Порівняльний аналіз касових і фактичних видатків та фінансування можна здійснювати у встановлені строки шляхом порівняння органів казначейства про касові видатки та звітності установи, про фактичні видатки між собою та із затвердженим кошторисом. Такі перспективи стають доволі реальними при впровадженні в бюджетних установах автоматизованого обліку видатків з використанням персональних новітніх програм.
Перший етап такої перевірки передбачає зіставлення фактично проведених касових видатків за кодами економічної класифікації видатків (суми здійснених розрахунків з працівниками установи, з бюджетом за відрахуваннями із заробітної плати, з постачальниками товарів і послуг) із затвердженими кошторисними призначеннями і порівняння цих двох показників з фактично проведеними видатками за відповідними кодами економічної класифікації (суми нарахованої заробітної плати і відрахувань з неї, вартості отриманих і витрачених послуг – оплачених і неоплачених). У результаті такого порівняння визначаються відхилення відповідних показників, які є об’єктом аналізу. При цьому необхідно проаналізувати, чому виникли відхилення, пов'язати їх із наявною дебіторською та кредиторською заборгованістю тощо.
Загальну суму касових і фактичних видатків можна визначити та перевірити на підставі даних балансу (форма №1).
Касові видатки визначаються за формулою:
Кв= Зп+А-Зк,
де Зп – залишок грошових коштів на початок року, А – асигнування, що надійшли за рік, Зк – залишок грошових коштів на кінець року.
Фактичні видатки визначаються за формулою:
Фв= Кв+ КЗк-КЗп + Мк-Мп+ДЗк-ДЗп,
де Кв – загальна сума касових видатків, КЗк – кредиторська заборгованість на кінець року, КЗп – кредиторська заборгованість на початок року, Мк – залишки на субрахунках матеріалів на початок року, ДЗк – дебіторська заборгованість на кінець року, ДЗп – дебіторська заборгованість на початок року.
Аналіз проводиться шляхом порівняння касових видатків із сумою бюджетного фінансування, яка надійшла, а фактичних – із сумою бюджетних асигнувань загалом за уточненим кошторисом та за окремими кодами економічної класифікації. Крім того касові та фактичні видатки порівнюють між собою.
Результатом такого аналізу є з'ясування, чи не перевищують касові видатки отримане фінансування, чи фактичні видатки проведені в межах кошторису і чи не проводились понад затверджену суму видатки за одними кодами за рахунок невикористаних асигнувань і зменшення видатків за іншими кодами. Такі відхилення відповідно до вимог статті 51 Бюджетного кодексу України від 21 червня 2001 року є порушенням фінансово-бюджетної дисципліни.
Причини відхилень проведених видатків від кошторису за даними аналізу з'ясовують за кожним кодом економічної класифікації витрат, встановлюють, за рахунок чого вони виникли та як впливають на фінансово-господарську діяльність установи.
Наприклад, перевищення касових видатків над кошторисними призначеннями за кодом 1110 «Оплата праці» допускається лише у випадку, якщо наприкінці фінансового року заробітна плата працівників за другу половину грудня виплачується у січні наступного року та якщо протягом звітного періоду проводяться підвищення заробітної плати або доплата до розміру мінімальної плати і на це не виділяються додаткові асигнування. Таке перевищення виправдане за умови, якщо керівництвом не допускалися безпідставні виплати премії, матеріальної допомоги та інших стимулюючих платежів.
Порівняння касових і фактичних видатків із сумами одержаного фінансування за відповідними кодами економічної класифікації видатків забезпечує контролю з боку держави (в особі відповідних розпорядників коштів, фінансових органів та органів Державного казначейства) за станом виконання кошторису доходів і видатків, розрахунків з підрядниками, постачальниками, різними кредиторами, за доцільністю використання виділених коштів згідно з їхнім цільовим призначенням. Таке порівняння дає змогу виявити факти порушення фінансової дисципліни, безпідставного, нецільового використання державних коштів.
Перелік фактичних видатків, що забезпечують фінансування із загального фонду Державного бюджету, залежить від основного виду діяльності бюджетної установи та її можливостей самостійного отримання коштів для своєї діяльності. Найчастіше до таких видатків належать видатки на заробітну плату та нарахування на неї, видатки на оплату харчування та обмундирування, оплата комунальних послуг тощо.
Проте до фактичних видатків загального фонду не можна зарахувати усі видатки бюджетної установи. Це пов'язано, насамперед, з обмеженістю коштів державного та місцевого бюджетів. Саме тому такі установи повинні визначати способи для забезпечення інших видатків. Надходження матеріальних і грошових цінностей з джерел, не пов’язаних з фінансуванням із загального фонду бюджету відповідного рівня, є доходами спеціального фонду. Ці доходи, як і видатки, що будуть здійсненні за їхній рахунок, також повинні бути передбаченні в кошторисі.
Розподіл видатків на касові та фактичні, їх облік та аналіз дасть змогу посилити контроль над витрачанням бюджетних коштів, підвищити економію за рахунок зменшення витрат, покращити процедуру планування майбутніх витрат та аналізу видатків минулих років за окремими видами класифікації.
Отже касові і фактичні видатки є окремими етапами руху бюджетних коштів та об’єктами бухгалтерського обліку, але плануються і обліковуються за єдиною номенклатурою видатків.
У процесі реформування бюджетної класифікації видатків необхідно враховувати як міжнародну практику обліку діяльності державного сектора, так і економічної реалії розвитку України.
Бюджетні організації під час здійснення своєї діяльності можуть одержувати у своє розпорядження кошти не тільки з бюджету, а й з інших джерел.
Починаючи з 2000 р., усі позабюджетні кошти установ і організацій, що утримуються за рахунок асигнувань з державного або місцевого бюджетів, включаються до спеціального фонду бюджету як власні надходження цих установ та організацій і відповідні спеціальні видатки. Тобто усі позабюджетні кошти таких установ з 2000 р. враховуються у складі спеціального фонду державного бюджету і по суті є бюджетними їх надходження та витрачання планується в кошторисі доходів і видатків бюджетної установи.
Кошти, одержувані бюджетними організаціями, крім асигнування з бюджету, називаються позабюджетними (коштами спеціального фонду), і до них відносяться кошти, отримані від виконання робіт, надання послуг, реалізації продукції чи іншої діяльності, не забороненої чинним законодавством. Ці кошти, відповідно до Закону України «Про державний бюджет України», враховуються в складі спеціального фонду кошторису бюджетної установи.
Залежно від принципу походження і використання позабюджетні кошти поділяються на:
– Спеціальні кошти
– Суми за дорученнями
– Депозитні кошти
– Інші позабюджетні кошти
Спеціальні кошти – це доходи бюджетних установ і організацій, які вони отримують від надання платних послуг, виконання робіт, реалізації продукції або іншої діяльності, що провадиться на підставі відповідних нормативно-правових актів, і використовують за цільовим призначенням згідно з кошторисом доходів і видатків установи.
Суми на виконання окремих доручень (суми за дорученнями) – це кошти, які бюджетні установи отримують від фізичних і юридичних осіб та благодійних фондів для виконання окремих доручень або використання за цільовим призначенням, визначеним особою, що надає такі кошти.
Інші власні надходження – це надходження, не включені до складу спеціальних коштів або сум за дорученнями.
Субвенції, одержані з інших бюджетів, – це кошти, виділені з бюджету іншого рівня органам державної влади, що утримуються за рахунок державного бюджету, для виконання делегованих законами України повноважень органів місцевого самоврядування, або інших, визначених законодавством, функцій.
Інші доходи – це інші кошти спеціального фонду бюджету, включені до кошторису установи, крім інших власних надходжень.
Крім коштів спеціального фонду, окремим бюджетним установам можуть надходити кошти, що їм не належать і які необхідно перерахувати за призначенням при настанні відповідних умов. Це так звані депозитні суми. Вони не належать до коштів спеціального фонду і в кошторисі не плануються.
Розпорядниками коштів спеціального фонду є керівники бюджетних установ, яким надано право розпоряджатися бюджетними асигнуваннями. Планування доходів і видатків спеціального фонду здійснюється в тому ж кошторисі, що й бюджетних коштів загального фонду, а їх облік ведеться за єдиним планом рахунків і на єдиному балансі. Операції з коштами спеціального фонду оформляються тими ж первинними документами; щодо них діє та ж сама класифікація видатків, що й для коштів загального фонду бюджету. Але облік операцій з коштами спеціального фонду ведуть у бюджетних установах на окремих, спеціально призначених для цього рахунках.
Для зберігання коштів спеціального фонду і проведення операцій з ними бюджетним установам відкриваються поточні рахунки в уповноважених установах банків, в яких їм відкрито поточні бюджетні рахунки, або спеціальні реєстраційні рахунки у відповідних органах ДКУ. При цьому в органах ДКУ для установи може бути відкрито не більше чотирьох спеціальних реєстраційних рахунків за всіма видами позабюджетних коштів.
У сучасних умовах питома вага спеціальних коштів у кошторисі доходів і видатків окремих установ значна, тому важливого значення набуває правильно організований облік цих коштів, завдання якого такі: