента художественного оформления.