Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" не існує конкретних вимог щодо системи регістрів обліку, які повинні вестися на підприємстві, але визначені загальні принципи формування регістрів бухгалтерського обліку:
інформація, яка міститься в первинних документах повинна систематизуватися на рахунках і в регістрах синтетичного й аналітичного обліку;
регістри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій і підписи осіб, що їх склали;
господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тім звітному періоді, у якому вони були здійснені.
На виконання Програми реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів, Міністерство фінансів України розробило і запропонувало для використання суб’єктам малого підприємництва регістри бухгалтерського обліку для малих підприємств, а також рекомендації по їх заповненню.
Форма даних регістрів, а також методичні рекомендації по їх застосуванню затверджені наказом № 422.
Так як наказ № 422 має рекомендований характер, то підприємство самостійно вибирає найбільш принадну форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів бухгалтерського обліку.
Застосування даних регістрів можливо лише у випадку, коли мале підприємство використовує спрощений План рахунків. У цьому зв'язку підприємства, які використовують загальний План рахунків, не можуть застосовувати регістри бухгалтерського обліку для малих підприємств, затверджені наказом № 422.
Закон "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" не встановлює вимог відносно складу (системи) регістрів, які повинні вестися на підприємстві. Рішення даного питання відноситься до компетенції самого підприємства. При цьому вибір форми бухгалтерського обліку відноситься до заходів по організації бухгалтерського обліку на підприємстві.
При використанні механізованої або автоматизованої форми бухгалтерського обліку важливою умовою є дотримання єдиних засад, встановлених Законом "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні".
9.2. Загальний та спрощений план рахунків
У бухгалтерському обліку для узагальнення методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань і фактах про фінансово господарську діяльність для суб'єктів підприємницької діяльності - юридичних осіб, визнаних відповідно до діючого законодавства суб'єктами малого підприємництва і складаючих фінансову звітність відповідно до норм Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 25 "Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва" (далі - П(С)БО 25) затверджений План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій суб'єктів малого підприємництва, так званий спрощений План рахунків.
Спрощений план рахунків носить рекомендаційний характер. Тому питання, який саме План рахунків застосовувати (спрощений або загальний План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій), суб'єкти малого підприємництва вирішують самостійно. Однак саме застосування спрощеного Плану рахунків є підставою для застосування на сьогоднішній день регістрів бухгалтерського обліку для малих підприємств.
На відміну від загального Плану рахунків, у спрощеному Плані рахунків передбачені тільки синтетичні рахунки, кількість яких дорівнює 25. При цьому облік і узагальнення інформації про забалансові активи і зобов'язання ведеться підприємствами з використанням забалансових рахунків класу 0 "Забалансові рахунки", передбачених загальним Планом рахунків.
Якщо існує потреба деталізації обліково-економічної інформації до синтетичних рахунків спрощеного Плану рахунків підприємством вводяться субрахунки виходячи із призначення рахунків, потреб управління підприємством, використання назв рахунків і субрахунків загального Плану рахунків.
Основні відмінності спрощеного Плану рахунків:
рахунки спрощеного Плану застосовуються, як правило, для обліку і узагальнення інформації про групи активів, капіталу і зобов'язань;
назви рахунків спрощеного Плану збігаються з назвами аналогічних рахунків загального Плану рахунків, за винятком рахунків 40,70 і 84, які в спрощеному Плані рахунків відповідно мають наступні назви:
рахунок 40 "Власний капітал", рахунок 70 "Доходи" і рахунок 84 "Витрати операційної діяльності";
у спрощеному Плані рахунків немає окремого синтетичного рахунку для обліку товарів. Так, облік товарів, транспортно - заготівельних витрат і торговельної націнки ведеться на рахунку 26 "Готова продукція" спрощеного Плану рахунків. Цей рахунок також призначений і для обліку готової продукції;
спрощений План рахунків не містить рахунків класу 9 "Витрати діяльності".
В табл. 9.1. представлено узгодження рахунків загального і спрощеного плану рахунків бухгалтерського обліку.
З метою ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності, що вимагають деталізації доходів і витрат необхідно відкрити ряд субрахунків: до рахунку 40 "Власний капітал" – Статутний капітал; Додатковий капітал; Резервний капітал; Неоплачений капітал.
Для забезпечення необхідної інформації про доходи і витрати в розрізі показників звіту про фінансові результати (форма № 2 - М) деталізації вимагають також рахунки 70 "Доходи", 84 "Витрати операційної діяльності" і 85 "Інші витрати".
Таблиця 9.1
Відповідність рахунків спрощеного та загального плану рахунків
| Спрощений план рахунків | Загальний план рахунків | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 10 | Основні засоби | 10 | Основні засоби |
| 11 | Інші необоротні матеріальні активи | ||
| 12 | Нематеріальні активи | ||
| 13 | Знос необоротних активів | 13 | Знос(амортизація) необоротних активів |
| 14 | Довгострокові фінансові інвестиції | 14 | Довгострокові фінансові інвестиції |
| 15 | Капітальні інвестиції | 15 | Капітальні інвестиції |
| 18 | Інші необоротні активи | 16 | Довгострокова дебіторська заборгованість |
| 18 | Інші необоротні активи | ||
| 20 | Виробничі запаси | 20 | Виробничі запаси |
| 21 | Тварини на вирощуванні й відгодівлі | ||
| 22 | Малоцінні і швидкозношувані предмети | ||
| 23 | Виробництво | 23 | Виробництво |
| 24 | Брак у виробництві | ||
| 26 | Готова продукція | 26 | Готова продукція |
| 27 | Продукція сільськогосподарського виробництва | ||
| 28 | Товари | ||
| 30 | Каса | 30 | Каса |
| 33 | Інші кошти, а саме : 331 " Грошові документи в національній валюті" ; 332 " Грошові документи в іноземній валюті" | ||
| 31 | Рахунки в банках | 31 | Рахунки в банках |
| 33 | Інші кошти, а саме : 333 " Кошти в путі в національній валюті; 334 " Кошти в путі в іноземній валюті" | ||
| 35 | Поточні фінансові інвестиції | 35 | Поточні фінансові інвестиції |
| 37 | Розрахунки з різними дебіторами | 34 | Короткострокові векселі отримані |
| 36 | Розрахунки з покупцями й замовниками | ||
| 37 | Розрахунки з різними дебіторами | ||
| 38 | Резерв сумнівних боргів | ||
| 39 | Витрати майбутніх періодів | 39 | Витрати майбутніх періодів |
| 40 | Власний капітал | 40 | Статутний капітал |
| 41 | Пайовий капітал | ||
| 42 | Додатковий капітал | ||
| 43 | Резервний капітал | ||
| 45 | Вилучений капітал | ||
| 46 | Неоплачений капітал | ||
| 44 | Нерозподілені прибутки( непокриті збитки) | 44 | Нерозподілені прибутки( непокриті збитки) |
| 47 | Забезпечення майбутніх витрат і платежів | 47 | Забезпечення майбутніх витрат і платежів |
| 48 | Цільове фінансування й цільові надходження | ||
| 55 | Інші довгострокові зобов'язання | 50 | Довгострокові позички |
| 51 | Довгострокові векселі видані | ||
| 52 | Довгострокові зобов'язання по облігаціях | ||
| 53 | Довгострокові зобов'язання по оренді | ||
| 55 | Інші довгострокові зобов'язання | ||
| 64 | Розрахунки по податках і платежам | 64 | Розрахунки по податках і платежам |
| 65 | Розрахунки по страхуванню | ||
| 66 | Розрахунки по оплаті праці | 66 | Розрахунки по оплаті праці |
| 68 | Розрахунки по інших операціях | 60 | Короткострокові позички |
| 61 | Поточна заборгованість по довгострокових зобов'язаннях | ||
| 62 | Короткострокові векселі видані | ||
| 63 | Розрахунки з постачальниками ф підрядниками | ||
| 67 | Розрахунки з учасниками | ||
| 68 | Розрахунки по інших операціях | ||
| 69 | Доходи майбутніх періодів | 69 | Доходи майбутніх періодів |
| 70 | Доходи | 70 | Доходи від реалізації |
| 71 | Інший операційний дохід | ||
| 72 | Дохід від участі в капіталі | ||
| 73 | Інші фінансові доходи | ||
| 74 | Інші доходи | ||
| 75 | Надзвичайні доходи | ||
| 79 | Фінансові результати | 79 | Фінансові результати |
| 84 | Витрати операційної діяльності | 84 | Інші операційні витрати |
| 85 | Інші витрати | 85 | Інші витрати |
На рахунку 70 варто відкрити субрахунки "Доходи від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг)", "Інші операційні доходи" і "Інші надзвичайні доходи"; на рахунку 84 для відображення елементів витрат варто відкрити субрахунки по елементах ("Матеріальні витрати", "Витрати на оплату праці", "Відрахування на соціальні заходи", "Амортизація", і "Інші операційні витрати"); на рахунку 85 - субрахунки для обліку інших звичайних і надзвичайних витрат.