· Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.
На сучасний момент існує досить велика кількість універсальних комплексів ведення бухгалтерського обліку, що призначені не тільки для автоматизації обліку праці і заробітної плати на малому підприємстві, але і для ведення всього бухгалтерського обліку, як на малих так і на великих підприємствах.
Наприклад – 1С: Бухгалтерія
Програма 1С:Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.
Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному і вартісному вираженнях. Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.
Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової інформації (довідників):
o план рахунків;
o список видів об'єктів аналітичного обліку;
o списки об'єктів аналітичного обліку (субконто);
o констант і т.д.
На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежені двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з введенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).
Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості:
· зведені проводки;
· оборотно-сальдову відомість;
· оборотно-сальдову відомість по об'єктах аналітичного обліку;
· картка рахунку;
· картка рахунку по одному об'єкті аналітичного обліку;
· аналіз рахунку (аналог головної книги);
· аналіз рахунку по датах;
· аналіз рахунку по об'єктах аналітичного обліку;
· аналіз об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;
· картка об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;
· журнальний ордер.
У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст звіту, включаючи в нього залишки й обороти по рахунках і по об'єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму можуть бути реалізовані звіти, надані в податкові органи, крім того даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.
Крім того програма має функцію збереження резервної копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.
Головне призначення архівної копії - підстрахування від втрати інформації через поломку комп'ютера, перепадів напруги в електромережі, вірусів. Архівну копію рекомендується зберігати щодня (якщо Ви працювали в цей день із програмою) чи після введення даних у великих обсягах. Має сенс тримати два варіанти архівної копії: останній і передостанній. Наприклад, сьогодні Ви збережете копію на дискеті 1, завтра - на дискеті 2, а післязавтра - знову на дискеті 1 і т.д. Це захистить Вас від втрати інформації через неякісні дискети. Дискети рекомендується підписувати: номер дискети, дата створення копії.
Програма може бути цілком побудована бухгалтером на поточне законодавство і конкретні форми обліку.
Комплекс автоматизації обліку на підприємстві може бути створений на базі табличного процесора Excel 97, що є одним з найбільш популярних пакетів програм, призначених для створення табличних документів. Запропоновані ним засоби дозволяють вирішувати різноманітні задачі від розрахунку величини прибуткового податку до складання фінансового звіту великої компанії. Система володіє могутніми обчислювальними можливостями, чудовими засобами складання ділової графіки, обробки текстів, ведення баз даних.
Робота з табличним процесором Excel дозволяє:
· використовувати для збереження взаємозалежних таблиць робочу книгу, що складається з окремих аркушів, які можна в процесі роботи видаляти, перейменовувати, переставляти місцями, копіювати і ховати;
· застосовувати зручні засоби коригування даних у таблиці, використовувати широкий спектр можливостей роботи з фрагментами;
· для розрахунків крім написання формул використовувати великий набір вбудованих функцій, для завдання яких може застосовуватися Майстер функцій;
· застосовувати імена для посилання;
· здійснювати належне оформлення таблиць - застосовувати різноманітні шрифти, способи вирівнювання тексту і чисел, зміни ширини стовпців і висоти рядків, затемнення й обрамлення осередків;
· застосовувати різноманітні формати відображення числових даних;
· для графічного представлення даних робітника листа застосовувати широкий набір діаграм; належним образом оформляти їхній і друкувати;
· виконувати звід даних з декількох таблиць шляхом їхньої консолідації;
· автоматично розраховувати проміжкові підсумки, створювати зведені таблиці;
Однією з переваг даного комплексу є те, що він цілком сумісний із програмою автоматизації обліку 1С:Бухгалтерія (будь-яких версій). Можливості вище описаного індивідуального комплексу автоматизації обліку дозволяють дуже швидко і легко перенести в нього всі облікові дані з 1С:Бухгалтерії.
4.2. Комп’ютеризація обліку витрат на оплату праці
Облік витрат взагалі, а особливо облік витрат на оплату праці завжди потребує багато часу і, як правило, цю ділянку роботи намагаються автоматизувати однією з перших. Існує немало програм, які можуть бути досить вдало використані підприємствами чи установами, проте в даній роботі зупинимося докладніше на системі «BEST».
Усі витрати формуються в окремих підсистемах. Так витрати на оплату праці відображаються у підсистемі «Облік заробітної плати». Розглянемо її докладніше.
Коп’ютеризація обліку заробітної плати здійснюється за допомогою відповідної підсистеми, яка інформаційно пов’язана з іншими підсистемами і забезпечує виконання таких функцій:
· ведення спеціальних довідників;
· ведення особистих рахунків і карток персонального обліку;
· розрахунок нарахування заробітної плати та утримань;
· розрахунок сум податків;
· підготовка та друкування вихідних документів, платіжних доручень на перерахування податків.
Підсистема забезпечує комп’ютеризацію обліку заробітної плати, розрахованих на її базі податків і розрахунків з працівниками підприємства, бюджетом і позабюджетними фондами за допомогою таких режимів роботи, що відображені на рис. 4.1.
| Підприємство 1 | СИСТЕМА BEST: | 01.01.01 | |||||||||||
| Е Картотеки | Расчет | Выходные формы | Проводки | Справочники | Настройка | Выход | |||||||
Рис. 4.1. Головне меню підсистеми
Excel - дає користувачу сервісну допомогу під час роботи з підсистемою.
Картотеки - забезпечує ведення особистих рахунків і карток персонального обліку. В цьому режимі можна визначити нарахування та утримання по окремих працівниках, переглянути і відразу потреби очистити картотеки.
Розрахунок - дає можливість розрахунків заробітної плати, авансу, інших виплат і компенсацій.
Вихідні форми - дає користувачу можливість формування та друкування документів, довідок і необхідної звітності.
Проводки - забезпечує формування бухгалтерських проводок по нарахуванню заробітної плати і утримань з неї та платежів до бюджету та позабюджетні фонди.
Довідники - формує і підтримує у робочому стані довідники структурних підрозділів, категорій і посад персоналу, графіків роботи, нарахувань і утримань тощо.
Настойка - дає можливість користувачу формувати таблиці неоподатковуваних мінімумів, прибуткового податку і переліку святкових днів. У цьому самому режимі здійснюється бухгалтерська настройка підсистеми, закриття поточного місяця.
Структура підсистеми, як і системи вцілому, побудована за ієрархічним принципом. На вершині цієї ієрархії міститься головне меню системи (перший рівень ієрархії). Другий рівень визначає конкретну підсистему, третій - включає окремі функціональні режими. Його висвітлено на прикладі першого режиму (рис. 4.2).
| Підприємство 1 | СИСТЕМА BEST: Ó×ÅÒ ÇÀÐÎÁÎÒÍÎÉ ÏËÀÒЫ | 01.01.01 | ||||||||||||||||||||||
| Е Картотеки | Расчет | Выходные формы | Проводки | Справочники | Настройка | Выход | ||||||||||||||||||
| Помощь F1 | ||||||||||||||||||||||||
| Калькулятор Alt-Z | ||||||||||||||||||||||||
| Календарь Alt-K | ||||||||||||||||||||||||
| Смена предриятия | ||||||||||||||||||||||||
| О программе | ||||||||||||||||||||||||
Рис. 4.2. Вигляд режиму «Е"
Наступні ієрархічні рівні підсистеми визначають окремі пункти і підпункти меню кожного режиму.
Для визначення маршруту руху користувача від режиму до режиму підсистеми та всередині кожного з режимів доцільно користуватися даними таблиці
Таблиця 4.1
Ієрархія будови підсистеми «Облік заробітної плати»
(перший рівень - головне меню)
| № рівня | Маршрут | Режим функціонування | ||
| 1 | 2 | 3 | ||
| 2 | 1.7 | Облік заробітної плати | ||
| 3 | 1.7.1 | E | ||
| 4 | 1.7.1.1 | Допомога F1 | ||
| 4 | 1.7.1.2 | Калькулятор Alt-Z | ||
| 4 | 1.7.1.3 | Календар Alt-K | ||
| 4 | 1.7.1.4 | Зміна підприємства | ||
| 4 | 1.7.1.5 | Про програму | ||
| 3 | 1.7.2 | Картотеки | ||
| 4 | 1.7.2.1 | Особисті рахунки працівників (реєстр) | ||
| 5 | 1.7.2.1.1 | Особисті рахунки | ||
| 4 | 1.7.2.2 | Картки персонального обліку (реєстр) | ||
| 5 | 1.7.2.2.1 | Картки кадрового обліку | ||
| 4 | 1.7.2.3 | Перегляд архіву особистих рахунків | ||
| 4 | 1.7.2.4 | Очищення архіву особистих рахунків | ||
| 4 | 1.7.2.5 | Експорт | ||
| 4 | 1.7.2.6 | Імпорт | ||
| 3 | 1.7.3 | Розрахунок | ||
| 4 | 1.7.3.1 | Створити реєстр відомостей (додатково) | ||
| 4 | 1.7.3.2 | Розкрити реєстр відомостей | ||
| 5 | 1.7.3.2.1 | Введення | ||
| 5 | 1.7.3.2.2 | Редагування | ||
| 5 | 1.7.3.2.3 | Сортування | ||
| 5 | 1.7.3.2.4 | Пошук | ||
| 5 | 1.7.3.2.5 | Фільтр | ||
| 5 | 1.7.3.2.6 | Усунення | ||
| 5 | 1.7.3.2.7 | Друкування | ||
| 5 | 1.7.3.2.8 | Різне | ||
| 4 | 1.7.3.3 | Усунення | ||
| 4 | 1.7.3.4 | Друкування | ||
| 4 | 1.7.3.5 | Заголовок | ||
| 4 | 1.7.3.6 | Різне | ||
| 5 | 1.7.3.6.1 | Настройка компенсації і міжрозрахунки | ||
| 5 | 1.7.3.6.2 | Настройка міжрозрахунку з кодом | ||
| 5 | 1.7.3.6.3 | Контроль працівників | ||
| 3 | 1.7.4 | Вихідні форми | ||
| 4 | 1.7.4.1 | Розрахункові аркуші | ||
| 4 | 1.7.4.2 | Платіжні документи | ||
| 4 | 1.7.4.3 | Зведені відомості | ||
| 4 | 1.7.4.4 | Зведення по кодах нарахування | ||
| 4 | 1.7.4.5 | Зведення по кодах утримання | ||
| 4 | 1.7.4.6 | Зведення по підрозділах | ||
| 4 | 1.7.4.7 | Зведення по категоріях і видах виплат | ||
| 4 | 1.7.4.8 | Розрахункова відомість | ||
| 4 | 1.7.4.9 | Довідки | ||
| 4 | 1.7.4.10 | Зведення по архіву за | ||
| 4 | 1.7.4.11 | Податкова картка | ||
| 4 | 1.7.4.12 | Податок із суми ФОП | ||
| 3 | 1.7.5 | Проводки | ||
| 4 | 1.7.5.1 | Формування проводок | ||
| 5 | 1.7.5.1.1 | Реєстр відомостей | ||
| 4 | 1.7.5.2 | Книга обліку операцій | ||
| 4 | 1.7.5.3 | Підготовлені проводки | ||
| 4 | 1.7.5.4 | Платежі у фонди | ||
| 4 | 1.7.5.5 | Формування видаткових ордерів | ||
| 4 | 1.7.5.6 | Друкування видаткових ордерів | ||
| 3 | 1.7.6 | Довідники | ||
| 4 | 1.7.6.1 | Класифікатор нарахувань | ||
| 4 | 1.7.6.2 | Класифікатор утримань | ||
| 4 | 1.7.6.3 | Таблиця входження | ||
| 4 | 1.7.6.4 | Структурні підрозділи | ||
| 4 | 1.7.6.5 | Категорії кадрового складу | ||
| 4 | 1.7.6.6 | Штатні посади | ||
| 4 | 1.7.6.7 | Графіки робіт | ||
| 4 | 1.7.6.8 | Шаблони форм | ||
| 3 | 1.7.7 | Настройка | ||
| 4 | 1.7.7.1 | Бухгалтерська настройка | ||
| 4 | 1.7.7.2 | Закриття поточного періоду | ||
| 4 | 1.7.7.3 | Таблиця неоподатковуваних мінімумів | ||
| 4 | 1.7.7.4 | Таблиця прибуткового податку | ||
| 4 | 1.7.7.5 | Діагностика даних | ||
| 4 | 1.7.7.6 | Відновлення індексів | ||
Докладніше ознайомлення з підсистемою доцільно розпочати з розгляду режиму «Настройка».