Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу и как отчет кассира является отрывной частью листа. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»). Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа на часть, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. По иностранной валюте записи и в документах и в кассовой книге ведутся в национальной валюте и в инвалюте.
Исправления в кассовой книге должны быть оговорены («Исправлено») и подписаны кассиром и бухгалтером. Ежедневно в кассовой книге подсчитываются обороты за день и остаток денег на конец дня.
В период выдачи средств на оплату труда в соответствии с пунктом 7 Правил ведения кассовых операций по наступившим срокам остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым документам с отражением отдельной строкой «в том числе на оплату труда». При этом сумма выданных по ведомости на оплату труда за день наличных денег расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Расход выданных денежных средств на оплату труда, выплату дивидендов, стипендий, пенсий и др. отражается в кассовой книге по мере закрытия платежных (расчетно-платежных) ведомостей. Платежная (расчетно-платежная) ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе. В аналогичном порядке записи в кассовую книгу производятся при выплате по платежным (расчетно-платежным) ведомостям дивидендов, стипендий, пенсий, других социальных выплат.
При получении наличных денег в банке на зарплату и другие цели сначала выписывается банковский чек, а затем приходный кассовый ордер. Ордер прилагается к кассовому отчету, а квитанция — к выписке банка по расчетному счету.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и второй (отрывной) экземпляр кассовой книги вместе с приложенными приходными и расходными документами под расписку передает в бухгалтерию.
С согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом как в РУП «Белтелеком», при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги, за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год. В отчете кассира в обязательном порядке указывается субсчет счета «касса»: 01-Главная касса предприятия (ПРИЛОЖЕНИЕ 10); если 02 – Касса ПКП головного предприятия – дополнительно указывается номер подразделения (ПРИЛОЖЕНИЕ 11).
Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» проверяет правильность составления указанных документов, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами (кассовая справка (ПРИЛОЖЕНИЕ 12), денежный отчет (ПРИЛОЖЕНИЕ 13) и копии препроводительных ведомостей к сумке с денежной выручкой) в отдел бухгалтерии по учету денежных средств и банковских операций под расписку во вкладном листе кассовой книги.
Денежный отчет распечатывается также с компьютера и разделен на две половины: в первой указываются номер, код и наименование услуги связи, сумма за каждую операцию в отдельности и общая сумма в графе «Итого» за подписью первого оператора, а во второй части – за подписью второго оператора. Также указываются: номер, дата и время работы, а также адрес расположения подразделения.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года она хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) указанные машинограммы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (предпринимателя) и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств, хранятся в архиве организации пять лет плюс три года после проверки налоговыми органами.
1.2. Порядок учёта кассовых операций
Бухгалтерский учет наличных денег, их движения ведется на активном счете 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов, а по кредиту этого счета — выдача денежных средств и денежных документов. На счете 50 сальдо может быть только дебетовое или равное нулю, если в кассе совсем не осталось денег. Аналитическими данными служат кассовая книга, отчеты кассира.
В бухгалтерии кассовые отчеты и документы обрабатываются: каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяется с остатком на конец дня, показанным в предыдущем отчете, проверяется правильность выведенных оборотов и остатка.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты при необходимости следующие субсчета:
· 50-1 «Касса организации»;
· 50-2 «Операционная касса» — для учета выручки на вокзалах, в билетных и багажных кассах, отделениях связи, аэропортах, пристанях и др.;
· 50-3 «Денежные документы» — для учета почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и др.,
· 50-4 «Валютная касса»;
· 50-5 «Касса филиала» — для учета кассовых операций филиалов или представительств, выделенных на отдельный баланс.
На предприятиях транспорта, связи на субсчете «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.
При ведении учета по полной журнально-ордерной форме кредитовые обороты по счету 50 отражаются в журнале-ордере № 1, а дебетовые — в ведомости № 1(ПРИЛОЖЕНИЕ 14.). Когда же учет организуется по сокращенной журнально-ордерной форме, то кредитовые обороты по этому счету записываются в журнал-ордер № 01, а дебетовые — в ведомости к этому журналу.
Учет наличия и движения денежных средств в кассе предприятия при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-4, которая ведется по данным отчетов кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в регистре должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
Записи по дебету счета 50 «Касса» будут следующие:
Таблица 2.1.
Поступление денежных средств и денежных документов в кассу
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| 1. Поступление выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг | 50 | 90 |
| 2. Поступление денег в кассу, полученных с расчётного счёта, валютного счёта | 50 | 51, 52 |
| 3. Возврат авансов, ранее перечисленных поставщикам | 50 | 60 |
| 4. Поступление сумм в погашение претензий | 50 | 76 |
| 5. Поступление авансов под поставки продукции, товаров, материалов, услуг | 50 | 62 |
| 6. Возврат излишне выплаченной заработной платы | 50 | 70 |
| 7. Возврат подотчётным лицам неиспользованных сумм или перерасхода средств по командировкам | 50 | 71 |
| 8. Поступление от работников предприятия (возврат займа, за товары, проданные в кредит, погашение материального ущерба и др.) | 50 | 73 |
| 9. Поступление от учредителей в счёт вклада в уставной фонд предприятия, от акционеров в оплату за акции | 50 | 75 |
| 10. Погашение дебиторской задолженности | 50 | 60, 76 |
| Продолжение Таблицы 2.1. | ||
| 11. Поступление наличных денег от дочерних предприятий, филиалов, выделенных на отдельный баланс | 50 | 76,79 |
| 12. Поступление штрафов и других внереализационных доходов | 50 | 92 |
| 13. Выявление излишка денег при инвентаризации | 50 | 92 |
| 14. Поступление доходов от аренды | 50 | 91 |
| 15. Поступление денежных средств целевого характера (вступительные и паевые взносы) | 50 | 86 |
| 16. Внесение платы за санаторные путёвки | 50-1 | 50-3 |
| 17. Поступление выручки за реализованные основные средства | 50 | 91 |
| 18. Поступление выручки от реализации материалов, нематериальных активов, ценных бумаг | 50 | 91 |
На выдачу наличных денег из кассы записи по счетам будут следующие: