Положением установлено, что ГТД заполняется на партию товаров, которые принадлежат юридическим или физическим лицам (предприятиям) при условии, что ко всем товарам из этой партии применяется один таможенный режим. Положением также установлено, что ГТД заполняется:
· на товары, которые перемещаются через таможенную границу Украины юридическими и физическими лицами (предпринимателями) и таможенная стоимость которых превышает сумму в 100 евро, кроме подакцизных товаров, которые декларируются независимо от их стоимости;
· на товары, которые подлежат государственному экспортному контролю;
· на товары, которые перемещаются в режиме таможенно-лицензионного склада;
· на товары, которые непосредственно ввозятся гражданами в сопровождаемом багаже или пересылаются в несопровождаемом багаже, приходят в адрес физических лиц или ввозятся ими в случаях, предусмотренных законодательством;
· на товары, независимо от их таможенной стоимости в других случаях, предусмотренных законодательством;
· на транспортные средства в случаях, предусмотренных законодательством.
ГТД заполняется на государственном языке при помощи компьютера. При заполнении может использоваться иностранный язык, если перевод на государственном языке названий субъектов или фирменного (коммерческого) названия товара неуместен и существенно не влияет на принцип использования средств таможенно-тарифного или нетарифного регулирования. Вместе с ГТД подаётся её электронная копия, которая используется для ускорения проведения процедуры таможенного оформления товара и таможенной статистики ВЭД. Информация, внесённая в электронную копию ГТД, должна соответствовать информации, внесённой декларантом в оригинал. Форма и структура электронной копии ГТД, кодирование символов, способы отправки, определяются Гостаможслужбой Украины.
ГТД считается оформленной при наличии на всех её страницах отпечатка личной номерной печати должностного лица таможенного органа, который осуществил таможенное оформление товаров и транспортных средств.
Оформленная ГТД является подтверждением предоставления лицу права на размещение товаров и/или транспортных средств в заявленном таможенном режиме и подтверждением прав и обязанностей лиц, занесённых в ГТД, при осуществлении ими соответственных финансовых, хозяйственных и других операций.
В соответствии с определёнными Таможенным Кодексом таможенными режимами, Гостаможслужбой предусмотрено заполнение таких типов ГТД:
импорт - ГТД ИМ 40;
экспорт - ГТД ЭК 10;
транзит - ГТД ТР 80;
временный ввоз (вывоз) - ГТД ЭК 31, ИМ 31;
таможенный склад - ГТД ЭК 74, ИМ 74;
реимпорт - ГТД ИМ 41;
реэкспорт - ГТД ЭК 41;
специальная таможенная зона - ГТД ЭК 10, ИМ 71;
магазин безтаможенной торговли - ГТД ИМ 72, ЭК 72;
переработка на таможенной территории Украины - ГТД ИМ 51;
переработка за пределами таможенной территории Украины- ГТД ЭК 61;
уничтожение или разрушение - ГТД ИМ 76;
отказ в пользу государства - ГТД ИМ 75.
Документы, необходимые для подачи:
1. Таможенная декларация
2. Товаро-транспортный документ на перевозку (ж/д накладная, CMR, авиационная накладная (Air Waybill), коносамент (Bill of Lading) и т.д.)
3. Внешнеэкономический договор
4. Счёт (Invoice) или другой документ, который определяет стоимость товара.
Это документы, необходимость подачи которых определяется нормативно-правовыми актами Гостаможслужбы с учётом цели перемещения, вида транспорта, характера товара, способов расчёта и других факторов, которые влияют на таможенные процедуры.
5. Декларация таможенной стоимости (подаётся в случаях, предусмотренных Кабинетом Министров Украины).
6. Декларация про установление производителем или импортёром максимальной розничной цены на подакцизные товары.
7. Учётная карточка субъекта ВЭД или её копия, заверенная этим субъектом.
8. Письмо о согласовании (подаётся предприятием, расположенным за территорией деятельности таможенного органа)
9. Документ контроля за доставкой товаров
10. Документ о предоставлении финансовых гарантий
11. Лицензия таможенного перевозчика
12. Книжка МДП, книжка АТА, книжка СPD
13. Свидетельство о допущении транспортного средства к перевозке товаров под таможенными печатями и пломбами.
14. Акты приёма-передачи (электроэнергии, газа, нефти, амиака и т.д.)
15. Посреднический договор
16. Документ на право проведения таможенной брокерской деятельности
17. Документы, которые используются для определения таможенной стоимости товаров
18. Документы, определяющие страну происхождения товаров
19. Документы, содержащие сведения, необходимые для определения кода товара согласно УКТВЭД
20. Платёжные поручения, кассовые ордеры, которые подтверждают оплату налогов и сборов (обязательных платежей)
21. Вексели (в соответствии с законодательством)
22. Документы, которые подтверждают право на применение льготного режима налогообложения к товарам.
23. Документы, которые подтверждают право на распоряжение, владение или пользование товаром и/или транспортным средством.
24. Заявление предприятия для осуществления таможенного оформления товаров (в упрощённом порядке, для размещения их в определённом таможенном режиме, для подачи временной, неполной, периодической таможенной декларации)
25. Документы, которые в соответствии с законодательными актами издаются государственными органами для осуществления таможенного контроля и таможенного оформления товаров и транспортных средств, которые перемещаются через таможенную границу Украины. [10]
2.3 УКТВЭД
Для проведения процедуры таможенного оформления, необходимо определить, по какому коду УКТ ВЭД (Украинский классификатор товаров внешнеэкономической деятельности), учитывая пояснения, классифицируется товар, с которым планируется проведение внешнеэкономической операции.
В УКТВЭД включены абсолютно все возможные товары, которые могут пересекать границу Украины. Правильное кодирование товара очень важно, так как на основании кода начисляются таможенные платежи, используется таможенная пошлина. Кроме того, код товара определяет, какие документы являются обязательными для оформления в таможне, какие являются первоочерёдными или носят второстепенный характер.
УКТВЭД имеет следующие общие разделы:
| Код товара | Наименование товара |
| I | (з 01 по 05) Живі тварини; продукти тваринного походження |
| II | (з 06 по 14) Продукти рослинного походження |
| III | (група 15) Жири та олії тваринного або рослинного походження; продукти їх розщеплення; готові харчові жири; воски тваринного або рослинного походження |
| IV | (з 16 по 24) Готові харчові продукти; алкогольні та безалкогольні напої і оцет; тютюн та його замінники |
| V | (з 25 по 27) Мінеральні продукти |
| VI | (з 28 по 38) Продукція хімічної та пов'язаних з нею галузей промисловості |
| VII | (з 39 по 40) Полімерні матеріали, пластмаси та вироби з них; каучук, гума та вироби з них |
| VIII | (з 41 по 43) Шкура та шкіра необроблені, шкіра, натуральне хутро та вироби з них; шорно-сідельні спорядження та упряж; дорожні речі, сумки та аналогічні товари; вироби з кишок тварин (крім кетгуту з натурального шовку) |
| IX | (з 44 по 46) Деревина і вироби з деревини; деревне вугілля; пробка та вироби з неї; вироби із соломи, альфи та інших матеріалів для плетення; кошикові та інші плетені вироби |
| X | (з 47 по 49) Маса з деревини або з інших волокнистих целюлозних матеріалів; папір або картон, одержані з відходів та макулатури; папір, картон та вироби з них |
| XI | (з 50 по 63) Текстиль та вироби з текстилю |
| XII | (з 64 по 67) Взуття, головні убори, парасольки від дощу та сонця, палиці, стеки, батоги та їх частини; пір'я оброблене і вироби з нього; вироби з волосся людини |
| XIII | (з 68 по 70) Вироби з каменю, гіпсу, цементу, азбесту, слюди або аналогічних матеріалів; керамічні вироби; скло та вироби із скла |
| XIV | (група 71) Перли натуральні або культивовані, дорогоцінне або напівдорогоцінне каміння, дорогоцінні метали, метали, плаковані чи дубльовані дорогоцінними металами, та вироби з них; біжутерія; монети |
| XV | (з 72 по 83) Недорогоцінні метали та вироби з них |
| XVI | (з 84 по 85) Механічне обладнання; машини та механізми, електрообладнання та їх частини; пристрої для записування або відтворення звуку, прилади для записування або відтворення зображення і звуку по телебаченню та частини і приладдя до них |
| XVII | (з 86 по 89) Транспортні засоби, устаткування та пристрої, пов'язані з транспортом |
| XVIII | (з 90 по 92) Прилади та апарати оптичні, для фотографування або кінематографії, вимірювання, контролю або вимірювання точності; апарати медико-хірургічні; годинники; музичні інструменти; їх частини та приладдя |
| XIX | (група 93) Зброя, боєприпаси; їх частини та приладдя |
| XX | (з 94 по 96) Різні товари і вироби |
| XXI | (група 97) Вироби мистецтва, предмети колекціонування або антикваріат (група 99) Інші товари |
В скобках указаны группы товаров, которые включены в каждый раздел. Ниже, на примере второго раздела рассмотрено, как формируется полный код товаров.
II (з 06 по 14) Продукти рослинного походження
08 Їстівні плоди та горіхи; цедра цитрусових або шкірки динь
0805 Цитрусові, свіжі або сушені:
0805 10 апельсини:
апельсини солодкі, свіжі:
0805 10 10 00 червоні та напівчервоні
інші: [11]
В структуру таможенного органа входит специальный отдел – отдел номенклатуры, определяющий правильность подбора кода для товара. На некоторых таможенных постах и для некоторых товаров эта процедура опускается, если очевидно, что код верен и спорных вопросов не возникает. В противном случае, оформляется запрос в отдел номенклатуры с целью определения единственно правильного кода по УКТВЭД. По правилам, введённым с 1 января 2008 года, на некоторых таможенных постах, где отдел номенклатуры является не обязательным для прохождения, запрос формируется также, если таможенная пошлина ниже 5%.