Остаточне формування кошторису здійснюється на підставі лімітної довідки про асигнування з бюджету, яку в тижневий термін після опублікування Закону України про Державний бюджет України, відповідного рішення Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад Міністерство фінансів України, Міністерство фінансів Автономної Республіки Крим, місцеві фінансові органи доводять до головних розпорядників. Згідно із зазначеними лімітними довідками головні розпорядники та розпорядники вищого рівня уточнюють розпорядникам нижчого рівня річні обсяги бюджетних асигнувань, здійснюють помісячний розподіл асигнувань із загального фонду та доводять до них відповідні лімітні довідки.
Лімітна довідка про бюджетні асигнування — це документ, який містить затверджені бюджетні призначення (встановлені бюджетні асигнування) та їх помісячний розподіл, а також інші показники, що згідно із законодавством мають бути визначені на основі відповідних нормативів. Лімітна довідка видається відповідно Міністерством фінансів України, Міністерством фінансів Автономної Республіки Крим, місцевим фінансовим органом, розпорядником вищого рівня та доводиться до головних розпорядників, розпорядників нижчого рівня для уточнення проектів кошторисів і складання проектів планів асигнувань.
План асигнувань із загального фонду бюджету установи — це помісячний розподіл видатків, затверджених у кошторисі для загального фонду, за скороченою формою економічної класифікації, який регламентує взяття установою зобов'язань протягом року. Він є невід'ємною частиною кошторису і затверджується разом з кошторисом.
Бюджетні асигнування — це повноваження розпорядникові бюджетних коштів на взяття зобов'язань та витрачання бюджетних коштів на конкретну мету в процесі виконання бюджету, яке надано відповідно до бюджетного призначення.
Установам можуть виділятися бюджетні кошти тільки за наявності затверджених кошторисів і планів асигнувань. При цьому установи мають право брати зобов'язання та витрачати бюджетні кошти на цілі І в межах, установлених затвердженими кошторисами і планами асигнувань.
Зобов'язання — це будь-яке розміщення замовлення, укладення контракту (угоди), придбання товару, одержання послуги чи інші ідентичні операції протягом бюджетного року, згідно з якими необхідно буде здійснити платежі з бюджету протягом цього ж бюджетного року або в майбутньому.
У бюджетному плануванні розрізняють такі види кошторисів: індивідуальний кошторис, загальний кошторис, кошторис на проведення централізованих заходів, зведений кошторис. Аналогічно до видів кошторисів розрізняють види плану асигнувань із загального фонду бюджету.
Індивідуальний кошторис — це фінансовий план конкретної бюджетної установи, що відображає специфіку й особливості її виробничої діяльності; його складають установи освіти, охорони здоров'я, державної влади й управління, правоохоронні органи, суди і прокуратура та ін. Він також є основним документом при плануванні і фінансуванні окремих заходів, передбачених кодами видатків бюджетної класифікації.
Загальний кошторис складається на видатки однотипних установ, що обслуговуються централізованою бухгалтерією. Такі кошториси складаються по школах, клубах, бібліотеках, фельдшерсько-акушерських пунктах. Для цих установ характерним є невеликий обсяг фінансування і стабільний штат працівників.
Кошторис видатків на проведення централізованих заходів розробляють міністерства, відомства, управління (відділи) місцевих органів влади й управління на видатки, які доцільно здійснювати в централізованому порядку (наприклад, видатки на підготовку кадрів, придбання цінного навчального обладнання та інвентарю, медичного обладнання, автомобілів швидкої медичної допомоги, проведення спортивних змагань тощо).
Зведений галузевий кошторис містить усі видатки на утримання установ одного відомства, наприклад управління (відділу) освіти чи охорони здоров'я, тобто в ньому об'єднуються індивідуальні кошториси, загальні кошториси і кошториси видатків на проведення централізованих заходів. Розроблення зведених кошторисів можливе завдяки тому, що в основу індивідуальних кошторисів покладені єдині показники плану економічного і соціального розвитку, а базою для розрахунків усіх кошторисів слугують діючі норми витрат, і складаються вони за єдиними формами і статтями (підстаттями) бюджетної класифікації.
Зведені кошториси і плани асигнувань — це зведення показників усіх видів кошторисів і планів асигнувань розпорядників коштів бюджету нижчого рівня за функціональною класифікацією. Вони складаються головним розпорядником, розпорядником вищого рівня для подання їх Міністерству фінансів України, Міністерству фінансів Автономної Республіки Крим, місцевим фінансовим органам. Зведені кошториси не затверджуються.
Індивідуальний кошторис є основним елементом кошторисного планування і має дві складові:
— загальний фонд, який відображає надходження із загального фонду бюджету та розподіл видатків за повною економічною класифікацією на виконання бюджетною установою, організацією основних функцій;
— спеціальний фонд, який відбиває надходження зі спеціального фонду бюджету та їх розподіл за повною економічною класифікацією на здійснення видатків спеціального призначення, а також на реалізацію пріоритетних заходів, пов'язаних з виконанням установою основних функцій.
До кошторису також додаються розрахунки та обґрунтування видатків і доходів у розрізі видів доходів і елементів витрат за кожним фондом кошторису.
У дохідній частині проектів кошторисів зазначаються планові обсяги асигнувань, які передбачається спрямувати на покриття видатків установи із загального та спеціального фондів проектів відповідних бюджетів.
Формування дохідної частини спеціального фонду проекту кошторису здійснюється на підставі розрахунків доходів, які складаються за кожним джерелом доходів, що плануються на наступний рік.
За основу цих розрахунків беруться такі показники:
• обсяг надання тих чи інших платних послуг, а також інші розрахункові показники (площа приміщень та вартість обладнання, іншого майна, що здаються в оренду, кількість місць у гуртожитках, кількість відвідувань музеїв, виставок тощо) та розмір плати в розрахунку на одиницю показника, який повинен установлюватися відповідно до законодавства;
• прогнозне надходження зборів (обов'язкових платежів) до спеціального фонду бюджету.
На підставі цих показників визначається сума доходів на наступний рік за кожним джерелом їх надходження з урахуванням конкретних умов роботи установи. Під час формування показників, на підставі яких визначаються доходи планового періоду, обов'язково враховується рівень їх фактичного виконання за останній звітний рік, а також очікуваного виконання за період, що передує плановому. Показники повинні наводитися в обсязі, зазначеному у розрахунку, і повною мірою відповідати показникам бухгалтерської звітності за відповідні періоди.
У процесі формування спеціального фонду проекту кошторису планування спеціальних коштів та інших власних надходжень установ здійснюється за правилами, визначеними для цих категорій чинним законодавством, включаючи кошти, що спрямовуються на відновлення касових видатків.
Спеціальний фонд проекту кошторису передбачає зведення показників за всіма джерелами надходжень коштів до цього фонду та відповідними напрямами їх використання (за видами).
Складання кошторисів підрозділів.
Основною формою планування витрат підрозділів як центрів відповідальності є складання їх кошторисів. Кошторис охоплює всі витрати підрозділу на виробництво продукції (надання послуг) за плановий період незалежно від ступеня її готовності. У підрозділах з коротким виробничим циклом виготовлення продукції кошторис і виробнича собівартість кінцевої продукції за певний період, як правило, збігаються. Якщо виробничий цикл тривалий і змінюються залишки незавершеного виробництва на початок і кінець планового періоду, такої відповідності немає.
Кошториси підрозділів виконують такі важливі функції, як організуюча, контролююча і стимулююча. Організуюча функція кошторису полягає в тому, що, маючи встановлену планову величину витрат, працівник, відповідальний за їх рівень, намагається дотримуватись чинного регламенту і норм використання ресурсів. Кошториси підрозділів дають змогу контролювати роботу працівників, відповідальних, за рівень витрат. Це здійснюється порівнянням фактичних витрат з плановими, передбаченими в кошторисах. Відхилення аналізуються, що є основою для реалізації стимулюючої функції щодо працівників, які впливають на величину витрат і відповідають за неї. Стимулювання здійснюється через відповідальність за необґрунтовані витрати і заохочення в їх зниженні.
Кошторис складають на основі виробничої програми підрозділу та відповідної нормативної бази, а також цін і тарифів на ресурси. Структурно він може будуватися за статтями й елементами витрат.
Таблиця 1. КОШТОРИС ЦЕХУ НА 200_ р., тис. грн.
| Стаття витрат | Планнарік | У тому числі по кварталахтому чиєлі по квартадах | |||
| I | II | III | IV | ||
| Матеріали (за вирахуванням відходів) | 318,00 | 79,00 | 79,80 | 779,80 | 79,90 |
| Куповані вироби і напівфабрикати | 226,50 | 56,20 | 56,50 | 56,80 | 57,00 |
| Паливо й енергія на технологічні потреби | 16,30 | 4,00 | 4,00 | 4,10 | 4,20 |
| Основна заробітна плата виробничих робітників | 180,00 | 45,00 | 45,00 | 45,00 | 45,00 |
| Додаткова заробітна плата виробничих робітників | 17,00 | 4,25 | 4,25 | 4,25 | 4,25 |
| Відрахування на соціальні заходи | 73,90 | 18,40 | 18,50 | 18,50 | 18,50 |
| Загальновиробничі витрати | 374,30 | 93,10 | 93,40 | 93,50 | 94,30 |
| У тому числі: витрати на утримання і експлуатацію машин та устаткування | 238,20 | 59,10 | 59,40 | 59,50 | 60,20 |
| витрати на організацію і управління виробництвом | 136,10 | 34,00 | 34,00 | 34,00 | 34,10 |
| Втрати від браку (у звіті) | - | - | - | - | - |
| Разом | 1206,0 | 299,95 | 300,95 | 301,95 | 303,15 |
Кожний із цих аспектів побудови кошторису має свої позитивні сторони і призначення. Постатейний кошторис дає змогу узгодити його з кошторисом непрямих витрат (загальновиробничими витратами), а також калькуляціями на окремі вироби підрозділу. Побудова його за елементами витрат показує їх ресурсну структуру, матеріале-, зарплато- і капіталомісткість виробництва і, що важливо, дає змогу чіткіше ув'язати витрати підрозділу (цеху) в цілому з витратами його структурних одиниць (дільниць, робочих місць), оскільки останнім плануються лише окремі їх елементи. На практиці для центрів відповідальності високого рівня домінує постатейна структура кошторисів. Такий кошторис цеху показано в таблиці. Шахматна форма кошторису, у якій витрати групуються постатейно і поелементно, є більш інформативною, вона подана в таблиці. На її основі досить легко розподілити всі витрати на змінні та постійні, що є необхідною умовою "надання кошторису властивості гнучкості при поваріантних обчисленнях і визначенні планових витрат на фактичний обсяг виробництва. Коротко зупинимось на методиці обчислення кошторису за статтями, наведеними в таблицях 1 і 2.