Прощение долга по существу является одним из видов дарения. Прощенная долга является прочим доходом и отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».
При прекращении обязательств новацией происходит замена одного обязательства другим. Эта замена на синтетических счетах не отражается; осуществляются отметки в аналитическом учете.
При прекращении обязательств в следствие ликвидации юридического лица и при списании кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывают по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».
При автоматизации учета на основании выписок банка составляются машинограммы синтетического и аналитического учета по каждому счету, применяемому для учета расчетов с поставщиками и покупателями ( «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», «Расчеты с покупателями и заказчиками», «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям»). Эти машинограммы служат основанием для разработки машинограмм – оборотных ведомостей по счетам, по итоговым данным которых делаются записи в Главную книгу.
Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику. Построение аналитического учета должно обеспечивать получение данных в разрезе поставщиков:
- о задолженности поставщикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
- по неоплаченным в срок расчетным документам;
- по неотфактурованным поставкам;
- авансам выданным;
- по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
- по просроченным векселям;
-по полученному коммерческому кредиту и др.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется бухгалтерская отчетность, ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно.
Глава 2
Методика проведения аудиторской проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.
2.1. Источники информации для проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
Главной целью проверки является установление соответствия совершенных операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками действующему законодательству и достоверность отражения этих операций в бухгалтерской отчетности
Согласно основной цели аудитору в первую очередь необходимо проверить наличие договоров с поставщиками и подрядчиками, правильность их оформления и соответствие содержания договоров экономическому смыслу совершенных сделок. Все сделки с поставщиками и подрядчиками можно разделить на две группы в зависимости от предмета и сущности заключаемых договоров.
Первая группа - расчеты с поставщиками и подрядчиками по договорам приобретения любых товаров и имущественных прав. Основные формы договоров заключаемых в этой группе это договора: поставки; договор купли-продажи; энергосбережения; мены.
Вторая группа – расчеты с подрядчиками. Предметом договора этой группы является выполнение определенной работы и сдача ее результата заказчику. Основные формы договоров данной группы это договора: возмездного оказания услуг, договор подряда.
Такое деление на группы существует за счет специфики разных подходов при проведении аудита договоров внутри каждой группы. Основная разница состоит в используемых приемах сбора аудиторских доказательств и порядке построения аудиторской выборки.
В ходе аудита участка расчетов с поставщиками и подрядчиками обязательной проверке подлежат: поступление товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг); в том числе и неотфактурованные поставки и поставки, обеспеченные векселями; выставленные поставщикам и подрядчикам претензии; списанные безнадежные к взысканию долги; выданные авансы и полученные коммерческие кредиты. Особое внимание должно быть уделено просроченной задолженности с истекшим сроком исковой давности. Аудитор обязан выяснить причины возникновения такой задолженности и уточнить, какие были приняты меры к ее взысканию. При дебиторской задолженности необходимо установить дату и причину ее возникновения.
Если среди контрагентов предприятия есть поставщики-нерезиденты, осуществляющие поставки за иностранную валюту, необходимо выяснить, как велся учет курсовых разниц, и уточнить, производился ли пересчет остатков по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на отчетную дату. При наличии поставщиков-резидентов, договоры на поставку от которых выражены в иностранной валюте (или в условных единицах), необходимо определить, каким образом в учете отражались курсовые разницы, возникшие до даты принятия товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) к учету до и после этой даты.
При применении в организации журнально-ордерной формы бухгалтерского учета все операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками отражаются в журнале-ордере №6. При ведении учета с использованием средств автоматизированной обработки данных все операции группируются в различных аналитических карточках и ведомостях аналитического и синтетического учета.
Данные аналитического и синтетического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками должны давать полное представление о расчетах:
- с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
- с поставщиками и подрядчиками по не оплаченным в срок расчетным документам;
- с поставщиками по неотфактурованным поставкам;
- по выданным авансам;
- с поставщиками и подрядчиками по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
- с поставщиками и подрядчиками по просроченным оплатой векселям;
- с поставщиками по полученному коммерческому кредиту и др.
Основными источниками для проверки данного раздела учета являются:
- договоры на поставку товарно-материальных ценностей (выполнение работ, оказание услуг);
- счета-фактуры поставщиков (при импортных операциях – таможенные декларации);
- накладные на поступившие товарно-материальные ценности, акты выполненных работ;
- документы оплаты поставщикам (кассовые, банковские, акты о взаимозачетах и др.);
- журналы регистрации счетов-фактур;
- книга покупок;
- регистры аналитического и синтетического учета.
2.2. Проверка организации внутреннего контроля по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Перед составлением плана и программы проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками сначала оценивают качество состояния внутреннего контроля по учету операций с поставщиками и подрядчиками. Для этой цели проводят опрос письменный и устный работников организации. Это позволяет выявить наиболее слабые места в системе учета расчетов и определить дальнейшее направление проверки. В основном проверяют работы, которые совсем не подвергались контролю либо мало контролировались бухгалтерией или другой внутренней службой предприятия.
Аудитор составляет таблицу с перечнем процедур контроля и возможных методов организации внутреннего контроля на предприятии, наличие которых аудитор выявляет в ходе опроса. Примерный перечень таких процедур и методов организации внутреннего контроля представим в таблице №5.
Заполнив две последние графы такой таблицы, аудитор уже с достаточной степенью определенности может оценить действующую на предприятии систему внутреннего контроля применительно к разделу учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Положительный ответ на каждый из первых предложенных методов достижения поставленных двенадцати задач говорит о наличии очень высокого уровня системы внутреннего контроля в организации. Но не всегда положительные ответы на первые предложенные методы обязательно должны подтверждаться рабочими документами службы внутреннего контроля.
Таблица №5
Оценка состояния внутреннего контроля
| Наиме- нование процедур контроля | Конечные задачи процедуры контроля | Возможные методы проведения процедуры контроля на предприятии | Оценка наличия внут- реннего контро-ля | При- ме-ча-ние | |
| «+» | «-« | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1.Контроль законности соверше-ния опера-ции и создания первич-ного документа | 1.Все хозяйствен-ные операции совершаются в учете с письмен- ного разрешения руководства или уполномоченных на то лиц | Систематическая проверка первич- ной документации на наличие не- обходимых подписей службой внутреннего контроля | |||
| Отказ в принятии документа в об- работку работниками бухгалтерии без необходимых подписей | |||||
| Отказ конкретных исполнителей в исполнении хозяйственной опе- рации без необходимых письмен- ных распоряжений | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 2.Все хозяйствен- ные операции совершаются в строгом соответст- вии с заключен- ными договорами и действующим законодатель- ством | Проверка службой внутреннего контроля соответствия произве- денных и зафиксированных на но- сителе операций хозяйственным договором и действующему зако- нодательству | ||||
| Визирование договоров и прочих юридических актов главным бух- галтером или другим уполномо- ченным работником бухгалтерии | |||||
| 2.Фор- мальная проверка докумен- тации на наличие всех обя- зательных реквизитов | 3.Весь массив первичных доку- ментов в части наличия необхо- димых реквизитов отвечает требова- ниям законода- тельства о бухгал- терском учете | Систематическая проверка службой внутреннего контроля наличия всех обязательных реквизитов в документах | |||
| Контроль со стороны работников бухгалтерии, обрабатывающих кон- кретные документы, за правильно- стью оформления документов | |||||
| 3.Соответ- ствие пер- вичной докумен- тации регисриру- емым опе- ративным фактам | 4.Достижение уверенности в том, что на каждую операцию составлен доку- мент, верно зафи- ксировавший со- вершенный опе- ративный факт | Систематическая проверка службой внутреннего контроля соответствия созданных и полученных первич- ных документов экономическому смыслу операции | |||
| Арифметический и логический кон- тролль со стороны работников бух- галтерии, обрабатывающих доку- ментацию, за соответствием совер- шенной операции оформленному оправдательному документу | |||||
| 4.Контроль полноты регистра- ции пер- вичных докумен- тов | 5.Достижение уве- рености, что все первичные доку- менты на пред- приятии будут введены и обра- ботаны | Проверка службой внутреннего контроля полноты регистрации документов в учетных регистрах | |||
| Единая нумерация первичной до- кументации, контроль со стороны бухгалтероии за отклонениями в нумерации документов, ведение журналов регистрации первичных учетных документов | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 5.Контроль точности регистра-ции и об- работки первичных докумен-тов | 6.Точный количес- твенный и качес- твенный перенос данных из доку- мента в систему учета | Проверка службой внутреннего контроля соответствия занесения данных из первичного документа в систему бухгалтерского учета | |||
| Автоматический ввод бухгалтер-ской проводки с документа с помощью программных продуктов | |||||
| Обязательная контировка первич-ных документов бухгалтером, про- изводящим их обработку | |||||
| 6.Контроль своевре- менности регистра-ции и об- работки первичных докумен-тов | 7.Достижение уверенности в том, что принцип временной опре- деленности на предприятии соб-люден | Проверка службой внутреннего контроля соответствия даты доку- мента дате его регистрации в учет-ном регистре | |||
| Проведение инвентаризации и све- рок расчетов в целях установления реальности числящихся в учете сумм на определенную дату | |||||
| Система поощрений и наказаний за выполнение бухгалтером – испол- нителем своих обязанностей, в том числе за своевременность регис- трации документов | |||||
| 7.Контроль докумен-топотоков | 8.Достижение уверенности в том, что на пред-приятии исполня-ются действую-щие графики доку-ментооборота | Проверка службой внутреннего контроля исполнения функций пер-сонала, участвующего в системе до-кументооборота в соответствии с действующими графиками | |||
| Контроль со стороны бухгалтерии за сроками оборота документов | |||||
| 8.Контроль защиты ин-формации при орга-низации обработки и регистра-ции доку-ментов | 9.Достижение уверенности в том, что в процес-се регистрации и обработки инфор-мации вся первич-ная документация будет защищена от несанкциони-рованного доступа | Проверка службой внутреннего контроля организации хранения документов в процессе текущей де-ятельности | |||
| Определение круга лиц, имеющих право доступа к той или иной доку-ментации, контроль со стороны ра-ботников бухгалтерии за докумен-тами, находящимися у них на обра-ботке | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 9.Контроль системы защиты ин-формации в условиях КОД | Практика введения паролей на автоматизированных рабочих месс-тах (АРМ), установление системным оператором определенного поряд-ка доступа к информации с другого АРМ | ||||
| 10.Кон-троль орга-низации хранения докумен-тов | 10.Достижение уверенности в том, что в органи-зованной на пред-приятии системе хранения доку-ментов не будет допущено утери или исправления первичной доку-ментации | Проверка службой внутреннего контроля соблюдения требований нормативных актов в части органи-зации архивной службы | |||
| Контроль со стороны бухгалтерии за соблюдением сроков сдачи до-кументации в архив и сроков хране-ния первичной документации | |||||
| Инвентаризация дел в архивах | |||||
| 11.Кон-троль за истребо-ванием кредитор-ской за-долженности | 11.Достижение уверенности в том, что с любой сомнительной или просроченной за-долженностью на предприятии будет проводить-ся необходимая работа по ее ис-требованию | Систематическая проверка службой внутреннего контроля (ВК) своевре-менности предъявления претензий поставщикам и своевременности подачи дел в арбитражные суды и отслеживание результатов про-веденных мероприятий | |||
| Контроль со стороны бухгалтерии за своевременностью истребования задолженности | |||||
| 12.Кон-троль за правиль-ностью отражения операций на счетах бухгалтер-ского учета | 12.Достижение уверенности в том, что все опе-рации по расчетам с поставщиками и подрядчиками бу-дут отражены на соответствующих экономическому смыслу совершен-ной операции сче-тах бухгалтерского учета | Использование на предприятии автоматизированных средств обра-ботки данных, в которых реализо-вана возможность автоматического формирования корреспонденции счетов по типовым операциям | |||
| Контроль со стороны службы внут-реннего контроля и главного бух-галтера (или другого ответствен-ного лица) за правильностью про-изведенных на счетах записей | |||||
| Разработка типовых корреспонден-ций счетов без дальнейшего кон-троля за их соблюдением | |||||
После проведения анализа системы внутреннего контроля аудитор определяет, каким образом на предприятии организован обмен информацией между службой внутреннего контроля и органом управления предприятия. Это важный момент в понимании организации учета на предприятии, так как сами по себе результаты внутреннего контроля лишь свидетельствуют о допущенных нарушениях и ошибках, но не являются подтверждением того, что обнаруженные ошибки нарушения будут исправлены. Аудитор должен выяснить, какие действия со стороны руководства и непосредственных исполнителей были приняты после того, как служба внутреннего контроля выявила конкретные недостатки в системе учета.