Над довідником нарахувань допустимі традиційні операції, а саме: введення за допомогою F4 нового рядка (виду нарахувань), коригування за допомогою <Enter> наявних рядків довідника та їх вилучення за допомогою клавіші F4. У разі потреби довідник за допомогою F9 ìîæíà ðîçäðóêóâàòè.
Режим введення/корегування цього довідника відображено на рис. 4.5
| Добавление | ||
| В дебет счета..................... | ||
| Шифр затрат..................... | ||
| Код начисления................ | ||
| Наименование................... | ||
| Метод расчета................... | Расчет по окладу | |
| Базовое начисление....... | Нет | |
| Себестоимость................... | Входит | |
| Настройка совокупных пареметров | ||
| Алгоритм расчета | Входимость в удержания | |
Рис. 4.5. Вигляд режиму введення/коригування довідника нарахувань за посадовим окладом
Схожий вигляд також має режим введення/коригування довідника нарахувань за годинною тарифною ставкою.
Визначення значення параметра «Собівартість» передбачає застосування кількох варіантів:
· нарахування, що входять до собівартості продукції;
· нарахування, зумовлені оплатою вартості колективного харчування тощо;
· компенсаційні виплати;
· нарахуання, що не входять до перелічених вище статей.
Вибір відповідного варіанта здійснюється за допомогою клавіші .
Для видів, що розраховуються як «Відсоток», розгортаються види нарахуань, що мають більш високий пріоритет. Позначивши за допомогою клавіші F4 відповідні види нарахувань, можна тим самим визначити базову суму, з якої потрібно відраховувати відповідний відсоток.
Для нарахувань за тарифною ставкою після натискання клавіші на екрані з’являється можливість введення годинних тарифних ставок для даного виду нарахувань за розрядами.
Для нарахувань за спеціальним алгоритмом, під час встановлення курсора на параметр «Алгоритм розрахунку» та натискланням <Enter> з’являється режим введення/коригування.
Довідник утримань із заробітної плати
Цей довідник у сукупності з довідником нарахувань дає можливість визначення скм утримань із заробітної плати та сум платіжних відомостей.
Довідник входження
Дані цього довідника дають системі можливість пов’язати всі нарахування з конкретними утриманням, інакше кажучи, цей довідник показує, які утримання здійснюються з тих чи інших нарахувань.
У даний довідник на можна внести додатковий запис і не можна вилучити вже існуючий, оскільки він формується на основі довідника нарахувань і довідника утримань.
Довідник структурних підрозділів
Для формування розрахункових і платіжних відомостей за окремими підрозділами підприємства потрібно сформувати відповідний довідник, з яким можна виконувати усі традиційні операції - введення нового запису (F4), êîðèãóâàííÿ ³ñíóþ÷îãо (<Enter>) та його вилучення (F8). Роздрукувати довідник можна за допомогою клавіші F9.
Довідник категорії кадрового складу
Цей довідник дозволяє розбити увесь персонал підприємства на три котегорії за методом розрахунку основної заробітної плати - розрахунки за посадовим окладом, за тарифною ставкою та введення суми вручну (наприклад, для відрядників).
Довідник штатних посад
Довідник дозволяє зробити прив’язку працівників до штатног розпису підприємства та до тарифного розряду роботи.
Довідник графіків робіт
Оскільки працівники підприємства можуть працювати за різними графіками і це суттєво впливає на технологію розрахунку заробітної плати, то система передбачає формування і використання довідника графіків робіт.
Після формування усіх необхідних довідників, можна приступати до обліку заробітної плати. Передбачена системою технологія розрахунку заробітної плати включає до свого складу ведення відповідних довідників нарахувань і утримань, інших допоміжних довідників та заповнення на їх основі двох корток - персонального обліку і особистих рахунків. Дані цих картотек служать вихідною інформацією для формування розрахунково-платіжних і платіжних відомостей, визначення відрахувань тощо.
Накопичена в базі даних підсистеми інформація служить основою для складання великої кількості звітів і довідок, які дають вичерпні відомості про діяльність підприємства в сфері оплати праці.
Розглянемо режим «Картотеки», вигляд якого приведено на рис. 4.6.
| Лицевые счета сотрудников | |
| Карточки персонального учета | |
| Просмотр архива лицевых счетов | |
| Очистка архива лицевых счетов | |
| Экспорт | |
| Импорт |
Рис. 4.6. Вигляд режиму «Картотеки»
Картки персонального обліку
На кожному підприємстві ведуться картки персонального обліку працівників. Система доозволяє астоматиозувати цей процес, сформуати і постійно підтримувати в робочаму стані кортотеку персонального обліку. Ця кортотека має вигляд реєстру карток.
З картотекою допустимі такі процедури: введення нових карток (F4), редагування існуючих (<Enter>) та їх вилучення (F8), друкування (F9).
Безпосередньо в режимі «Картка кадрового обліку» можна здійснювати введення/коригування нової картки.
Особисті рахунки працівників
Крім карток персонального обліку, система передбачає ведення по кожному працівнику особисного рахунку, які об’єднані у відповідну картотеку (реєстр).
Під час роботи з картотекою допустимі такі операції: введення нового запису (F4), коригування (<Enter>), сортуання та пошук записів за табельним номером і алфавітом (F7), фільтрація, друкування (F9) тощо.
У режимі «Картотеки», окрім формування та ведення особистих рахунків і карток персонального обліку, є можливість переглянути та очистити архів особистих рахунків.
Перегляд і очищення архіву особистих рахунків
Увійшовши до режиму перегляду архіву і вибравши за допомогою клавіші <-> прізвище працівника, необхідно вибрати місяць, за який здійснюється перегляд, і натиснути клавішу <Enter>. На екрані з’явиться особистий рахунок конкретного працівника, який можна віддрукувати.
У режимі підсистеми «Розрахунок» є можливість розрахувати аванс, заробітну плату, міжрозрахункові виплати та компенсації.
Після натискання клавіші <Enter> на екрані з’являється реєстр відповідних відомостей поточного розрахункового періоду.
Кожен рядок цього реєстру містить інформацію про конкретну відомість, а саме: дату її складання, вид (зарплата, аванс, компенсація) найменування і статус.
Відомості можуть мати один з чотирьох статусів. Статус «В розрахунку» має сформовані відомості, за якими розрахунок ще не здійснювався або після першого розрахунку були внесені зміни і не було зроблено перерахунку. Поки відомість утримує статус «В розрахунку», її можна коригувати (вилучати і додавати працівників).
Статус «В касі» отримують відомості, які експортовано до каси. Експорт до каси здійснюється зміною статусу відомості в меню «Різне». Переданий до каси документ потрапляє до пеєстру «Платіжні відомості» зі статусом «Чернетка». На підставі цього документа виплачуються гроші або суми допонуються. Проведена платіжна відомість набуває статусу «Видана».
Відомості зі статусом «В касі» та «Видана» вилученню та коригуванню не підлягають. Повернення назад і перерахунок заробітної плати можливий тільки після поетапного вилучення експортованих у касу і проведених документів.
Статусу «Архів» відомості набувають після закриття розрахункового місяця.
У процесі роботи з реєстром відомостей допустимі такі процедури:
· утворення нової відомості (<F4>) - передбачає заповнення таких параметрів: номер, дата, вид, призначення. Номер і дату відомості вводять вручну, вид відомості - за допомогою клавіші ;
· розкриття відомості - можливе за допомогою перегляду, розрахунку, друкування тощо;
· вилучення відомості (<F8>) - можливе, якщо вона має статус «В розрахунку». Відомості з іншими статусами повинні зберігатися до закриття поточного періоду;
· друкування (<F9>) - має два режими: друкування платіжної відомості і формування видаткових ордерів. Режим «Друкування платіжної відомості» забезпечує друкування документа стандартної форми. Режим «Формування видаткових ордерів» дає можливість відкорегувати підготовлений касовий ордер і за допомогою <F10> записати його до реєстру касових ордерів.
У режимі «Різне» можна здійснити груповий розрахунок, вибрати відповідний режим розрахунку та змінити статус відомості.
Груповий розрахунок зійснюється за допомогою клавіші <F10>, після чого автоматично формується розрахунково-платіжна відомість. Вона виводиться на екран і одночасно формуються проводки до файла підготовлених проводок. Крім того, запам’ятовуються сумарні дані по кодах нарахувань/утримань і до наступного перерахунку можуть бути використані під час розрахунку платежів до фондів.
Режими розрахунку за допомогою клавіш <Alt-F10> надають можливість здійснити такі процедури:
· формування розрахункової/платіжної відомості та проводок;
· перерахунок незалежно від статусу на замовлення - «Викл.», тобто жорсткий перерахунок, не зважаючи на статус «Розраховано»;
· збереження протоколу повідомлень на замовлення - «Викл.» (під час розрахунку великих відомостей). При цьому всі некоректні рядки заносяться до спеціального файла, який можна переглянути на екрані та роздрукувати.