- книга реєстрації контрольних перевірок інвентаризацій;
- акти контрольних перевірок інвентаризації майна;
- відомості результатів інвентаризації;
- книга реєстрації наказів (накази про проведення інвентаризацій, накази про прийняття рішень за результатами інвентаризацій).
Порядок проведення інвентаризації активів і зобов'язань підприємства необхідна вимога, яку слід передбачити в наказі про облікову політику. В ньому повинні бути зазначені види інвентаризацій, що проводяться (планова, раптова, при зміні матеріально відповідальних осіб тощо), терміни проведення зазначених в інвентаризації.
Аналіз книги реєстрації наказів, а також плану проведення інвентаризацій за період, що перевіряється, дозволить контролеру переконатися в тому чи дотримується керівництво підприємство діючих нормативних актів, які регламентують кількість інвентаризації та визначають об'єкти інвентаризації (див. табл. 3. 11)
Аудитор повинен перевірити, чи малі місце протягом періоду перевірки події, за якими проведення інвентаризації є обов'язковими.
Поряд з цим, аудитор повинен отримати і проаналізувати інформацію про результати останньої інвентаризації, пояснення матеріально відповідальної особи по недостачах, лишках і втратах (бій, брак, псування запасів), з'ясувати причини їх виникнення. Це має значення для полегшення подальшої перевірки документів і підвищення якості аудиту.
Таблиця 3.11
Строки проведення інвентаризацій
| Об’єкти інвентаризації | Строки, що рекомендуються для проведення інвентаризації |
| Основні засоби | Не менше одного разу на три роки перед складанням річної звітності, але не раніше 1 жовтня звітного року |
| Капітальні вкладення | Не менше одного разу на рік перед складанням річної бухгалтерської звітності, але не раніше 1 грудня звітного року |
| Незавершене виробництво і напівфабрикати власного виробництва | Перед складанням річної звітності і балансів, але не раніше 1 жовтня звітного року. Періодично в строки, що встановлюється адміністрацією або місцевими органами управління |
| Незавершений капітальний ремонт і витрати майбутніх періодів | Не менше одного разу на рік |
| Молодняк тварин і тварини на відгодівлі, птахи, кролі, сім'ї бджіл, а також піддослідні тварини | Не менше одного разу в квартал |
| Готова продукція на складах | Не менше одного разу на рік перед складанням річної бухгалтерської звітності, але не раніше 1 жовтня звітного року |
| Товари на складах і базах:НепродовольчіПродовольчі | Не менше одного разу на рікНе менше двох разів на рік |
| Товари і тара в магазинах і на інших підприємствахроздрібної торгівлі, в тому числі в книжкових магазинах | Не менше двох разів на рік |
| Малоцінні та швидкозношувані предмети | Не менше двох разів на рік |
| Нафта та нафтопродукти | Не менше одного разу в місяць |
| Дорогоцінні метали і алмази | Не менше двох разів на рік |
| Бібліотечні фонди | Не менше одного разу на п’ять років перед складинам річного бухгалтерського звіту, але на раніше 1 жовтня звітного року |
| Не менше одного разу на рік перед складанням річного | |
| Сировина та інші матеріальні цінності | бухгалтерського звіту, але не раніше 1 жовтня звітного |
| року | |
| Грошові кошти, грошові документи, цінні активи і бланки суворої звітності | Не менше одного разу в місяць |
| Розрахунки з банками (по розрахункових та інших рахунках, позиках, отриманих із бюджету коштах тощо) | В міру тримання виписок банків на інкасорозрахунковими документами - на 1-ше число кожного місяця |
| Розрахунки по платежах в бюджет і позабюджетні фонди | Не менше одного разу в квартал |
| Розрахунки економічних суб’єктів з їх виробничими одиницями, виробництвами та господарствами, видами спільної діяльності, виділеними на окремі баланси, а також з вищестоящими організаціями | Не менше одного разу в квартал |
| Розрахунки з дебіторами і кредиторами | Не менше двох разів на рік |
Отже, сутність аудиторського дослідження стану інвентаризаційної роботи полягає в перевірці: стану інвентаризаційної роботи і якості проведених інвентаризацій на підприємствах; виконання плану проведення інвентаризацій;правильності виведення результатів інвентаризацій та відображення їх в обліку; своєчасності та повноти вжитих заходів щодо усунення виявлених недоліків.
Так, при ознайомленні з інвентаризаційними документами: наказами, інвентаризаційними описами (актами), порівняльними відомостями, поясненнями матеріально відповідальних осіб тощо аудитором можуть бути виявлені наступні недоліки (табл. 3.12.)
Аудитор проглядаючи інвентаризаційні описи, повинен звертати увагу на наявність необумовлених виправлень, зроблених в них, особливо на останні рядки (можуть допускатися приписки). Крім того, вибірково перевіряється правильність підрахунку натуральних показників та підрахунки підсумків.
Шляхом ретельного вивчення матеріалів інвентаризації аудитор встановлює обґрунтованість рішень інвентаризаційних комісії та з'ясовує, чи правильно комісією вказані причини недостач, втрат, доцільність заходів, які були прийняті у відношенні до винних в цьому осіб; своєчасність визначення результатів інвентаризації; чи не затримувалось порівняння фактичних залишків з даними обліку; чи оформленні результати інвентаризації протоколами комісій та чи затверджені ці протоколи керівником підприємства; чи правильно відрегульовані інвентаризаційні різниці між фактичними залишками та обліковими даними.
Визначаючи правильність списання природного убутку, аудитор повинен керуватися лише існуючими нормами та не виходити за їх межі. При цьому необхідно встановити, чи правильно розрахований розмір природного убутку за встановленими нормами. Особливо ретельній та суцільній перевірці повинні підлягати всі акти на списання запасів, за які відповідають матеріально відповідальні та посадові особи.
Таблиця 3.12
Типові порушення порядку проведення інвентаризації
| №з/п | Порушення | Спосіб виявлення | Можливі наслідки |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Склад інвентаризаційної комісії не затверджений керівником | Перевірка наявності наказу про затвердження складу інвентаризаційної комісії | Результати інвентаризації є недійсними |
| 2 | Документальне підтвердження відсутності хоча б одного члену комісії під час проведення інвентаризації | Перевірка наявності підписів членів інвентаризаційної комісії на усіх листках робочих документів і підсумкової документації | Теж |
| 3 | В наказі про проведення інвентаризації не зазначені строки її проведення | Перевірка наявності зазначених дат початку та завершення інвентаризації в наказі про проведення інвентаризації | -"- |
| 4 | При неможливості зупинення господарської діяльності прибуткові та видаткові документи не завізовані представником інвентаризаційної комісії | Перевірка наявності розписки матеріально відповідальної особи | -"- |
| 5 | У матеріально відповідальних осіб не взяті розписки про те, що всі прибуткові та видаткові документи здані до бухгалтерії | Перевірка наявності розписки від матеріально відповідальної особи, що береться до початку технологічної стадії інвентаризації | Є можливістьвикривленняфактичних даних в залежності від даних бухгал-терськогообліку |
| 6 | Проводиться порівняння даних бухгалтерського обліку з фактичною наявністю, а не навпаки | Встановлення наявності чи відсутності в інвентаризаційних описах даних бухгалтерського обліку | -"- |
| 7 | Інвентаризаційний опис складений в одному примірнику | Визначення кількості примірників інвентаризаційних описів | Результатиінвентаризаціїнедійсні |
| Підсумки не виверені на кожній сторінці: немає числа прописом, або кількості номерів, Сум матеріальних запасів, загального підсумку в натуральних показниках, навіть якщо підрахунок вівся в грошовому виразі | Перевірка за формою | Теж | |
| 9 | На кожній сторінці немає запису „ціни, підсумки перевірив", підпису матеріально відповідальної особи | Перевірка інвентариза-ційного опису за формою | -"- |
| 10 | Помилки та виправлення не підписані та незавірені членами комісії | «" -, перевірка наявності виправлень, узгоджених всіма членами інвентаризаційної комісії | -"- |
| 11 | Інвентаризаційний опис після затвердження результатів містить незаповнені рядки, немає прокреслень | Перевірка за формою | -"- |
| 12 | На останній сторінці інвентаризаційного опису немає розписки матеріально відповідальної особи про відсутність у неї претензій до членів комісії та підтвердження, що зазначене в описі майно прийняте на відповідальне зберігання | Перевірка інвентаризаційного опису за формою | -"- |
| 13 | Під час перерв в роботі комісії не закритий доступ стороннім до приміщення, де зберігаються інвентаризаційні описи | Обстеження | -"- |
Вивчаючи акти, аудитори повинні звернути увагу на наступне:
- чи не оформлюватись акти комісії особами, зацікавленими у списанні втрат;
- чи вказуються в актах причини псування та втрат;
- чи залучаються в необхідних випадках комісіями спеціалісти підприємств;
- чи правильно виносяться по актах рішення керівництва підприємства.
Також необхідно перевірити правильність відображення результатів інвентаризації, природного убутку та інших втрат в бухгалтерському обліку, для чого визначають повноту, правильність і своєчасність: