Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. Присваивает авансовому отчету номер. На лицевой и оборотной сторонах авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету, и корреспондирующие счета (субсчета).
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае, если работнику была выдана иностранная валюта.
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное на это лицо, после чего он принимается к учету. При этом неизрасходованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход, наоборот, выдается ему из кассы по расходному кассовому ордеру.
Пример 2. Менеджер отдела сбыта ООО "Незабудка" Иванов А.К. был направлен в служебную командировку (по территории России). Вернувшись из нее, 2 августа 2006 г. он представил в бухгалтерию авансовый отчет. К нему он приложил железнодорожный билет на сумму 1180 руб. (в том числе НДС - 180 руб.) и счет из гостиницы на сумму 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.).
Приведем образец заполнения этого авансового отчета на с. 17 - 18.
Унифицированная форма N АО-1
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0302001│
ООО "Незабудка" ├───────┤
---------------------------------------------- по ОКПО │ 01 │
наименование организации └───────┘
УТВЕРЖДАЮ 4720
┌─────┬──────────┐ Отчет в сумме -------------------
│Номер│ Дата │ 00
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ├─────┼──────────┤ _________________ руб. ----- коп.
│ 102 │21.09.2006│ Директор
└─────┴──────────┘ Руководитель --------------------
Должность
Петров Петров А.И.
---------- ----------------------
подпись расшифровка подписи
2 августа 06
"--" ------------- 20-- г.
┌───────────┐
│ Код │
├───────────┤
Отдел сбыта │ │
Структурное подразделение ---------------------------├───────────┤
Иванов А.К. │ 13 │
Подотчетное лицо ------------------- Табельный номер └───────────┘
фамилия, инициалы
командировочные
менеджер расходы
Профессия (должность) ------------- Назначение аванса ---------------
┌───────────────────────┬──────────┐ ┌───────────────────────────┐
│Наименование показателя│ Сумма, │ │ Бухгалтерская запись │
│ │руб. коп. │ │ │
├───────────────────────┼──────────┼─┼─────────────┬─────────────┤
│ остаток │ │ │ дебет │ кредит │
│Предыдущий ──────────┼──────────┤ ├─────┬───────┼─────┬───────┤
│ аванс перерасход│ │ │счет,│сумма, │счет,│сумма, │
│ │ │ │суб- │руб. │суб- │руб. │
│ │ │ │счет │коп. │счет │коп. │
│ │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤
│Получен аванс 1. из │ 4 000-00 │ │ │ │ │ │
│кассы │ │ │ │ │ │ │
├─────────────┬─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤
│1а. в валюте │ │ │ │ 20 │1000-00│ 71 │1000-00│
│(справочно) │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────┴─────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤
│ 2. │10 000 │ │ 19 │ 180-00│ 71 │ 180-00│
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤
│ │ │ │ 20 │3000-00│ 71 │3000-00│
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤
│Итого получено │ 4 000-00 │ │ 19 │ 540-00│ 71 │ 540-00│
├───────────────────────┼──────────┤ ├─────┼───────┼─────┼───────┤
│Израсходовано │ 4 720-00 │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼─────┼───────┤
│ Остаток │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────┼──────────┼─┼─────┼───────┼─────┼───────┤
│ Перерасход │ 720 │ │ │ │ │ │
└───────────────────────┴──────────┘ └─────┴───────┴─────┴───────┘
2 2
Приложение ----- документов на ----- листах
Четыре тысячи семьсот двадцать
Отчет проверен. К утверждению в сумме ------------------------------
00 4720 00 сумма прописью
руб. ----- коп. (------- руб. ---- коп.)
Смирнова Смирнова П.Е.
Главный бухгалтер --------------- ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Рязанова Рязанова А.Р.
Бухгалтер --------------- ----------------------------
подпись расшифровка подписи
Остаток внесен ┌─────────┐ ┌────┐
---------------- в сумме │ 720 │ руб. │ 00 │ коп. по кассовому
Перерасход выдан └─────────┘ └────┘
176 2 августа 06
ордеру N --- от "--" --------- 20-- г.
Рязанова Рязанова А.Р. 2 августа 06
Бухгалтер (кассир) -------- ------------------- "--" ------- 20-- г.
подпись расшифровка подписи
------------------------------------------------------------------
линия отреза
Расписка. Принят к проверке от ____________________ авансовый
154 2 августа 06
отчет N --- от "--" ---------- 20-- г.
Четыре тысячи
семьсот двадцать 00
на сумму ---------------- руб. --- коп., количество документов
прописью
2 2
------- на -------- листах
Рязанова Рязанова А.Р. 2 августа 06
Бухгалтер ---------- ------------------- "--" --------- 20-- г.
подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N АО-1
| Номер по по- рядку | Документ, подтвер- ждающий производ- ственные расходы | Наиме- нование документа (расхода) | Сумма расхода | Дебет сче- та, суб- счета | |||||
| по отчету | принятая к учету | ||||||||
| в руб. коп. | в валюте | в руб. коп. | в валюте | ||||||
| дата | номер | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | |
| 1 | ж/д билет | 1180-00 | 1180-00 | ||||||
| 2 | счет из гостиницы | 3540-00 | 3540-00 | ||||||
| Итого | 4720-00 | 4720-00 | |||||||
Иванов Иванов А.К.
Подотчетное лицо ----------------- -----------------------
подпись расшифровка подписи
1.5. Лимит остатка денег в кассе
Организации могут хранить деньги в кассе лишь в пределах лимита, который им устанавливает обслуживающий банк. Все средства сверх этого лимита организация должна сдавать в банк. Правда, из этого правила есть одно исключение. Сверх лимита деньги в кассе разрешено хранить для выдачи зарплаты, выплат социального характера и стипендий. Правда, не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в банке.
Чтобы установить лимит остатка наличных денег в кассе, организация ежегодно должна подавать в банк специальный расчет. Он оформляется в двух экземплярах. Форма этого расчета приведена в Приложении 1 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации (утв. Центральным банком РФ от 5 января 1998 г. N 14-П).
Отметим, что лимит остатка денег в кассе определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.