Інвентаризація активів (стр. 5 из 15)

Виявлені недостачі та лишки майна, а також позитивні і негативні сумарні різниці повинні знайти відповідне відображення в бухгалтерському обліку.

Послідовність визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризаційного процесу наступна (див. рис 2.3).

При визначенні попереднього результату може бути виявлено:

- відповідність фактичних і бухгалтерських даних;

- недостачу - вартісна оцінка фактичної інформації менше облікової;

- лишки- вартісна оцінка фактичної інформації більше облікової.

Саме другий та третій факти в бухгалтерському обліку отримали назву інвентаризаційних різниць. Інвентаризаційні різниці можна визначити лише шляхом порівняння фактичних і облікових даних.

Однією з причин виникнення недостачі може бути природний убуток. Під природним убутком слід розуміти зменшення ваги та об'єму одиниць запасів, що виникає в процесах постачання, реалізації та зберіганні внаслідок їх фізично-хімічних властивостей. Природний убуток виникає внаслідок усушки, випаровування, утруски, розпилення,вивітрювання, витікання тощо. Визначити заздалегідь розмір таких витрат неможливо, тому остаточний розрахунок суми природного убутку слід робити лише після проведення інвентаризації цінностей і лише в тому випадку, коли їх фактичні залишки менші за величину залишків за даними бухгалтерського обліку.

Списання недостач матеріальних цінностей, що утворилися за рахунок природного убутку проводиться за наявності наступних умов;

- в разі виявлення недостач цінностей після проведення інвентаризації;

- при наявності дійсних норм природного убутку на цінності яких не вистачає;

- у випадку непричетності матеріально відповідальних осіб до утворення недостач.

При списані природного убутку слід дотримуватися наступних правил;

- списання з матеріально відповідальних осіб недостачі запасів, що утворилась за рахунок природного убутку, без проведення інвентаризації і до встановлення факту недостачі забороняється;

- списання природного убутку запасів проводиться в межах фактичної недостачі, підтвердженої порівняльною відомістю, в сумі, яка не перевищує встановлені норми;

- економія природного убутку одних найменувань запасів, яка досягається шляхом забезпечення оптимальних умов зберігання, не може бути джерелом покриття недостач запасів інших найменувань.

Рис. 2.3. Визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризації.

Різновидом інвентаризаційних різниць може бути пересортування, яке є результатом взаємної заміни подібних товарно-матеріальних цінностей, допущене через порушення технологічного та організаційного порядку, що не відображене в обліку.

Під пересортуванням слід розуміти господарський факт, який є результатом руху товарно-матеріальних цінностей, виявлений при проведенні інвентаризації. Пересортуванням слід вважати лише виявлені факти недостачі і лишків по ТМЦ однакового найменування (виду) в тотожній кількості і у однієї матеріально відповідальної особи.

Термін "пересортування" та порядок його регулювання може застосовуватися до ТМЦ, що обліковуються на бухгалтерських рахунка: 20"Виробничі запаси", 22"Малоцінні та швидкозношувані предмети", 25"Напівфабрикати", 26'Тотова продукція", 28'Товари", коли виконуються наступні вимоги;

- в результаті інвентаризації виявлені лишки та недостачі товарно-матеріальних цінностей одного найменування і тотожній кількості;

- виявлення лишків та недостачі утворилися за період, що перевіряється, та у однієї матеріально відповідальної особи, діяльність якої перевіряється.

При відсутності навіть однієї з цих умов проводити зарахування пересортування забороняється.

Отже, у порівняльних відомостях відображаються розбіжності між даними інвентаризаційних описів та показниками бухгалтерського обліку. Якщо за даними інвентаризаційних описів фактичний залишок цінностей перевищує або є меншимпоказника залишків за даними бухгалтерського обліку, то величина лишків відображається як в натурі, так і у вартісній оцінці. Вартість лишків та недостач товарно-матеріальних цінностей у порівняльних відомостях проводиться відповідно до їх оцінки в облікових регістрах. Також визначаються суми, які повинні внести винні особи а метою повного відшкодування недостач.

За тими цінностями, які належать іншим підприємствам складаються окремі порівняльні відомості. Інформацію в цих відомостях слід приводити в розрізі тих підприємств, яким ці цінності належать. Власників цінностей суб'єкт інвентаризації має повідомити про результати перевірки, а також додати до довідки копії інвентаризаційного опису.

По всіх недостачах та лишках, втратах, пов'язаних з псуванням основних засобів та інших цінностей, а також пропуском строків позовної давності по стягненню дебіторської заборгованості інвентаризаційною комісією повинні бути одержані письмові пояснення відповідних працівників.

Свої висновки та пропозиції інвентаризаційна комісія відображає в протоколі. В останньому наводяться детальнівідомості про причини та осіб, винних у недостачах, втратах, лишках, і зазначаються заходи, вжиті щодо цих осіб.

Після закінчення інвентаризаційної роботи комісія передає до центральної постійно діючої комісії всю документацію і протокол.

До складу такої документації повинні входити; інвентаризаційний опис, порівняльна відомість, розрахунок природного убутку, розрахунок тю зарахуванню пересортування, пояснення матеріально відповідальних осіб за фактами недостач, лишків, псування тощо, акт обстеження місць зберігання, акт оцінки якісних характеристик об'єкту інвентаризації, розрахунок матеріальної шкоди в результаті недостачі, псування, розкрадання майна. Крім зазначених документів, необхідно подати акти обмірювання, технічні розрахунки і відомості про зважування.

До перевірки документів, в яких відображені результати інвентаризації, висувають вимоги, адекватні вимогам щодо первинної документації, яка застосовується в обліку господарських операцій.

У документах, якими оформлюється списання ненормованих і понаднормових втрат, слід зазначити вжиті заходи щодо її запобігання.

Ці документи повинні зберігатися три роки. У випадках витиснення суперечок, порушення кримінальних справ - зберігати їх слід до винесення відповідного рішення.

На підставі одержаних пояснень та інших об'єктивних даних центральна інвентаризаційна комісія встановлює характер виявлених недостач, втрат і псування цінностей, а також їх лишків і у відповідності з цим приймає рішення щодо регулювання різниць між даними інвентаризації та бухгалтерського обліку. Висновок інвентаризаційної комісії, затверджений власником (керівником) підприємства, є підставою для бухгалтерських записів на відповідних рахунках.

Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути розглянутий і затверджений керівником підприємства в п'ятиденний термін. Остаточну причину невідповідності фактичної наявності майна бухгалтерським даним встановлює лише адміністрація.

В будь-якому випадку, якщо за результатами проведеної інвентаризації виявлені розбіжності між фактичною наявністю і обліковими даними, повинен бути виданий наказ керівника підприємства, відповідно до якого в обліку виправляються всі виявлені розбіжності, а результати включаються до звіту за той період, в якому була закінчена інвентаризація, а також до річного звіту.

Виявлені при інвентаризації розходження фактичної наявності об'єктів майна з даними бухгалтерського обліку, регулюються підприємствами в наступному порядку:

- вносяться корективи в облікові регістри шляхом виправлення (сторнування) неправильних записів та заміна їх правильними(якщо відхилення визнані як технічна помилка бухгалтера);

- здійснюється взаємне зарахування лишків і нестач у результаті пересортування за умови, що вони виявлені в один і той же інвентаризаційний період, в однієї й тієї ж особи, що до матеріальних цінностей одного і того ж найменування та в тотожній кількості. У тому випадку, коли при заліку нестач і лишків від пересортування вартість матеріальних цінностей, що не вистачає, лише вартості цінностей, виявлених у лишках, різниця у вартості повинна бути віднесена на винних осіб;

- основні засоби, нематеріальні активи, запаси, цінні папери, грошові кошти, документи та інші активи, що виявлені в надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню на результати фінансово-господарської діяльності з наступним встановленням причті виникнення лишку і винних у цьому осіб. Недостачі в межах норм природного убутку стісуються на собівартість продукції; робот, послуг. Нестачі понад норм природного убутку, а також нестачі таких матеріальних цінностей, по яких не може бути природного убутку, слід відносити на винних осіб, якщо такі виявлені, в інших випадках - на фінансові результати діяльності господарюючого суб'єкту. Остаточне рішення про списання нестачі приймає власник або керівник, при цьому його рішення не повинно суперечиш чинним нормативно-правовим актам;

- нестача запасів в межах встановлених норм природного убутку (паливно-мастильні матеріали, сировина, готова продукція, товари тощо) списується за рішенням керівника підприємства відповідно на втрати. Норми природного убутку можуть застосовуватися лише в разі виявлення фактичних нестач. Втрати запасів в межах встановлених норм визначаються після покриття нестач за рахунок лишків (пересортування);