Правильність оформлення працівників (приймання на роботу та звільнення) перевіряється за наказами, контрактами, трудовими угодами.
В ході проведення перевірки доцільно встановити, чи передбачаються умовами колективного договору встановлені на підприємстві виплати заробітної плати.
2. Перевірка використання фонду оплати праці. Фактичне використання фонду оплати праці аналізується за даними Відомості обліку фонду оплати праці осіб і розрахунково-платіжних відомостей. При цьому необхідно порівняти фактично нараховні суми оплати праці з сумами, передбаченими по фонду оплати праці за період перевірки (рік, квартал), що дає можливість виявити абсолютну перевитрату чи економію по фонду оплати праці.
3. Перевірка організації табельного обліку. Основну увагу необхідно зосередити на перевірці організації контролю за виходом на роботу адміністративно-управлінського і обслуговуючого персоналу, працівників основних і допоміжних виробництв тощо, організації обліку відпрацьованого часу, так як допущені в ньому помилки чи перекручення призводять до переплати, необгрунтованого витрачання фонду оплати праці.
Разом з тим, дані табелю необхідно порівняти з розрахунково-платіжними відомостями, щоб переконатись у включенні до них лише тих осіб, які зазначені в табелях.
4. Перевірка правильності застосування діючих норм і розцінок. Важливе значення така перевірка має при проведенні Ревізіі на підприємствах, де використовуються надмірно деталізовані норми виробітку і розцінки, виписується велика кількість нарядів, застосовуються складні системи оплати праці.
Таким чином при перевірці необхідно з’ясувати, чи застосовуються на підприємстві типові норми виробітку і розцінки; чи немає випадків переплати в зв’язку з приписками обсягу виконаних робіт і завищенням розцінок, чи не оплачується праця робітників за погодинними тарифними ставками, коли на такі роботи встановлено норми виробітку; чи відповідають вони діючим типовим нормам.
При виявленні діючих норм з відхиленнями від типових, необхідно встановити їх обгрунтованість і затвердження у відповідному порядку. Крім того, потрібно уважно перевірити правильність норм і розцінок у відповідності з описом характеристики роботи в первинній документації, а також пересвідчитись, як виконуються діючі норми виробітку робітниками різних спеціальностей.
5. Перевірка оформлення первинної документації і правильності нарахування заробітної плати. В процесі такої перевірки необхідно встановити, якими первинними документами на підприємстві оформлюються операції, пов’язані з оплатою праці (табель обліку використання робочого часу, книга з обліку праці і виконаних робіт, обліковий лист праці та виконаних робіт, наряд на відрядну роботу, маршрутний лист, розрахунково-платіжна відомість тощо).
При перевірці документів за формою встановлюються повнота і правильність наведених в них реквізитів. При цьому наявність відповідних підписів, підчисток, помарок і необумовлених виправлень свідчить про неналежну організацію обліку та контролю операцій з нарахування і виплати заробітної плати.
На практиці зустрічаються випадки складання підроблених нарядів або облікових листів на виконання тих чи інших робіт. Щоб виявити такі факти, аудитори переглядають наряди (облікові листи) послідовно по датах їх заповнення і зіставляють зазначені в них прізвища виконавців робіт з іншими нарядами або первинними документами, де ці особи могли бути зайняті (наприклад, посвідчення про відрядження, маршрутні листи тощо).
При вивченні наведених документів можна встановити обгрунтованість нарахування заробітної плати працівникам підприємства.
При перевірці табелів обліку використання робочого часу, нарядів, журналів обліку виконаних робіт і інших первинних документів з нарахування і виплати заробітної плати необхідно звернути увагу на факти нарахування коштів з оплати праці на вигаданих (підставних) осіб (не прийнятих на роботу та ін.). Для цього в ході дослідження наведених документів співставляються прізвища та ініціали працівників з даними обліку спискового складу. Крім того, необхідно перевірити наряди за датами їх видачі, співставити прізвища працюючих в нарядах і табелях-розрахунках з даними обліку особового складу у відділі кадрів.
Необхідно також встановити, чи немає повторного нарахування сум за раніше виплаченими первинними документами (табелями, нарядами, накопичувальними обліковими листами та разовими документами). Особливо уважно слід перевірити та здійснити арифметичні підрахунки в нарядах, виписаних на осіб, які відсутні в списковому складі підприємства і тих, що працювали короткий час, нарядах на виправлення браку та переробку неякісно виконаних робіт, а також розрахункових відомостях.
Особливе значення надається встановленню фактів включення до витрат виробництва (обігу) витрат з оплати праці робітників, зайнятих в інших видах діяльності, а також визначення розміру витрат з оплати праці, відображених у складі виробничих витрат чи витрат обігу, правильності віднесення цих витрат до фонду оплати праці. Також необхідно проаналізувати правильність утримання із заробітної плати прибуткового податку, внесків до Пенсійного фонду, аліментів, а також обгрутнованість розрахуків з депонентами, шляхом перевірки платіжних відомостей, дати виникнення і суми депонентської заборгованості, кількості депонентів, звірки сум за розрахунками з депонентами.
Наступним кроком є перевірка обгрунтованості і правильності нарахування премій, надбавок, доплат (у зв’язку з відхиленням від нормальних умов праці, за понаднормові години, за простої, за роботу в тяжких і шкідливих умовах), виплат за тимчасову непрацездатність, щорічних відпусток, винагород з підсумками праці за рік і т.д.
У процесі перевірки розрахунків по відпустках потрібно встановити: повноту включення до розрахунку виплат при визначенні середнього заробітку, правильність визначення середньомісячної та середньоденної заробітної плати, суми оплати під час відпустки. Потрібно перевірити правильність зроблених розрахунків по заробітній платі з використанням коефіцієнтів поправки, нарахованих пропорційно збільшення тарифної ставки (окладу), яка встановлена в місяці, за який здійснюються такі виплати, за відповідною професійно-кваліфікаційною групою.
6. Перевірка розрахунково-платіжних відомостей і особових рахунків. Така перевірка передбачає встановлення правильності підрахунків сум, підсумків нарахування, утримання, а також сум до видачі і відповідність їх записам в облікових регістрах в розрізі кореспондуючих рахунків.
При перевірці платіжних відомостей на виплату заробітної плати, премій, стипендій тощо можна використовувати наступний порядок дослідження:
· встановити відповідність платіжних відомостей розрахунковим відомостям;
· визначити правильність підсумків і наявність підсумків прописом;
· перевірити наявність на відомостях підписів керівника і головного бухгалтера, працівників, які склали і перевірили відомість;
· перевірити наявність підписів одержувачів грошей;
· встановити дотримання порядку депонування сум.
Аналізуючи правильність платіжних операцій, Ревізор особливу увагу повинен звернути на правильність оформлення розрахунково-платіжних або платіжних відомостей (наявність підписів керівника, головного бухгалтера, відповідність табельного номера одержувача в платіжній відомості його номеру за табелем, відповідність табельних номерів однієї і тієї ж особи в різних платіжних відомостях, відсутність дописок, необумовлених виправлень або повторення прізвища однієї і тієї ж особи в різних платіжних відомостях за один і той же період часу.
В окремих випадках обліковими працівниками правильно нараховується оплата по табелю-розрахунку, який базується на нарядах про виконані роботи, а в платіжній відомості показується інша, збільшена сума до виплати. Особа, яка одержує кошти по відомості, не виявляє приписки, так як випралення здійснюється вже після виплати.
Ревзору необхідно враховувати, що підсумки у відомостях у таких випадках виводяться раніше з врахуванням майбутніх виправлень, а тому перевірка підсумків не дозволить виявити порушення. В цьому разі, в процесі дослідження слід зіставити суми, належні виконавцям робіт згідно з нарядами і табелями-розрахунками, з сумами, вказаними в платіжних відомостях. При виявленні розходжень у цих документах, їх необхідно вилучити, і у осіб, які виступають одержувачами грошей, отримати пояснення з приводу фактично одержаних сум і обставин, за яких виплачувалися грошові кошти.
7. Перевірка організації обліку та контролю виробітку та нарахування заробітної плати працівникам-відрядникам. Під час проведення такої перевірки Ревізор звертає увагу на те, як оформлені первинні документи (змінні звіти, наряди, маршрутні листи тощо), правильність використання норм і розцінок, наявність підписів посадових осіб, заповнення відповідних реквізитів, відсутність виправлень.
Особлива увага приділяється розрахункам відрядного заробітку при акордній системі оплати праці, правильності перенесення відсумків по працюючих в розрахунково-платіжні відомості. При цьому доцільно перевірити, чи немає випадків повторного нарахування сум за раніше оплаченими документами. Якщо розрахунки по рахунку відрядної заробітної плати виконуються з використанням комп’ютерної техніки, то доцільно перевірити алгоритм розрахунків, нормативно-довідкові дані.
При перевірці необхідно враховувати, що розкрадання грошових коштів під виглядом оплати праці може здійснюватися різними способами. В одних випадках складаються фальшиві наряди на роботи, що фактично не виконувалися. Ці наряди включаються до зведених відомостей, на підставі яких складаються платіжні відомості. В іншому випадку в нарядах на роботи, які насправді виконувалися, завищується їх обсяг або зазначаються підвищені розцінки.