Ведением делопроизводства занималась система государственных органов сформировавшаяся к тому периоду[См. Приложение Б].
Документировалось следующее:
ЦАРСКИЕ УКАЗЫ: появляются в 16 веке. Это распорядительные документы адресуются нижестоящим организациям. Начинаются с дат, также в них указывается лицо и его титулы. Указ состоял из 2ух частей (суть вопроса и действия по данному вопросу.)
ГРАМОТЫ: строились как царский указ (титулованные от кого кому основная часть с обоснованием и постановлением, заключение - что сделать)
НАКАЗЫ: начинались с даты и преамбулы
ПАМЯТЬ: служебные документы, ссылаются на царские указы или грамоту. Как напоминание по какому-либо вопросу.
ЧЕЛОБИТНАЯ: прошение, начиналось с обращения к царю государю, «бьет челом» и изложение просьбы, «смилуйся пожалуйста»,было обязательным употреблением.
СКАЗКИ: включали в себя свидетельства, показания(клятва верности)
КАБАЛЬНЫЕ: содержали подробную суть вопроса. Все они имели подписи свидетелей. содержали кто составлял, кто переписал, кто за него подписался, могут быть пометы(когда заключена, и что было потом)
Процесс организации работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело. Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа). Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий. Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15 — 17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длин около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший названии «столбец». Место склеивания листов называли «состав».
Столбцы использовались и для формирования документов дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативными документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивала другие документы, возникавшие, в ходе. рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы по мере их накопления, т.е. для учреждений XVI — XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства».
Также применялись книги
Пример:
списки бояр в приказах
и тетради.
Пример:
Ветхие столбцы переписывались в тетради
Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.
В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов.
Итак, можно сделать вывод, что Реквизиты уже сформировались, но отдельно не выделялись, т.к. вся организация делопроизводства основывалась на устных традициях. Издание судебника 1550 г. соборного уложения 1649 г. регламентировало состав документов, некоторые правила оформления отдельно взятых документов, порядок рассмотрения, ответственность. На тот момент это были главные акты как-либо регламентировавшие делопроизводство.
В учреждениях XVIII в. сложилась коллежская система делопроизводства. Была создана новая система органов государственного управления[См. Приложение B]. В 1699 произошли изменения в документе, появилась гербовая бумага[1] и все документы имеют печать заранее. До 1700 года документы делали на столбцах. С 1700 столбцы отменены полностью, используются тетради. 28 февраля 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», который определял структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» — присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.
Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся- контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.
Секретарь руководил действиями всех чиновников канцелярии. В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам.
Глава 33 «Генерального регламента» узаконивает регистрацию, вводит журналы. Журналов было несколько: повседневная записка росписи «вершенных и невершенных дел», регистратура, состоящая из четырех книг — А, В, С, Д.
Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели,, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо, уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».
В 1775 г., когда были ликвидированы коллегии, но коллегиальный принцип принятия управленческих решений сохранился. Появляется новый законодательный акт «Учреждения для управления губерний». Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс документов осуществлялся в канцелярии[См. Приложение Г].
Типовые формы XVIII в.:
ПРОШЕНИЕ(1702):Оно начиналось с обращения «Державнейший царь государь милостивейший». Далее вопрос «всемилостивейший государь прошу вашего величества»,а в конце «а по прошении совершения вашего величества нижайший вам».
ЧЕЛОБИТНАЯ(1723):в ней излагалась суть прощения.
РАПОРТ(1730) и СТАТИСТИЧЕСКИЕ ОПИСАНИЯ ГОРОДОВ
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ РЕГЛАМЕНТ(1721): появляется протокол
ДОНЕСЕНИЯ: от нижестоящих к вышестоящим. Экзекуция (донесение об исполнении поручения). Промимории - организации находящиеся на одном уровне ведения - если учреждения не связаны.
Выросла роль внутренней документации, с появлением регистратуры. используются бух. Ведутся ведомости, регламенты структур, ревизии. Появляются формуляры для метрических книг:
ВИД: все документы имеют названия отдельной строкой или объединяются с адресом.
АВТОР: постепенно отделяется от текста. указывается в начале и конце(подпись).Особая подпись у титулованных особ.
АДРЕСАТ: если раньше документы были адресованы царю, то теперь и организациям. Также выделяется отдельно на строке. Титул включается на ряду с должностью, указывалось наличие наград.
ДАТА: обычно указывалась дата составления в начале или в конце одной строкой. (м/ч/г).Затем дата выделяется и становится над текстом (середина 18)с лева, в отметках об отправлении документа, дата получения и регистрации(сверху на лицевой стороне)
ПОДПИСЬ: все документы подписываются автором. Скрепа секретаря указывала на правильность документа и закреплялась печатью. Законодательно запрещается уничижительная форма подписи (раб твой = твой покорнейший слуга,1701)состав подписи: чин и должность.
ПЕЧАТЬ: большая, государственная печать, (орел двуглавый) и малая (Андреевский крест и начальные буквы императора). Печати городские имели герб города, государственные учреждения (центральные - герб России и наименование учреждения, городские - свои герб) печать делалась в присутствии 2 лиц.
РЕЗОЛЮЦИЯ: (Разрешить, Отклонить, к сведению, к делу)писали её под текстом, подписью
отметки на документе: у левого края после даты, подписи. О получении, о характере, заверительная отметка об исполнении или регистрировании номера (входящие- слева, исходящие - по середине…над или под адресом)
В XVIII в. Регламентируется состав и форма документа, порядок документирования, появляется типовые формы. Впервые в Генеральном регламенте появляется понятие «архив». XVIII в. определяется появлением первого серьезного документа, регулирующего делопроизводство. Введенные, тогда, Петром коллегии со временем были преобразованы и существуют и сегодня, только с названием соответствующем времени. Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в генеральном регламенте. Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология.