Всього було близько 80 наказів, кожен з яких налічував від 3 до 400 "наказових людей". На чолі наказу стояв суддя, що керував разом з "товаришами" (заступниками і помічниками) дяками. Дяки з простих писарів ставали начальниками наказових канцелярій і займалися всіма повсякденними справами і діловодством. Для цього вони мали в своєму розпорядженні "пісьмовиє голови" різних рангів: череня-дяків (старших, середньої руки і молодших), писарів, переписувачів, а також перекладачів, сторожів.
Канцелярії функціонували при кожній державній, духовній або цивільній установі, документи в них оформлялися по певних загальних правилах, які успадковувалися традиційно.
Діяльність канцелярій, робота їх окремих службовців із створення офіційних текстів добре видні по реквізитах створюваних документів. Так, на кожному документі, який доставлявся в наказ, ставилася дата реєстрації. Дяк в необхідних випадках ставив відмітку "виписати", тобто навести довідку. Справу готували до доповіді і обговорювали, після чого виносили "прісуд" і розпорядження про підготовку листа-відповіді.
Проект документа складали по вказівці дяка старші поддьячие. Дяк редагував цей проект, роблячи відмітки на полях або зворотній стороні аркуша. Виправлений документ молодший піддяк переписував заново — "білив" і передавав поддьячему, який звіряв його з чернеткою і візував: ставив підпис на зворотному боці в нижній частині аркуша, підтверджуючи правильність написаного. Перевірений документ підписувався дяком розтягнуто по всій його ширині, наприклад: "А грамоту писав дяк Семен Грач'" .
Писали на вузьких (15-17 см) смугах папери, які у разі потреби склеювали, залишаючи зворотну сторону чистої. До першого документа підклеювали послідовно інші і довгу паперову смугу згортали в рулон. При читанні смуга волочилася; звідси і з'явився народний вислів — тяганина, що означає невчасне рішення того або іншого питання" .
У діяльності наказів XV-XVIII вв. виробився певний процес роботи з документами, який і отримав назву наказове діловодство. У практиці діяльності наказів з'явилися певні формули складових частин документів, порядок їх оформлення і переміщення як в самих наказах, так і між ними. Документи стали розділяти на законодавчих (царські укази, вирішення Боярської Думи) і розпорядливих (грамоти і вказівки органів державного правління). Від простих людей в накази поступали чолобитні.
Територія Лівобережної України, що на той час входила до складу Росії, була розділена на 16 військових округів або полків, в яких адміністративна, судова і військова влада належала полковникам. Територія кожного полку ділилася на сотні на чолі з сотниками. Очолювали державу гетьман і Старшинська Рада, а діловодством відав Генеральний Писар разом з Генеральним Суддею.
У травні 1710 р. гетьманом був вибраний Піліп Орлик, що був до того генеральним писарем і автором "Пактів", або так званої Конституції і вільностей Запорізького війська "Бендерськой". Цікаво, що вихідним положенням цього документа була теза про незалежність України.
КОЛЕГІАЛЬНЕ ДІЛОВОДСТВО
Як вже наголошувалося в попередніх статтях, діловодство в установах Російської держави до XVIII століття велося згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.
У 1717-1718 рр. на зміну застарілій системі наказів було створено 12 колегій, кожна з яких вела певну галузь господарства або сферу управління і була підпорядкована сенату. Остаточно структуру колегій визначив Генеральний регламент державних колегій, підписаний 27 лютого 1720 р.
Генеральний регламент став основою організації діловодства в державних установах, і в законодавчому порядку була оформлена нова система документування.
Цікава історія створення Генерального регламенту. Ще в 1715 р. Петро I направив своїх представників до Швеції, Данії і Німеччини для вивчення колегіальної системи управління і можливості вживання її, що існувала у них, в Росії. Після вивчення матеріалів було прийнято рішення вибрати шведську модель і, враховуючи особливості російського державного ладу, поступово вводити се. Перший варіант Генерального регламенту був складений Генріхом Фіком, після чого він мав ще 12 редакцій.
У Генеральному регламенті були детально розкриті функції кожного підрозділу колегії, у тому числі був розділ про структуру і функції канцелярії і її секретаря.
Саме секретар складав найбільш важливі документи, всі інші оформлялися канцеляристами за його дорученням. Деякі документи (дипломи, патенти) складалися по "генеральних формулярах", тобто певним обов'язковим формам документів.
У 1722 р. виходить в світ "Табель про ранги". Саме цей документ поклав початок системі чинів, звань і титулів, які застосовувалися в діловодстві до 1917 р. У цей же період була створена практика офіційного діловодства, що існує до наших днів.
У остаточній формі питання документаційного забезпечення управління були сформовані в "Установах для управління губерніями" від 7 листопада 1775 р. Згідно з вищезазначеним документом, процеси діловодства між установами стали ритуалом. Щоб зайняти відповідне місце в бюрократичній системі управління, цей ритуал потрібно було добре знати.
Для стосунків між вищою владою і владою на місцях були встановлені відповідні місцю кожної установи види документів. Вищі установи давали вказівки, підлеглі — писали "доноси" про їх виконання. Була створена не лише ієрархія установі, але і ієрархія документів.
Весь процес проходження документів в установах обов'язково реєструвався в журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому кутку ставили дату вступу і номер згідно з реєстром. Зареєстровані документи розглядалися відповідними виконавцями і заносилися в настільний реєстр. Аналогічно реєструвалися вихідні документи.
Для полегшення знаходження документа до реєстрів складали алфавітку установ і осіб, які мали до цього яке-небудь відношення. Про виконану роботу установи складали звіти, а про кількість і склад справ, що заслуховують, — термінові зведення.
Законодавчі і розпорядливі акти оформлялися указами, регламентами, інструкціями і протоколами. З'явилася безліч форм листування: листи, реляції, доноси, сповіщення.
Саме в період колегіального діловодства були встановлені початки організації обліку, проходження і збереження документів, тоді ж вперше з'явився термін "архів".
Росія все більше обмежувала самоврядність в Україні, хоча ще залишалася влада гетьмана. Гетьман безпосередньо управляв державою за допомогою генеральної старшини, зокрема генерального обозного (відповідав за артилерію і військові запаси), генерального судді (керував судочинством), генерального осавула, який був помічником у військових справах, і генерального писаря, що очолював гетьманську канцелярію.
Гетьман видавав універсали — письмові розпорядженні, які повинні були виконуватися всім народом України.
Своїх законний про державний лад, суд, право на землю, веденні діловодства в Україні розробити не встигли. Судили, і основному, за польськими законами. А в Січі жили по своїх, неписаним законам.
Символами гетьманської влади в державі були клейноди?" булава, корогви, бунчук і литаври. Особливе значення мала друк з гербом, на якому зображався козак з рушницею на плечі. Одночасно гетьман користувався особистим друком з фамільним гербом.
Після поразки гетьмана Мазепи російські правителі отримали право нагляду над судами і навіть канцелярією гетьмана, землі роздавалися російським дворянам. У 1722 р. в р. Глухонс була створена Малоруська колегія, яка поперемінно управляла Україною маєте з гетьманами до 1764 р. У 1783 р. IIMCCTO полкового діленні було створено три наміснитцтво (пізніше — губернії) е центрами в Києві, Чернігові і Сіверському для Новгорода, які разом складали Малоруське генерал-губернаторське. Україна остаточно втратила свої права, свою волю, закінчила своє існування вольної Української козацької держави.
ВИКОНАВЧЕ ДІЛОВОДСТВО
Чергові реформи російського центрального державного апарату були проведені в 1810-1811 рр. 'В 1810 р. затверджений найвищий державний орган — Державна Рада (Дума), а в 1811 р. створені центральні органи державного правління — міністерства. Міністерства мали багатоступінчасту структуру. Полягали вони з департаментів, які ділилися на відділи, а відділи — на столи.
Керівники структурних підрозділів мали право отримувати і підписувати документи відповідно посаді кожного. Документи поступали зверху вниз: від царя — маніфести, високі накази і рескрипти, від сенату — укази і розпорядження. Міністри і керівники департаментів підписували циркуляри і накази, губернські власті — вказівки і т.д.
Створення міністерств завершило процес чіткого розділення державного апарату. Це привело до швидкого зростання шаруючи чиновників-бюрократів, які повністю залежали від милості пануючи. Апарат все більше розростався чисельно і прагнув забезпечити свої права, а також матеріальні і моральні привілеї і почесті.
У 1812 р. було затверджено вже вісім міністерств, і їх кількість збільшувалася. Постановою "Загальна установа міністерств" передбачалася єдність створення документів по приведених зразках. Кожен важливий документ складався з трьох частин: введення з викладом суті справи, обгрунтування із засланнями на законодавство і нормативні акти, клопотання або прохання.
Порядок проходження - документів по інстанціях строго регламентувався правилами, які вимагали, щоб документи не відхилялися від своєї встановленої дороги. У кожній установі вхідні і витікаючи документи повинні були реєструватися в журналах, що складаються з трьох частин: для реєстрації документів вищої влади, для звичайних документів і для секретних. Поділа, які розглядалися в департаментах, розділяли такі на три категорії: термінові; невідкладні.