Багато уваги і зусиль приділяв цілісності діловодства і звітності відомий державний діяч того часу М.М. Сперанський, роботи якого внесли ваговитий вклад до уніфікації документів.
В цей же час виникла практика складання всіляких пісьмовников, що стали вітчизняною традицією. Потрібно підкреслити, що, хоча ці збірки і носили назву пісьмовников, вміщали вони всі види документів: розпорядження, вказівки, циркуляри і т.п.
Досить було знайти в пісьмовнике зразок потрібного документа або, ще краще, замінивши прізвище, дату і адресу, переписати документ заново. Завдяки пісьмовнику можна було також, використовуючи типові звернення або формуляр потрібного документа, скласти по ньому новий.
Режим Тимчасового уряду із-за нетривалості свого існування не вніс істотних змін до практики підготовки документів. У практиці документаційного забезпечення управління ще залишався мовний ритуал. Перед самою революцією в 1917 р. вийшла постанова "О удосконаленні форм офіційних відношенні і паперів", в якому були скасовані "тітулірованіє і завершальні формули ввічливості в ділових листах".
ПРОЦЕС СТВОРЕННЯ РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ
Процедура видання розпорядчих документів в умовах одноосібного ухвалення рішень - наказів, вказівок, розпоряджень включає наступні стадії:
1. Ініціація рішення — обґрунтування необхідності видання розпорядливого документа.
2. Збір і аналіз інформації з питання.
3. Підготовка проекту розпорядливого документа.
4. Узгодження проекту документа.
5. Внесення проекту розпорядливого документа на розгляд керівництва.
6. Ухвалення рішення (підписання документа).
7. Доведення розпорядливого документа до виконавців.
Процедура документування виступає організуючим началом в підготовці і виданні розпорядливого документа і покликана забезпечити його відповідність чинному законодавству.
Проекти розпорядливих документів готуються на плановій основі (відповідно до раніше розробленого плану або програми), за дорученням керівництва організації, за ініціативою керівників структурних підрозділів або підвідомчих організацій, а також окремих фахівців. Обґрунтування необхідності видання розпорядливого документа може викладатися в доповідній записці, службовій записці, довідці аналітичного або інформаційного вмісту, пропозиції, висновку, акті, службовому листі. Ці документи виступають як ініціюють рішення.
Проекти розпорядливих документів готуються фахівцями структурних підрозділів. Якщо проект документа зачіпає інтереси різних підрозділів, за рішенням керівництва організації створюється тимчасова комісія або призначається група працівників я підготовки проекту розпорядливого документа.
На другій стадії здійснюється збір і аналіз інформації, необхідної для ухвалення якісного рішення. Найважливіша умова ефективності управлінського рішення - об'єктивність, достатність і своєчасність інформації, на основі якої готується проект документа. Для цього необхідно визначити джерела такої інформації. Це може бути: оперативна документація установи; документи, що поступають з вищестоящих і підвідомчих установ; законодавчі акти, нормативна документація, наукові дані і ін. Підсумком збору і аналізу інформації з питання є вироблення управлінського рішення, причому, як правило, в процесі аналізу інформації опрацьовуються різні варіанти рішень і після усесторонньої їх оцінки вибирається одне, найбільш прийнятне.
Третя стадія полягає в оформленні виробленого рішення у вигляді проекту розпорядливого документа. Оформлення проекту здійснюється по тих же правилах, які передбачені для оформлення документа, але не на бланку, а на стандартному аркуші паперу, з нанесенням всіх необхідних реквізитів і проставлянням на верхньому полі справа слова «Проект». Текст проекту розпорядливого документа повинен складатися так, як якби це був остаточний варіант документа.
Четверта стадія — узгодження проекту документа — складається з візування (якщо для видання документа досить внутрішнього узгодження) і зовнішнього узгодження, якщо необхідно провести експертизу рішення в інших установах. Звичайне зовнішнє узгодження проводиться при підготовці розпорядливих документів найвищими і федеральними органами виконавчої влади. Зовнішнє узгодження проекту розпорядливого документа проводиться на окремому аркуші — «Аркуші узгодження».
Внутрішнє узгодження (візування) проводиться з керівниками всіх зацікавлених підрозділів організації, головними і провідними фахівцями, якщо розпорядливий документ стосується питань їх діяльності; з профспілковою організацією, якщо в проекті документа зачіпаються питання праці і кадрів організації; з головним бухгалтером, якщо йдеться про фінансових питаннях; з юридичною службою — на предмет відповідності проекту документа чинному законодавству, а також із заступниками керівника організації.
В процесі узгодження можуть бути висловлені зауваження і доповнення до проекту документа. Вони можуть бути внесені безпосередньо до представленого проекту документа або оформлені на окремому аркуші як особлива думка або зауваження. У останньому випадку при візуванні на проекті документа проставляється відмітка: «Особлива думка додається» або «Зауваження додаються». Особлива думка, оформлена на окремому аркуші, прикладається до проекту документа і повертається розробникам проекту розпорядливого документа. Це особлива думка повинна поступити разом з остаточно оформленим проектом документа керівникові на підписання.
П'ята стадія - внесення проекту розпорядливого документа на розгляд керівництва - передбачає внесення зауважень до проекту документа за результатами узгодження, остаточне оформлення погодженого проекту документа на бланку організації і представлення його керівникові на підписання. Ця стадія має особливе значення, якщо проект розпорядливого документа готується за дорученням вищестоящої організації. В цьому випадку проект документа оформляється не на бланку організації, а на стандартних листах паперу і прямує у вищестоящу організацію з супровідним листом і запискою пояснення.
На шостій стадії приймається рішення, що виражається в підписанні розпорядливого документа керівником. Це вирішальна стадія підготовки розпорядливого документа. Підпис керівника перетворює проект документа в повноцінний, такий, що володіє юридичною силою документа.
Сьома стадія покликана забезпечити доведення розпорядливого документа до виконавців. На цій стадії проводиться тиражування документа, його розсилка або передача всім виконавцям. Розсилка розпорядливого документа повинна проводитися в можливо стислі терміни.
ОСНОВНІ СПОСОБИ ВЖИВАННЯ ШАБЛОНІВ ПРИ ОФОРМЛЕННІ ДОКУМЕНТІВ
Діловодство - галузь управлінської діяльності, пов'язана з роботою над документами. Завдання діловодства полягають в:
• фіксації інформації (створенні текстових документів у сфері управління),
• організації роботи з документами(створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів в процесі діловодства).
Перші документи виникли на тому етапі розвитку, коли людина навчилася писати. Документ (від латів.doceo- «учу» або «сповіщаю») означає «доказ», «свідоцтво».
«Документ»
1. Діловий папір, підтверджуючий який-небудь факт або право на що-небудь.
2. Письмове свідоцтво яких або історичних подій.»
А Поль Отле в книзі «Керівництво до адміністрування», виданою в 1924 р. дає таке формулювання: «Документ- все те, що служить для реєстрації, передачі або збереження спогадів.» Так або інакше з появою документів почалася регламентація роботи з ними, яку зараз прийнято називати діловодством.
Класифікація документів відбувається по багатьом чинникам: по видах, формою, за змістом походженню, по соках зберігання і так далі. Кожен документ має певну форму і реквізити, причому для багатьох документів число реквізитів строге обмежено. Дуже поважно правильно оформити документ, оскільки відсутність або неправильну вказівку реквізитів робить документ недійсною. Правила складання і оформлення реквізитів викладені в Госте 6.38- 90, де в певній послідовності перераховуються реквізити, властиві всім видам документів.
Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної або вищестоящої установи і що інформує його про ситуацію, що склалася, що мав місце явищі або факті, про виконану роботу, а також що містить виводи і пропозиції укладача. Доповідна записка готується як за ініціативою самого працівника, так і по вказівці керівництва. Мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника прийняти певне рішення. Тому текст її чітко ділиться на дві частини. У першій, констатуючій (описовою), викладаються факти, що мали місце, або описується ситуація, в другій викладаються пропозиції, прохання. Доповідними записками інформують керівника про хід робіт. Такі записки представляються регулярно.