Розрахункові норми як середні норми видатків на розрахункову одиницю встановлюють відомства за згодою з фінансовими органами, наприклад видатки – код 1165 – оплата інших видів енергії – на одне ліжко в стаціонарному відділенні. Визначаючи рівень розрахункових норм, враховують умови діяльності бюджетної установи. Наприклад, норми видатків на вугілля, дрова встановлюють з урахуванням тривалості опалювального сезону у конкретній місцевості.
Під час визначення обсягів видатків з бюджету розпорядників нижчого рівня головні розпорядники повинні врахувати об’єктивну потребу в коштах кожної установи, зважаючи на її основні виробничі показники і контингенти, які встановлюють для установ (кількість підопічних у стаціонарному відділенні, кількість обслуговуваних у відділенні соціальної допомоги вдома, у швейній та перукарській майстернях), обсяг виконуваної роботи, штатну чисельність, необхідність погашення дебіторської та кредиторської заборгованості і реалізації окремих програм і намічених заходів щодо скорочення витрат у плановому періоді.
Під час визначення видатків у проектах кошторисів установи повинен забезпечуватися суворий режим економії коштів і матеріальних цінностей. Обов’язковим є виконання вимоги щодо першочергового забезпечення бюджетними коштами видатків на оплату праці з нарахуваннями, а також господарське утримання установи. До кошторисів можуть включатися тільки видатки, передбачені законодавством, необхідність яких зумовлена характером діяльності цієї установи. Видатки на придбання обладнання, капітальний ремонт приміщень тощо, які не є першочерговими, можуть передбачатися лише за умови забезпечення коштами невідкладних витрат і відсутності заборгованості.
Видатки за загальним фондом планують на підставі пріоритетності заходів, які виконує бюджетна установа, а також можливості фінансування цих заходів із загального фонду державного бюджету України. Враховують обсяги видатків, які доводить бюджетній установі розпорядник вищого рівня.
Видатки установи за рахунок бюджетних коштів передбачаються відповідно до нормативно-правових актів, що визначають порядок формування обсяги витрат за їхніми категоріями, кожна з яких обов’язково обґрунтовується відповідними розрахунками. Видатки на заробітну плату за рахунок спеціальних коштів обчислюється залежно від обсягу діяльності, що здійснюється за рахунок цих коштів, із застосуванням норм, які використовують установи аналогічного профілю. Установи мають право брати зобов’язання та втрачати бюджетні кошти на потреби і в межах, установлених затвердженими кошторисами і планами асигнувань.
Фінансуються видатки за статтями кошторису доходів і видатків на заробітну плату та нарахування на заробітну плату в першочерговому порядку. Заробітна плата працівників бюджетних установ у межах утвореного в установленому порядку фонду оплати праці складається із посадового окладу або тарифної ставки, премії, доплати за суміщення професій (посад), інших надбавок і доплат відповідно до чинних нормативних актів.
Асигнування, передбачені у видатковій частині єдиного кошторису доходів і видатків установи, мають забезпечувати повне фінансування витрат цієї установи. Для цього чисельність працівників установи, яка пропонується до затвердження за штатним розписом, повинна відповідати фонду заробітної плати, який планується, а витрати на господарське утримання – наявним джерелам фінансування.
Асигнування на централізовані заходи, які здійснюють головні розпорядники, включаються до кошторисів тільки у разі, коли виконання таких заходів за рахунок коштів бюджету не суперечить законодавству. До централізованих заходів належать заходи з організації та здійснення безпосередньо апаратом головного розпорядника або апаратом уповноваженого ним розпорядника нижчого рівня або уповноваженою ним установою закупівель товарів, робіт і послуг у межах реалізації національних і державних програм, а також загальнодержавних заходів програмного характеру для забезпечення відповідними товарами, роботами, послугами закладів та установ системи головного розпорядника.
На підставі зазначених розрахунків з урахуванням доведених граничних норм видатків бюджету складаються і подаються в установлені терміни кошториси головному розпорядникові коштів. Забороняється прийняття в кошторисах сум, не підтверджених розрахунками і економічними обґрунтуваннями.
У тижневий термін після опублікування закону про Державний бюджет України, відповідного рішення Верховної Ради АР Крим та місцевих рад Мінфін, Міністерство фінансів АР Крим, місцеві фінансові органи доводять головним розпорядникам лімітні довідки про бюджетні асигнування.
Лімітна довідка про бюджетні асигнування – це документ, який містить затверджені бюджетні призначення (встановлені бюджетні асигнування) та їхній помісячний розподіл, а також інші показники, що згідно із законодавством повинні бути визначенні на підставі нормативів. Форму лімітної довідки затверджує Мінфін.
Лімітна довідка видається Міністерством фінансів України, Міністерством фінансів АР Крим, місцевим фінансовим органом, головним розпорядником.
Показники лімітної довідки доводяться до відома головних розпорядників, розпорядників нижчого рівня для уточнення проектів кошторисів і складання проектів планів асигнувань загального фонду бюджету, планів спеціального фонду, планів використання бюджетних коштів (крім планів використання бюджетних коштів одержувачів), помісячних планів використання бюджетних коштів.
Форма лімітної довідки затверджується Міністерством Фінансів України.
Згідно із затвердженими лімітними довідками головні розпорядники та розпорядники вищого рівня уточнюють розпорядникам нижчого рівня річні обсяги бюджетних асигнувань, здійснюють помісячний розподіл асигнувань із загального фонду та доводять до них відповідні лімітні довідки. Під час формування лімітних довідок у підпорядкованих установах вище поставлені організації повинні враховувати об’єктивну потребу в коштах кожної установи, зважаючи на основні її виробничі показники обсягу виконуваної роботи, штатної чисельності та намічених заходів щодо скорочення витрат у плановому періоді.
Розпорядники нижчого рівня уточнюють проекти кошторисів, складають планів асигнувань і подають ці документи головним розпорядникам для уточнення показників проектів зведених кошторисів і складання проектів зведених планів асигнувань
Розпорядники свої витрати узгоджують з бюджетними асигнуваннями та іншими показниками, що доведені лімітними довідками. Для цього чисельність працівників установи, що пропонується до затвердження за штатним розписом, повинна відповідати визначеному фонду оплати праці, а інші витрати – іншим встановленим асигнуванням так, щоб забезпечити виконання покладених на установу функцій.
Типова форма штатного розпису установи затверджена вищезазначеним наказом Мінфіну (№57 від 28.01.2002 року). У разі потреби міністерства та інші центральні органи виконавчої влади за погодженням з Мінфіном можуть установлювати форму штатного розпису для відповідної галузі.
Проекти кошторисів та планів асигнувань, у разі потреби, розглядає головний розпорядник у присутності керівників цих установ. Головні розпорядники під час розгляду проектів кошторисів, планів асигнувань загального фонду бюджету, планів спеціального фонду зобов’язані:
· забезпечити суворе дотримання вимог законодавства, а також вказівок щодо складання кошторисів
· дотримуватися режиму економії, не допускати включення до кошторисів асигнувань, не зумовлених потребою
· забезпечити у проектах кошторисів і планах асигнувань дотримання доведених у лімітних довідках річних обсягів асигнувань та їхнього помісячного розподілу з урахуванням термінів здійснення окремих заходів і можливості здійснення відповідних видатків протягом року
· не допускати внесення в кошториси сум, не підтверджених розрахунками та економічними обґрунтуваннями.
Головні розпорядники у двотижневий термін після одержання лімітних довідок подають Мінфіну, Міністерству фінансів АР Крим, місцевим фінансовим органам уточненні проекти зведених кошторисів, зведених планів асигнувань загального фонду бюджету, зведених планів спеціального фонду для складання та затвердження згідно з бюджетними призначеннями, встановленому у відповідному бюджеті для загального і спеціального фонду для головних розпорядників. Уточненні проекти кошторисів та складені проекти планів асигнувань загального фонду бюджету, планів спеціального фонду повинні відповідати лімітним довідкам. Одночасно із зазначеними документами подають зведенні показники за мережею, штатами та контингентами установ згідно з формами, затвердженими Мінфіном України.
Кошториси, плани асигнувань загального фонду бюджету, плани спеціального фонду та плани використання бюджетних коштів повинні бути затверджені упродовж 30 календарних днів після затвердження розписів відповідних бюджетів.
Розписи бюджету складають за Державним та місцевими бюджетами. Розпис державного бюджету затверджує міністр фінансів України, а розписи місцевих бюджетів затверджують – керівники місцевих фінансових органів.
Річний розпис призначень державного бюджету – це розпис видатків загального і спеціального фондів державного бюджету на рік для головних розпорядників за програмною та повною економічною класифікацією видатків бюджету без розподілу за періодами року.
Помісячний розпис асигнувань загального фонду державного бюджету – е розпис видатків загального фонду державного бюджету на рік за місяцями для головних розпорядників із функціональною та скорочено економічною класифікацією видатків бюджету.
Затверджений розпис Державного бюджету та помісячний розпис асигнувань загального фонду Державного бюджету Мінфін надсилає Державному казначейству для реєстрації, обліку та виконання. Державне казначейство протягом трьох робочих днів після затвердження зазначеного розпису доводить до головних розпорядників витяги з його складових частин.