Далее следует проверить:
а) заключены ли письменные договора с этими лицами о полной материальной ответственности;
б) определен ли круг должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск материалов со склада, а также выдавать разрешение на вывоз материальных ценностей с предприятия;
в) соблюдается ли установленный порядок выдачи доверенностей;
г) предоставляются ли ежегодные отпуска материально ответственным лицам с передачей ценностей лицам, которые их замещают.
В начале ревизии товарно-материальных ценностей проверяется состояние складских помещений, оснащение мест хранения весами, мерной тарой и другими измерительными приборами. Склады должны быть оборудованы стеллажами, полками и другими приспособлениями для хранения материалов. Следует также проверить состояние охраны предприятия и соблюдение пропускного режима.
Как показывает практика, основными причинами недостач и хищений товарно-материальных ценностей являются:
— отсутствие в ряде производств технически обоснованных норм расхода сырья и материалов;
— списание материалов на производство по завышенным нормам или замена дорогостоящего сырья более дешевым;
— неоправданно высокие нормы естественной убыли и производственных потерь, приемка и отпуск материалов без взвешивания, обмера, пересчета и технических испытаний их качества;
— недостаточная ответственность должностных лиц за своевременное и правильное составление первичной документации на расход материалов и нечеткая организация оперативного учета движения деталей, узлов и полуфабрикатов в производстве и недостаточная их сохранность;
- неудовлетворительное состояние бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля.
По результатам проверок разрабатывается система мер по ликвидации причин и условий, порождающих расточительность, бесхозяйственность и злоупотребления. Большую роль в предотвращении потерь и хищений материалов играет точность определения веса и качества при поступлении, хранении и отпуске материалов. Поэтому в ходе проверки необходимо отметить случаи, когда материалы отпускаются в производство без взвешиваний и замеров, пересчета или без технического испытания качества.
Важным фактором повышения эффективности производства и конкурентоспособности выпускаемой продукции является нормирование расходов материалов. Поэтому в необходимых случаях для определения действительного расхода материалов во время проведения ревизии производятся контрольные запуски материалов в производство. По их результатам составляется акт, который помимо ревизора подписывают соответствующие специалисты и эксперты. Эти данные могут быть использованы для восстановления учета по расходу материалов. Полученные данные должны быть сличены с фактическими данными о расходе отдельных групп материалов, определены результаты, а у материально ответственных лиц должны быть собраны пояснения по данному вопросу.
Одной из предпосылок контроля за расходом материалов является установление строгого порядка лимитирования их выдачи. Лимиты должны устанавливаться на основе научно обоснованных норм расхода, объема производственной программы и с учетом остатков неизрасходованных материалов на начало планируемого периода. Для анализа и обобщения отклонений расхода материалов от установленных норм на предприятиях с серийным и массовым типом производства должна существовать классификация причин перерасхода и экономии сырья и материалов.
Важным элементом проверки запасов материальных ресурсов является изучение материалов проводимых на предприятии контрольных проверок и инвентаризаций. Порядок их проведения и оформления результатов подробно описан в подразделе 1.3.
Расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием материальных средств, которые установлены при инвентаризации, должны регулироваться предприятием в таком порядке:
1. Материальные ценности и другое имущество, которое выявилось в излишке, подлежат оприходованию и отражению в учете как прочие доходы. При этом дебетуются счета учета материальных запасов и кредитуется счет 719 «Прочие доходы от операционной деятельности», что в результате увеличивает прибыль предприятия как объект налогообложения.
2. Общая сумма выявленных недостач с кредита счетов уче1а материальных запасов сначала относится на дебет- счета 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем распределяется в соответствии с решениями инвентаризационной комиссии.
2.1. Недостачи в пределах норм естественной убыли списываются, по решению руководителя предприятия, на счета затрат производства или расходов на сбыт, т.е. дебетуются счета и кредитуется счет 947.
2.2. Сверхнормативные потери и недостачи материальных ценностей в тех случаях, по которым виновные лица не установлены, или если по иску о взыскании ущерба с виновных лиц судом отказано, относятся на убытки. При этом дебетуется счет 791 «Результаты основной деятельности» и кредитуется счет 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
2.3. Оставшаяся сумма недостач сверх норм естественной убыли, а также потери материальных ценностей относятся на конкретных винов ных лиц.
Сумма ущерба, который должен быть возмещен, рассчитывается в соответствии с Порядком определения размеров убытков от хищений, недостач, уничтожения материальных ценностей, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины № 116 от 22.01.96г. Согласно этом}' документу размер убытков от недостач материальных ценностей определяется по балансовой стоимости этих ценностей на момент установления такого факта с учетом индексов инфляции, которые ежемесячно определяет Министерство статистики, соответствующего размера налога на добавленную стоимость и размера акцизного сбора по специальной формуле.
Рассчитанный по этой формуле размер убытка относится на дебет счета 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков»; на сумму недостач по учетным ценам кредитуется счет 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а разница между стоимостью недостающих материальных ценностей, отнесенных на виновных лиц по учетным ценам и стоимостью рассчитанного ущерба, относится на кредит счета 641 «Расчеты но налогам». В дальнейшем суммы, учитываемые на этом счете, т.е. разница между стоимостью недостачи по учетным ценам и исчисленной суммой ущерба, полностью подлежат перечислению в Государственный бюджет Украины.
Работник, причинивший ущерб, может добровольно покрыть его полностью или частично. По мере погашения задолженности по недостачам кредитуется счет 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» и дебетуются счета 301 «Касса в национальной валюте» или 661 «Расчеты по заработной плате».
Для предприятия важно правильно отобразить результаты инвентаризации в учете во избежание штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
Например, при проведении инвентаризации на предприятии «А», которое занимается торговлей нефтепродуктами и имеет в своем составе нефтебазу и 10 автозаправочных станций, было установлено следующее.
1. Недостача газа для заправки автомобилей на нефтебазе по цене 1 грн./л в количестве 400000 7 на сумму 400000 грн.
2. Излишки бензина А-95 в количестве 400000л по цене 2 грн./л на сумму 800000 грн. на АЗС. Решением инвентаризационной комиссии эти излишки и недостачи были зачтены как пересортица, и никаких штрафных санкций к материально ответственным лицам и мер по возмещению ущерба предприятием не было предпринято.
В соответствии с действующей инструкцией о порядке проведения инвентаризации зачет излишков и недостач по пересортице допускается при условии, что эти излишки и недостачи обнаружены у одного и того же материально ответственного лица. В соответствии с Правилами организации торговли нефтепродуктами, торговлю бензином на каждой из АЗС должно осуществлять отдельное материально ответственное лицо, поэтому излишки на АЗС не могут быть зачтены в покрытие недостачи по нефтебазе.
Таким образом, материально ответственное лицо нефтебазы обязано возместить обнаруженную недостачу; на АЗС излишки выявленного бензина должны быть оприходованы, отражены в составе прочих доходов от операционной деятельности в бухгалтерском учете, а в налоговом учете эти излишки должны были бы быть отражены в составе валовых доходов. В результате неправильного отражения результатов инвентаризации предприятие занизило налогооблагаемый доход в сумме обнаруженных излишков на АЗС. а также не перечислило в бюджет разницу между обнаруженной суммой недостачи на нефтебазе в учетных ценах и размерам рассчитанного ущерба.
При подготовке дел об уголовной ответственности за причиненный ущерб следователь должен собрать следующие материалы:
— данные бухгалтерского учета и иные документы о наличии и размере прямою действительного ущерба: материалы инвентаризации, акты ревизии и у четные документы, акты и другие документы о недостаче, порче, утере, уничтожении имущества, заключения бюро товарных экспертиз, справки и иные документы о стоимости имущества, а также о суммах, израсходованных на восстановление имущества, удовлетворение претензий третьих лиц и т.п. Если для выяснения вопроса о размере ущерба, обстоятельств его причинения имеется потребность провести бухгалтерскую или иную экспертизу, следователь должен назначить ее с учетом мнения лиц, которые участвуют в деле,
— доказательства умышленного нарушения обязанностей работником по трудовому договору и наличии причинной связи между его противоправным поведением и нанесенным ущербом, времени его выявления, объяснения работника акты и докладные записки должностных лиц, материалы служебных проверок, приказы по результатам проверки данного случая, заключения компетентных лиц или экспертов о допущенных нарушениях и причинах ушерба, документы о круге трудовых обязанностей работника;