9.3. Регістри бухгалтерського обліку застосовані при різних формах
Регістри бухгалтерського обліку для малих підприємств призначені для ведення бухгалтерського обліку:
юридичними особами – суб’єктами підприємницької діяльності будь-якої організаційно-правової форми і форми власності (крім банків) із ознаками малих підприємств;
юридичними особами (крім бюджетних установ), які не займаються підприємницькою (комерційною) діяльністю.
Для цілей застосування наказу № 422 використовується поняття "юридична особа – суб’єкт підприємницької діяльності ... з ознаками малих підприємств”.
Регістри бухгалтерського обліку для малих підприємств побудовані з урахуванням запроваджених П(С)БО, в тому числі з урахуванням спрощених процедур визначення витрат діяльності, приведених у П(С)БО 25 і спрощеного Плану рахунків бухгалтерського обліку.
Зазначені регістри бухгалтерського обліку можуть застосовуватись саме тими малими підприємствами, які для відображення господарських операцій в бухгалтерському обліку застосовують спрощений План рахунків. Таким чином, суб’єктами малого бізнесу, які використовують загальний План рахунків, застосування цих регістрів бухгалтерського обліку неможливо, так як проста і спрощена форми обліку відбудовані із використанням саме спрощеного Плану рахунків бухгалтерського обліку.
Основні умови використання регістрів бухгалтерського обліку для малих підприємств, рекомендованих наказом № 422:
1. Такий суб’єкт підприємницької діяльності повинен відноситись до суб’єктів малого підприємництва у відповідності із діючим законодавством або бути юридичною особою (крім бюджетних установ), яке не займається підприємницькою (комерційною) діяльністю.
2. Такий суб’єкт повинен застосовувати спрощений План рахунків.
3. Такий суб’єкт повинен складати фінансову звітність у відповідності з положеннями П(С)БО 25.
Наказ № 422 спрямований на систематизацію в регістрах бухгалтерського обліку методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, обов’язків і фактів фінансово-господарської діяльності (господарські операції) вищевказаних малих підприємств для накопичення даних і складання фінансової звітності.
Зазначені регістри складаються щомісячно і підписуються головним бухгалтером або особою, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.
Формування даних для запису у регістрах бухгалтерського обліку здійснюється групуванням однакової з економічного змісту інформації первинних документів у допоміжних відомостях, листах-розшифровках і інших зведених документах. При цьому розріз (деталізація) інформації в регістрах бухгалтерського обліку може розширюватись.
Первісні документи поточного місяця комплектуються до кожного регістра бухгалтерського обліку в хронологічному і систематичному (по відношенню до регістру) порядку, нумеруються і переплітаються (підшиваються) з визначенням належності до регістру і періоду.
Господарські операції відображаються у регістрах бухгалтерського обліку в гривнях і копійках, а регістри, у яких систематизовані операції в іноземних валютах – у відповідних вимірювачах іноземної валюти.
Ведення регістрів бухгалтерського обліку і котирування документів первісного обліку здійснюються із застосуванням коду синтетичного рахунку. Після контирування первісних документів їх дані включаються в регістри бухгалтерського обліку із вказівкою на первісному документі номера відповідного облікового регістру і порядкового номеру запису у ньому (номер строки). По документах, дані яких відображені в регістрах бухгалтерського обліку загальним стогом, номер регістру і номер запису вказують на окремому аркуші, що складається у необхідному аналітичному розрізі (деталізації) із наступним перенесенням підсумкових оборотів у вказаний регістр. Цей лист додається до зброшурованих документів.
Всі господарські операції повинні відображатися у регістрах бухгалтерського обліку за той звітний період, у якому такі операції відбулися.
Інформація про господарські операції з регістрів бухгалтерського обліку використовується для складання фінансової звітності, інвентаризаційної і аналітичної роботи.
Систематизація даних про операції з об’єктами забалансового обліку ведеться у Відомості 8 забалансового обліку.
У відповідності до Методичних рекомендацій № 422 узагальнення інформації про господарські операції малі підприємства можуть здійснювати у двох формах бухгалтерського обліку:
1) простій;
2) спрощеній.
Проста форма бухгалтерського обліку застосовується малими підприємствами із незначним документообігом (кількістю господарських операцій), які здійснюють діяльність по виконанню нематеріалоємних робіт і послуг. Вона передбачає використання наступних регістрів бухгалтерського обліку:
1) Журналу обліку господарських операцій по формі додатку 1 до Методичних рекомендацій № 422 (додаток Д);
2) Відомості 3-м по формі додатку 5 до Методичних рекомендацій № 422 – для аналітичного обліку розрахунків по оплаті праці з дебіторами і кредиторами.
В Журналі обліку господарських операцій (далі – Журнал) записи здійснюються на підставі первісних і зведених облікових документів, відомостей про нарахування заробітної плати і амортизації і т.п. із відображенням суми операції на рахунках бухгалтерського обліку.
Первісні документи (розрахунки), які є підставою для запису в Журналі, додаються і нумеруються у порядку запису у ньому із поміткою „Документи до Журналу обліку господарських операцій за _______ місяць 200__ року”.
При необхідності записи господарських операцій продовжуються на вкладних листах до Журналу по формі додатку 2 до Методичних рекомендацій и № 422.
Журнал ведеться щомісячно. Дані строки „Сальдо на кінець місяця” із Журналу за попередній місяць переносяться у строку „Сальдо на початок місяця” Журналу за звітний місяць по кожному рахунку бухгалтерського обліку. Таким чином, відкриття Журналу на поточний місяць супроводжується написом у графі 3 „Сальдо на початок місяця” із вказівкою у графі 4 валюти (ітогу) балансу, а у відповідних з 5 по 46 графах – сальдо по кожному рахунку бухгалтерського обліку.
У графі 3 „Зміст операції” у хронологічному порядку позиційним засобом відображаються господарські операції звітного місяця із визначенням суми операції у графі 4 і одночасно у графах „Дебет” і „Кредит” двох рахунків бухгалтерського обліку, що кореспондують, відповідних видів активів, власного капіталу, обов’язків, доходів і витрат.
Ітогові дані в Журналі визначають підрахунком суми оборотів по дебету і по кредиту усіх рахунків бухгалтерського обліку із виведенням сальдо на кінець місяця (графи 5 – 46). Суми дебетових і кредитових оборотів за місяць повинні бути однаковими і дорівнюватись сумі графи 4 „Сума” у строці „Всього оборотів за місяць”.
У Відомості 3-м відображаються аналітичні дані обліку розрахунків по оплаті праці з дебіторами і кредиторами. Ітогові дані Відомості 3-м без повторення записів, що здійснюються в Журналі безпосередньо із первісних документів, переносяться в Журнал обліку господарських операцій із зазначенням у графі 3 наступного запису: „Відомість 3-м”.
Відомість 3-м складається із двох розділів. У розділі І Відомості 3-м записи групуються по вказаних у неї рахунках шляхом вписування перед початком записів коду і назви відповідного рахунку, відносно якого далі здійснюються записи. У розділі ІІ Відомості 3-м відображаються розрахунки по оплаті праці.
Спрощена форма бухгалтерського обліку застосовується малими підприємствами у випадку, коли не виконуються умови для застосування простої форми бухгалтерського обліку або по власному вибору суб’єкта господарювання.
Вона передбачає узагальнення інформації про господарські операції в регістрах бухгалтерського обліку, представлених у табл. 9.2.
Сума будь-якої операції відображається у відомості обліку по рахунку, що кредитується, у графі рахунку, що дебетується і одночасно (по сумі операції або загальним підсумком оборотів за місяць) в відомості обліку по рахунку, що дебетується, із зазначенням рахунку, який кореспондується. Залишки коштів по відомості повинні бути співставленні із відповідними даними первісних і зведених документів, на підставі яких були зроблені відповідні записи. До таких документів можливо віднести звіт касира, банківські виписки і.т.п. У обов’язковому порядку у відомостях зазначається місяць, за який вони складаються.
Таблиця 9.2
Регістри бухгалтерського обліку що застосовуються при спрощеній формі обліку
| Регістр бухгалтерського обліку | Розділ регістру | Рахунок спрощеного Плану рахунків | Інформація, що відображається (господарська операція) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Відомість 1-м (додаток 3) | Розділ І. Облік готівки і грошових документів | 30 „Каса” | Облік і узагальнення інформації про грошову готівку і грошові документи |
| Розділ ІІ (зворотній бік). Облік грошових коштів та їх еквівалентів | 31 „Рахунки у банках” | Облік і узагальнення інформації про грошові кошти на рахунках у банках, еквівалентах грошових коштів і грошових коштах у шляху | |
| Відомість 2-м „Облік запасів" (додаток 3) | Немає | 20 „Виробничі запаси” | Облік і узагальнення інформації про сировину і матеріали, покупні напівфабрикати і комплектуючи вироби, паливо, тару і тарні матеріали, будівельні матеріали і матеріали, передані у переробку, запасні частини, матеріали сільгосппризначення, інші матеріали, тварин на вирощуванні і відгодівлі, малоцінні і швидкозношувані предмети і транспортно - заготівельні витрати |
| 26 „Готова продукція” | Облік і узагальнення інформації про готову продукцію, товари, транспортно-заготівельні витрати і торгівельну націнку | ||
| Відомість 3-м (додаток 5) | Розділ І. Облік розрахунків з дебіторами і кредиторами, по податках і платежах, облік довгострокових зобов’язань і доходів майбутніх періодів | 37 „Розрахунки з різними дебіторами” | Облік і узагальнення інформації про розрахунки з покупцями і замовниками, з підзвітними особами, з іншими дебіторами, про короткотермінові векселі отримані, про резерв сумнівних боргів |
| 55 „Інші довгострокові зобов’язання” | Облік і узагальнення інформації про довгострокові позики, довгострокові векселі видані, довгострокові зобов’язання по облігаціях, довгострокові зобов’язання по оренді і інші довгострокові зобов’язання | ||
| 64 „Розрахунки по податках і платежах” | Облік і узагальнення інформації про розрахунки по податках, обов’язкових платежах, про податкові зобов’язання, податковий кредит, розрахунки по пенсійному забезпеченню, соціальному страхуванню, страхуванню на випадок безробіття, індивідуальному страхуванню і страхуванню майна | ||
| 68 „Розрахунки по інших операціях” | Облік і узагальнення інформації про розрахунки з постачальниками і підрядниками, із учасниками, про короткотермінові позики, короткотермінові векселі видані, поточну заборгованість по довгострокових зобов’язаннях і розрахунки по інших операціях | ||
| 69 „Доходи майбутніх періодів” | Облік і узагальнення інформації про доходи майбутніх періодів | ||
| Розділ ІІ (зворотній бік). Облік розрахунків по оплаті праці | 66 „Розрахунки по оплаті праці” | Облік і узагальнення інформації про розрахунки по оплаті праці | |
| Відомість 4-м (додаток 6) | Розділ І. Облік необоротних активів та зносу | 10 „Основні засоби" | Облік і узагальнення інформації про основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи |
| 13 „Знос необоротних активів" | Облік і узагальнення інформації про знос основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів | ||
| Розділ ІІ (зворотній бік). Облік капітальних і фінансових інвестицій і інших необоротних активів | 14 „Довгострокові фінансові інвестиції” | Облік і узагальнення інформації про довгострокові фінансові інвестиції | |
| 15 „Капітальні інвестиції” | Облік і узагальнення інформації про капітальні інвестиції | ||
| 18 „Інші необоротні активи” | Облік і узагальнення інформації про довгострокову дебіторську заборгованість, інші необоротні активи | ||
| 35 „Поточні фінансові інвестиції” | Облік і узагальнення інформації про поточні фінансові інвестиції | ||
| Відомість 5-м (додаток 7) | Розділ І. Облік витрат | 84 „Витрати операційної діяльності” | Облік і узагальнення інформації про елементи витрат операційної діяльності: матеріальні витрати, витрати на оплату праці, відрахування на соціальні заходи, амортизацію, інші операційні витрати |
| Розділ ІІ. Облік витрат на виробництво | 23 „Виробництво” | Облік і узагальнення інформації про витрати на основне і допоміжне виробництва, виробничій брак | |
| Розділ ІІІ. Облік доходів і фінансових результатів | 44 „Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)” | Облік і узагальнення інформації про нерозподілені прибутки (непокриті збитки), про використання прибутку | |
| 70 „Доходи” | Облік і узагальнення інформації про доходи від реалізації, інших операційних , інших звичайних і надзвичайних доходах, відрахуваннях із доходу | ||
| 79 „Фінансові результати” | Облік і узагальнення інформації про фінансові результати | ||
| Розділ IV. Облік власного капіталу, витрат майбутніх періодів, забезпечення майбутніх витрат і платежів | 39 „Витрати майбутніх періодів” | Облік і узагальнення інформації про витрати майбутніх періодів | |
| 40 „Власний капітал” | Облік і узагальнення інформації про уставний, пайовий, додатковий, резервний, несплачений і вилучений капітал | ||
| 47 „Забезпеченість майбутніх витрат і платежів” | Облік і узагальнення інформації про забезпеченість майбутніх витрат і платежів, цільове фінансування і цільові надходження | ||
| Сальдова відомість (додаток 8) | Немає | Усі рахунки спрощеного Плану рахунків | Узагальнення даних регістрів бухгалтерського обліку по кожному рахунку бухгалтерського обліку (по дебету і кредиту кожного рахунку окремо) |
Тема 10. Облік коштів, їх еквівалентів і грошових документів на підприємствах малого бізнесу