17) Переговорив с предпринимателем, мы разделили строку "Затраты материалов и услуги со стороны" на две: собственно "Затраты материалов и услуги со стороны" и "Покупные товары". В последней строке предприниматель хотел бы контролировать количество готовых изделий, закупаемых на стороне для перепродажи. Однако следует учесть, что на предприятии закупленный товар достаточно часто используется и в производственном процессе.
Теперь, с учётом всего вышеизложенного, схема новой системы отчётности для исчисления конечного результата, разработанная для нашего предприятия, будет выглядеть следующим образом:
Таблица 2. "Показатели для расчёта"
| Объём производства в продуктивных рабочих часах |
| Оборот без НДС |
| Расход материалов и услуги со стороны |
| Покупка товара |
| Предварительный итог |
| Зарплата за основную производственную деятельность + социальные платежи |
| Производственные затраты |
| Сумма покрытия 1 |
| Затраты на содержание производственных зданий без арендной платы |
| Арендная плата |
| Транспортные расходы:Расходы на ГСМОбслуживание транспортаАмортизационные отчисленияРемонт и прочие затратыЗатраты на организацию группы 1 |
| Сумма покрытия 2 |
| Затраты на организацию группы 2 |
| Сумма покрытия 3 - итог производственной деятельности |
| Сверочный итог |
| Прибыль \ убыток |
Однако на составление группировки статей расходов, прибылей и убытков составление полной схемы не заканчивается. Теперь нам необходимо выйти на 2-й уровень отчётности.
Немецкие специалисты считают, что формирование отчётности на 2-м уровне возможно осуществлять исходя из 3-х принципов дифференциации:
по продукции и группам продукции;
по клиентам (покупателям) или группам клиентов;
по сферам ответственности внутри предприятия.
Особенности юридической организации нашего предприятия как бы уже за нас решают, какой из трёх принципов мы выберем. Так как фактически единое производство юридически разделено на три разных предприятия, то естественно и удобно организовать 2-й уровень отчётности в разрезе этих юридических единиц.
Таким образом, составленная нами схема будет дополнена 4 графами: "Предприятие 1", "Предприятие 2", " Предприятие 3" и "В целом по предприятию".
Данные по юридическим единицам будут давать нам возможность оценить вклад каждого подразделения в общий результат, а отклонения в расходах (от плана или прошлого периода) можно будет увидеть в месте их происхождения, что, конечно же, облегчит поиск причин отклонений. Данные же в целом по предприятию дают возможность предпринимателю увидеть общее состояние дел в его производстве.
После окончательного составления схемы на повестку дня ставится вопрос о методе и порядке её заполнения. Здесь для предприятия были возможны два варианта: с учётом внутрихозяйственных перемещений; и без учёта внутрихозяйственных перемещений.
Это связано со следующими обстоятельствами: так как подразделения одного предприятия юридически обособлены, то переход полуфабрикатов между ними выглядит как реализация для одного подразделения и оплата услуг для другого. Эти операции осуществляются через расчётные счета в банке. Для самого же предпринимателя такие операции ничего не меняют: он как бы "берёт из одного кармана и перекладывает в другой". Следовательно, в графе "В целом по предприятию" должны быть данные, очищенные от внутрихозяйственных (фактически) операций - это однозначно. Вопрос в том, следует ли такие операции учитывать в графах "Предприятие 1", "Предприятие 2" и "Предприятие 3"?
После обсуждения этой проблемы в бухгалтерии от учёта внутрихозяйственных операций было решено отказаться по следующим причинам:
необходимость исключать такие обороты из графы "В целом по предприятию" сильно осложняло работу бухгалтера: вместо того, чтобы просто просуммировать данные по каждой строке для получения итоговой суммы в последней графе, необходимо было отдельно учитывать - какие суммы подлежат суммированию, а какие - нет. Значительно возрастала вероятность ошибки от невнимательности, а такие ошибки могли бы поставить под вопрос применение всей системы разрабатываемого нами производственного учёта для предпринимателя; так как мы условились определять выручку и затраты по оплате, то внутрихозяйственные обороты, фактически не несущие в себе перемещение средств для предпринимателя, не могут быть присоединены к оборотам предприятия с внешней средой.
Итак, определение выручки и затрат необходимо считать только по отношению к внешним агентам экономической среды. Образно это можно представить так: предприятие - это сообщающийся сосуд: в него вливается вода (выручка) и выливается вода (расходы) - вот что нам важно - горизонтальная циркуляция. Перемещение воды внутри сосуда (перемещение слоёв - вертикальная циркуляция) нас не интересует. Таким образом, бухгалтерам подразделений достаточно заносить данные о фактически полученной выручке от внешних покупателей, и фактически произведённых расходах внешним поставщикам. Подразделение, оказывающее услуги только предприятиям, принадлежащим предпринимателю, в нашей схеме вовсе не будет иметь выручки.
Теперь, собрав данные со всех подразделений в схему, остаётся их только просуммировать, и сразу же выявляется фактический результат по фирме.
Данные для заполнения строк таблицы бухгалтера будут получать из документов по счетам 50 "Касса", 51 "Расчётный счёт", 71 "Расчёты с подотчётными лицами" (авансовые отчёты), 02 "Износ основных средств". Именно по данным этих первичных документов можно заполнить клеточки нашей схемы.
Важнейшим вопросом составления отчётности по разработанной нами форме является срок отчётности. Немецкие специалисты в своей книге "Контроллинг для начинающих" рекомендуют начинать с ежеквартального составления, а затем, в процессе совершенствования учёта - к ежемесячному, а также вести отдельные записи, позволяющие ежедневно сопоставлять доходы и расходы нарастающим итогом (бортовой журнал).
Приступая к работе на предприятии по внедрению контроллинга, мы тоже начали сбор данных за квартал. Это было необходимо, чтобы разобраться в особенностях предприятия, приспособить контроллинг к возможностям предприятия и желаниям предпринимателя.
Через некоторое время стало понятно, что квартал - это слишком большой отрезок времени в наших условиях. Отчётность за этот период ещё позволяет провести анализ прошедших затрат, но их планирование и расчёт предварительной стоимости изделия - нет. Данные собираются слишком поздно, и в условиях, когда экономическая ситуация меняется достаточно быстро, не могут дать ожидаемого эффекта.
Необходимо перейти к ежемесячному составлению отчётности так быстро, как только это возможно. Не позднее 4-го числа месяца, следующего за отчётным, предприниматель должен иметь составленную таблицу у себя перед глазами.
Для этого во всех бухгалтериях необходимо вести таблицу из двух колонок: в левой стороне таблицы ежедневно должна фиксироваться поступающая выручка; соответственно, в правой колонке нужно учитывать затраты: записывать хозяйственную операцию и сумму. Эти данные, накопленные в течение месяца, можно буквально в течение нескольких часов сгруппировать и разнести в нашу схему. Затем они собираются в одной из бухгалтерий (по желанию предпринимателя), где заносятся в общую схему по предприятию. Строки суммируются, выводится общий результат, и все необходимые данные попадают к предпринимателю. Первая часть нашей работы закончена: предприниматель может произвести анализ своей деятельности за последний месяц и сделать выводы. Но теперь необходимо ликвидировать две оставшиеся проблемы, которые наш производственный учёт должен разрешить: расчёт предварительной себестоимости изделия, а также планирование доходов и расходов.
Для того чтобы иметь возможность рассчитать предварительную себестоимость изделия необходимо сначала составить план на будущий период - в данном случае - месяц. У предпринимателя имеются две возможности: первое - в случае, если за прошедший месяц были учтены все расходы предприятия, которые оно несёт в процессе производства и в будущем месяце не предвидится изменений в структуре расходов и их суммовом выражении, то предприниматель может воспользоваться данными, полученными за отчётный месяц. Но такая ситуация, конечно же, представляет собой исключительную редкость.
Для того, что бы нашей схемой можно было пользоваться для расчёта предварительной себестоимости, итоговые данные за прошедший месяц необходимо подвергнуть корректировке. Необходимость этого вызывается целым рядом причин: