Оплата податку на додану вартість, який включений до ціни, товару, робіт, послуг, здійснюється за тим кодом економічної класифікації видатків, за яким здійснюється основний платіж. Крім того, за відповідними кодами економічної класифікації видатків сплачуються податки та збори, що згідно із законодавством перераховуються відповідно до укладених цивільно-правових договорів (угод).
Оплата донарахованих платежів (крім штрафів і пені), визначених контролюючими органами відповідно до чинного законодавства, та відсотків річних від простроченої суми договору проводиться за тим кодом, за яким має бути проведений основний платіж
Як бачимо з наведеної економічної класифікації видатків, вони різноманітні як за складом, так і за економічним змістом.
Знання економічної класифікації видатків забезпечують ведення аналітичного обліку касових і фактичних видатків відповідно до кошторису установи.
2.4 Облік видатків загального та спеціального фондів
Касові видатки – усі суми, проведені органом Державного казначейств або установою банку з реєстраційного, спеціального реєстраційного, поточного рахунку як готівкою, так і у формі безготівкової оплати рахунків.
Під касовими видатками розуміють суми, отримані установами з реєстраційних або поточних рахунків для використання.
Основним завданням обліку касових видатків є забезпечення контролю за цільовим витрачанням коштів бюджету згідно із затвердженим кошторисом установи. Однак за цими видатками неможливо визначити фактичне використання коштів, тому що окремі суми можуть бути нараховані, але не виплачені. Касові видатки показують суму асигнувань, які одержала і витратила установа за окремими кодами економічної класифікації видатків, що дає змогу мати дані про касове виконання кошторису та про залишки невикористаних асигнувань на певну дату. Повернення грошових коштів на рахунки проводиться до відновлення, тобто зменшення касових видатків. Касові видатки бюджетних установ, які фінансуються через органи Державного казначейства, обліковуються двічі: один раз в органі казначейства (під час списання коштів з реєстраційного рахунку установи) і другий раз – в самій установі (під час отримання виписки органу казначейства з реєстраційного рахунку).
Фактичні видатки – це дійсні витрати коштів бюджетної установи, оформленими відповідними первинними документами і здійсненні за рахунок коштів загального та спеціального фондів бюджету, а також нараховані або проведені. До них належать видатки за неоплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою, але не виплаченою заробітною платою та стипендіями. Їхній облік дає змогу контролювати хід виконання кошторису установою загалом та дотримання встановлених норм видатків за окремими кодами економічної класифікації. Ці видатки відображають фактичне виконання норм, затверджених кошторисом, вони є показником кінцевого виконання кошторису установи, тому під час виконання планового обсягу робіт вони повинні відповідати сумам асигнувань за кошторисом.
Такий розподіл видатків як об’єктів обліку визначається необхідністю контролю з боку держави за використанням коштів, при цьому облік касових видатків забезпечує інформацією про касове виконання кошторису та залишки невикористаних асигнувань на кожну конкретну дату, а облік фактичних видатків дає змогу контролювати як перебіг фактичного виконання кошторису видатків установ загалом, так і дотримання встановлених норм за окремими статтями й структурними підрозділами.
Фактичні видатки, як правило, не збігаються з касовими ні в часі, ні в сумі. У сучасних умовах фактичні видатки часто перевищують касові, бо не завжди фінансування з бюджету дає змогу вчасно погасити заборгованість із заробітної плати, за енергоносії та інші господарські витрати бюджетних установ. Якщо частина грошових коштів на рахунках у банку чи казначействі скеровується на поповнення запасів матеріалів, рахується в розрахунках (дебіторська заборгованість), залишається невитраченою у вигляді підзвітних сум і готівки в касі або використовується на погашення кредиторської заборгованості, що виникла раніше, фактичні видатки менші за касові.
Якщо касові і фактичні видатки збігаються в часі, вони називаються прямими видатками.
Фактичні видатки за КЕКВ 1111,1112,1120,1342, як правило, випереджають касові. Це пов’язано з тим, що нарахування заробітної плати, стипендії та внесків на соціальне страхування здійснює раніше, ніж перерахування платежів і отримання грошових коштів до каси для виплати.
Касові видатки приблизно відповідатимуть у часі фактичним у разі придбання основних засобів та нематеріальних активів, оскільки вартість придбання зазначених активів одразу списують на фактичні видатки (під час формування фонду необоротних активів). Якщо кошти, отриманні з банку чи казначейства, витрачені за прямим призначенням відповідно до кошторису (наприклад, видатки за електроенергію, газ, воду, телефон, поточний ремонт та інші послуги), то фактичні видатки збігаються з касовими.
За іншими кодами економічної класифікації видатків бюджету касові видатки найчастіше випереджають фактичні. Так, під час придбання господарських товарів, медикаментів, продуктів харчування, бензину спочатку, звичайно оплачується рахунок постачальника (касові видатки), потім – оприбутковуються оплачені цінності, а вже потім – їх списують (фактичні видатки).
Якщо фактичні видатки перевищують касові, це свідчить або про погашення дебіторської заборгованості на початок звітного періоду, або про виникнення кредиторської заборгованості на кінець звітного періоду через отримання товарів, робіт, послуг без попередньої оплати. Крім того, перевищення фактичних видатків над касовими за статтями видатків на придбання продуктів харчування, медикаментів, канцтоварів, видатків на утримання автотранспорту, капітальний ремонт може бути наслідком списання у поточному звітному періоді майна, придбаного у попередньому звітному періоді.
Якщо касові видатки перевищують фактичні, це свідчить про погашення кредиторської заборгованості, наявної на початок звітного періоду, або про виникнення дебіторської заборгованості наприкінці звітного періоду в результаті попередньої оплати.
Касові та фактичні видатки установи є окремими етапами руху бюджетних коштів та об’єктами бухгалтерського обліку. Суми видатків відображають за кожним із рахунків бухгалтерського обліку один раз, а за КЕКВ – двічі (за фактичними та касовими видатками). Це необхідно для організації аналітичного обліку фактичних і касових видатків.
Касові та фактичні видатки пов’язані між собою. Тому розподіл і одночасний взаємозв’язок дають змогу, аналізуючи видатки одержати повну інформацію щодо використання бюджетних коштів і здійснювати своєчасний контроль за їх цільовим використанням.
Залежність касових та фактичних видатків за КЕКВ можна записати у вигляді формули:
Фактичні видатки за звітний період +
+ Кредитовий залишок на початок року –
- Дебетовий залишок на початок року –
- Кредитовий залишок на кінець звітного періоду +
+ Дебетовий залишок на кінець звітного періоду =
= Касові видатки за звітний рік (період)
Ув’язуючи у такий спосіб касові та фактичні видатки за всіма КЕКВ та окремо за видатками, здійсненими за рахунок доходів загального і спеціального фонду бюджету (щодо кожного виду доходів), можна не тільки встановити причини невідповідності сум касових та фактичних видатків за рахунок впливу дебіторсько-кредиторської заборгованості або залишків матеріальних цінностей на початок та кінець періоду, за який виконується механізм ув’язки, а й виявити помилки за процедурами їх обліку. Якщо, припустімо, вартість запчастин, придбаних за рахунок коштів спец фонду, списано на бюджетні видатки, то при ув’язці косових видатків із фактичними за видатками, проведеними за рахунок доходів загального фонду бюджету за КЕКВ 1131, видатки не співпадатимуть на суму неправильного списання. На таку саму суму не ув'яжуться видатки за КЕКВ 1131, здійснені за рахунок доходів спеціального фонду бюджету. Наприкінці року така помилка може призвести до перекручення результатів виконання кошторису за загальним та спеціальним фондами бюджету. Якщо нарахована заробітна плата відображена в обліку як фактичні видатки за КЕКВ 1111, а її отримано в касу за рахунок коштів, що призначалися для видатків за КЕКВ 1120, то при ув’язуванні касових видатків із фактичними за кодами 1111 і 1120 розбіжність відповідатиме сумі завищення касових видатків за КЕКВ 1120.
Порядок обліку касових і фактичних видатків регулюється «Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ» та «Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ», затвердженими ДКУ 10.12.1999 року №114. Облік касових видатків ведеться на синтетичних рахунках 31 «Рахунки в банках» та 32 «Рахунки в казначействі» у розрізі відповідних субрахунків. Облік фактичних видатків ведеться на активних витратних рахунках класу 8 «Видатки» Плану рахунків бюджетних установ. Аналітичний облік касових видатків ведеться у розрізі поточних чи реєстраційних рахунків у розрізі кодів функціональної та економічної класифікації. Касові видатки накопичуються за кредитом цих рахунків, а за дебетом записуються суми, спрямовані на відновлення касових видатків, суми фінансування, що надійшли. Для аналітичного фактичних видатків бюджетних установ призначено спеціальну «Картку аналітичного обліку фактичних видатків» типової форми, затвердженої наказом Державного казначейства України від 06.10.2000 року №100, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 25.10.2000 року за №747/4968 одночасно з формою картки обліку касових видатків.
Картка фактичних видатків ведеться щомісячно у розрізі кодів економічної класифікації видатків. Для кожного коду функціональної класифікації видатків, для загального та спеціального фондів, для кожного виду коштів спеціального фонду складаються окремі картки. Записи в картки про суми фактичних видатків здійснюються на підставі даних меморіальних ордерів і доданих до них первинних документів. Суми відшкодованих фактичних видатків записують на зворотному боці картки.