Главная задача ревизии - проверка соответствия осуществляемой деятельности организации учредительным документам; обоснованность расчетов смет; исполнение смет расходов; использование бюджетных средств по целевому назначению; обеспечение сохранности денежных и материальных средств; соблюдение финансовой дисциплины и правильность ведения бухгалтерского учета и составления отчетности; полнота и своевременность расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами; операции с основными средствами и нематериальными активами; расчеты по оплате труда и прочие расчеты с физическими лицами; обоснованность произведенных затрат; формирование финансовых результатов и их распределение.
Для проведения ревизии приказом руководителя вышестоящей организации назначается ревизионная группа, включающая как работников контрольно-ревизионного аппарата, так и высококвалифицированных специалистов.
Назначение ревизии и проверки оформляются приказом руководителя. Его подготавливает начальник контрольно-ревизионной службы или главный бухгалтер. В приказе оговариваются сроки участия в ревизии каждого члена ревизионной бригады (за исключением бухгалтера-ревизора). Затем разрабатывается перечень основных вопросов и общая программа (задание) ревизии, а также план для одновременного проведения ревизии кассии инвентаризации материальных ценностей.
Программа утверждается руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, назначившей ревизию.
Руководитель ревизионной группы знакомит ее членов с содержанием программы, распределяет задания между исполнителями, компетентными в проверяемых объектах.
Например, для работника производственно-технического отдела могут быть включены следующие вопросы: соответствие перечня объектов, включенных в план подрядных работ; обеспеченность проектно-сметной документацией; графики работ, выполнение плана, достоверность отчетов, соблюдение технологии и т.д.
Для планово-экономического отдела или труда и заработной платы в задании необходимо предусмотреть проверку фонда заработной платы, уровня себестоимости работ, роста производительности труда, прибыли, соответствия данных бухгалтерского учета и первичных документов нормирование труда и т.д.
После разработки программы ревизии и составления индивидуальных заданий руководитель ревизионной группы должен провести инструктаж ее членов о том, как целесообразнее провести проверку на объекте; на какие стороны деятельности организации обратить особое внимание; каковы результаты предыдущей ревизии; какие были выявлены недостатки и какие сделаны выводы и т.д. Членам ревизионной бригады рекомендуется подготовить формы справок, ведомостей, описей, актов и других материалов. На этом заканчивается первый этап подготовки.
Далее, на основании полученных заданий группы составляют рабочие планы проведения ревизии порученного им участка деятельности, которые утверждаются руководителем ревизионной группы. В рабочем плане указывается перечень работ, подлежащих выполнению во время ревизии, способ проверки (сплошной или выборочный) и сроки ее выполнения.
Перед тем как приступить к работе, руководитель предъявляет полномочия на проведение ревизии ревизуемым, знакомит его с задачами проверки и представляет членов ревизионной группы.
Руководитель ревизуемого объекта должен познакомить ревизоров с ответственными работниками предприятия, дать указания о предоставлении помещения ревизионной группе, обеспечении сохранности ревизионных материалов.
Выделенные согласно рабочего плана участники ревизии немедленно приступают к ревизии касс и к организации инвентаризации товарно-материальных ценностей. На начальной стадии они знакомятся с организацией и особенностями производства, условиями работы, постановкой сохранности материальных ценностей. После этого руководитель группы при необходимости уточняет рабочий план с указанием конкретных объектов и вопросов ревизии, исполнителей и сроков.
На предприятии вывешивается объявление о проведении ревизии.
Контроль по операциям выбытия животных сводится главным образом к определению реальности и возможного завышения списания их с баланса хозяйства.
Проверку лучше осуществлять по отдельным направлениям выбытия: продажа, забой в хозяйстве, обмен, в качестве вклада в уставный капитал других организаций, падеж, гибель, и хищение.
При продаже животных заготовительным организациям, на племя или доращивание в порядке договорных отношений контролю подлежит характер отдельных операций по реализации, количество, живой вес, упитанность, породность, класс, балансовая стоимость по каждому их виду, производственной и половозрастной группе, инвентарному номеру. Здесь важно организовать надлежащий предварительный и текущий контроль.
Предварительный контроль выявляет обоснованность плановых показателей и возможностей хозяйства по наращиванию объемов реализации, наличие договоров с заготовительными организациями и другими покупателями под намечаемый объем продаж животных, обоснованность предусмотренных в них цен и условий расчетов.
При текущем контроле, осуществляемом непосредственно в ходе продажи скота и птицы, оперативно выявляют реальность самих операций и данных, отраженных в учетных документах и записях. В этих целях проверяют их наличие в натуре перед отправкой, при транспортировке и приемке на заготовительных пунктах. Фактическое количество, живой вес и упитанность сверяют с записями в товарно-транспортных накладных, приемных квитанциях заготорганизаций, книге учета движения скота и птицы на ферме и других регистрах бухгалтерского, а также зоотехнического учета. Также необходимо подвергать встречной сверке ведомости и приемные квитанции заведующих фермами, гуртоправами и другими материально-ответственными лицами.
При последующих проверках и ревизиях продажи животных идет преимущественно документальный контроль всех вышеперечисленных документов, встречная сверка как между собой, так и с записями в журнале ордере №14 и ведомости аналитического учета к нему, а также данными статистической и бухгалтерской отчетности. Особое внимание обращается на соответствие показателей живого веса и упитанности животных в указанных документах, ибо за расхождениями между ними могут скрываться факты замены тяжеловесных и упитанных животных легковесными и тощими, неправильное определение веса и упитанности приемщиками заготовительных организаций, допущение потери живого веса в пути вследствие недокорма.
По выявленным расхождениям во всех случаях выясняют причины и виновных лиц и вносят соответствующие предложения по уточнению учетных данных и при необходимости по возмещению материального ущерба, причиненного хозяйству.
Систематическому контролю подвергается выбытие животных и по другим направлениям.
Так, при забое, выявляют обоснованность этих операций, наличие и соблюдение лимита отпуска мяса на общественное питание, полноту и своевременность оприходования продуктов забоя. Особое внимание следует обращать на хозяйственную целесообразность забоя тех или иных животных и полноту оприходования полученного мяса и субпродуктов. Основными источниками контроля служат акты выбытия животных, регистры бухгалтерского и зоотехнического учета, производственно-технический план хозяйства и справочные данные о среднем выходе мяса в убойном весе по соответствующим видам и группам животных. Для определения полноты оприходования продуктов забоя целесообразно составлять специальные ведомости, в котором по каждому забитому указывают живой вес, упитанность, выход мяса и других продуктов фактически и по нормативам. При забое нормально продуцирующего скота необходимо проверить не скрывается ли за такими операциями бесхозяйственность, замена высокопродуктивных животных данного хозяйства низкопродуктивными, находящимися в личной собственности. Для этого привлекаются данные зоотехнического учета (журналы выращивания молодняка, карточек племенных животных), актов выбытия животных. При необходимости проводится опрос материально ответственных лиц и прилагаются письменные объяснения.
Обмен животных между отдельными хозяйствами осуществляется обычно про договорам мены или купли-продажи. При этом хозяйство, получившее более продуктивных и племенных животных доплачивает к стоимости переданных менее продуктивных животных, что и должно быть выявлено в ходе контроля и ревизии выбытия животных. Кроме того, устанавливают соблюдение договора по количеству обменных животных и порядка расчетов за них, имея в виду и экономические интересы проверяемого хозяйства.
При передаче животных в качестве вкладов в уставный капитал других организаций выявляют наличие разрешения в учредительных договорах и соблюдение указанного в них количества подлежащих передаче животных.
Как при обмене, так и при передаче необходимо проверить акты приема-передачи, поступившие от получателей на предмет расхождений по упитанности, масти, породности животных, факты их замены и злоупотребления должностных лиц.
Всестороннему контролю подвергаются акты на оформление падежа животных, специальные ведомости, в которых указывается вид, группа, дата падежа, инвентарные номера, количество голов, живой вес, упитанность, причины падежа (диагноз), материально ответственные лица и стоимость павших коров. При этом устанавливают реальность данного случая, правильность оформления и подлинность подписей должностных лиц. Встречной сверкой актов выбытия животных с данными книги учета движения устанавливают своевременность отражения падежа в бухгалтерском учете, соответствие всех данных во выбывшим животным (инвентарный номер, количество и т.д.). Иногда под видом падежа животных оформляют их забой без оприходования продуктов забоя. Такие факты можно выявить внезапной контрольной инвентаризацией шкур, мяса и субпродуктов, ветеринарной экспертизой диагноза болезней павших животных. Обнаружив такие факты, контролеры отмечают их в акте ревизии или отчете о результатах проверки вносят предложения для принятия соответствующих мер со стороны руководителя хозяйства.