После утверждения сводной номенклатуры дел организации в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих ее разделов.
2. Формирование номенклатурных дел.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатурные дела в государственном органе, как правило, формируются государственными служащими, ответственными за делопроизводство, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях, при этом в дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела[5].
Контроль за правильным формированием дел в подразделениях государственного органа осуществляется работниками службы документационного обеспечения или ведомственного архива.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
в дело включаются по одному экземпляру каждого документа;
в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
вместе помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
в одно дело помещается не более 250 листов.
Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним приложениями.
Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, инструкции имеют утверждающий гриф в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела[6].
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и имеют различные сроки хранения224.
Протоколы заседаний коллегиальных органов государственных органов располагаются в хронологическом порядке по номерам. К ним приобщаются материалы заседаний коллегии.
Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2006 год должны быть отнесены к делам 2006 года, хотя они и составлены в 2007 году).
Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
В структурных подразделениях государственного органа дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства подразделения документационного обеспечения управления. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях, в процессуальной форме, предусмотренной действующим законодательством, и производится с разрешения руководителя государственного органа с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинного документа установленной формы.
3. Экспертиза ценности документов и отбор дел для архивного хранения
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
В числе критериев ценности документов используются сведения об их: происхождении (роль, место и правовое положение государственного органа в иерархии государственного управления, особенности решаемых государственным органом задач и выполняемых функций); содержании (значение информации, отраженной в документе, его вид и подлинность); внешних особенностях (форма фиксации и передачи содержания, способ оформления и его физическое состояние).
Экспертиза ценности документов в государственном органе проводится в двух случаях:
вначале в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
затем в ведомственном архиве государственного органа - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в государственном органе приказом по основной деятельности создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) - при наличии системы структурных подразделений, имеющих свои экспертные комиссии[7].
В состав экспертной комиссии обычно включаются отвечающие за делопроизводство работники подразделений государственного органа, а также представитель архивного учреждения, для которого данный государственный орган является источником комплектования.
Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается приказом организации на основании примерного положения, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
При ежегодном проведении экспертизы ценности документов, в структурных подразделениях на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на ведомственное архивное хранение, а также отбор документов с временными сроками хранения, которые истекли, подлежащих уничтожению.
Не разрешается отбирать документы для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на ведомственное архивное хранение, в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности" (ДМН), "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.
По итогам экспертизы ценности документов в государственном органе составляются годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Эти описи и акты рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) государственного органа одновременно и утверждаются руководителем государственного органа только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения, после этого государственный орган может уничтожать дела, включенные в соответствующие акты, по правилам утилизации документов[8].
Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2006 года[9].
Дела государственного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем подразделения документационного обеспечения управления.
4. Оформление дел и подготовка описей
В зависимости от сроков хранения в государственных органах проводится полное или частичное оформление дел, завершенных в делопроизводстве.
Полному оформлению подвергаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу; оно предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя;
составление внутренней описи документов в делах по установленной форме;
внесение в реквизиты обложки дела названия государственного органа, индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются частично. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Большое значение для обеспечения сохранности и использования архивных документов имеет соблюдение технологии переплетения дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них в скоросшиватель. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов необходимо удалять.