Значення вірчих грамот у сучасному дипломатичному праві зросло ще більше, оскільки час їх вручення є водночас початком урядової діяльності керівника дипломатичної місії та підставою для визначення його місця у порядку старшинства цього класу серед глав дипломатичних представництв, їх вручають лише послам і посланникам, а для постійно повірених у справах видають листи міністра закордонних справ своєї держави, які вони вручають міністру закордонних справ країни перебування.
Вірчі грамоти видають у двох примірниках. Перший примірник (оригінал) вкладають у конверт, що скріплюється сургучевою печаткою і вручається новопризначеним послом главі держави, якому адресовані вірчі грамоти, під час офіційної святкової церемонії. Копія вірчої грамоти вручається як офіційне підтвердження посла після його аудієнціїз міністром закордонних справ країни перебування.
У дипломатичній практиці були випадки надання агреману та візи на в'їзд до приймаючої держави новопризначеного глави дипломатичного представництва і наступної відмови у прийнятті від нього вірчих грамот. Відмова можебути виражена у формі зволікання щодо визначення дати вручення вірчих грамот. За таких обставин новопризначений посол або посланник має зрозуміти, що він є фактичноpersona поп grata, і залишити територію приймаючої держави, не чекаючи на офіційну відмову. В останні роки такі випадки спостерігалися в період т. зв. параду суверенітетів у Східній Європі. Наприклад, новопризначений посол Югославії багато місяців очікував у Танзанії на вручення вірчих грамот, але в кінцевому підсумку цього не сталося. У 1992 р. уряд Ізраїлю впродовж декількох місяців не приймав вірчих грамот від посла Югославії Б. Косютіци, якому було видано агреман, і МЗС Ізраїлю прийняло від нього копії вірчих грамот, мотивуючи цей факт застосуванням санкцій ООН до цієї країни. Через шість місяців він повернувся до Белграда, не вручивши вірчих грамот.
Порядок і церемонії, яких дотримуються під час прийняття дипломатичних агентів, мають давні традиції, започатковані у деяких державах.
У минулому послів зазвичай зустрічали на кордоні. Зокрема, в 1763 р. король Пруссії Фрідріх II, очікуючи прибуття в Берлін першого турецького посольства, зробив запит до князя В. С. Долгорукова, російського посланника, з приводу роз'яснення про те, як приймають турецьких послів у Росії. Колегія іноземних справ докладно описувала прийом. На російському кордоні, у першому прикордонному місті, турецького посла зустрічав пристав з гвардійськими офіцерами та солдатами, які віддавали честь під барабанний бій і виконувались салюти у 20—25 пострілів. До посла представляли почесний караул із 40 солдатів та офіцера. На шляху до столиці посла утримували за рахунок російської казни. У столиці його знову зустрічали салютом із 22 пострілів і почесним караулом з 55 солдатів.
У листопаді 1763 р. турецький посланник прибув до Берліна і був зустрінутий за церемоніалом, подібним до Російського. Однак Берлінський двір дуже обурився, коли святковій церемонії турецький посланник піднявся до трону, обійняв короля і поцілував його в плече. Спочатку прусські міністри намагалися заперечувати цю подію, але згодом заспокоїлись, коли дізналися, що турок зробив те ж саме при дворі німецького імператора.
Офіційна діяльність глави дипломатичного представництва в країні перебування починається з часу вручення ним вірчих грамот. Треба зазначити, що процедура вручення вірчих грамот не регулюється міжнародним правом і відбувається в кожній країні згідно з її протокольним церемоніалом. Серед основних елементів протокольного церемоніалу, які відповідають міжнародній практиці, такі:
— вірчі грамоти приймає глава держави у своїй офіційній резиденції (наприклад, у Великобританії — Букінгемський палац, в Україні — Маріїнський палац);
— на церемонії присутні високопоставлені представники з боку глави держави та Міністерства закордонних справ;
— посла супроводжують члени дипломатичного персоналу посольства;
— під час вручення можливий обмін промовами (у Великобританії не практикується);
— після вручення грамот глава держави має розмову з послом.
Відповідно до принципу рівності держав, як у процесі церемонії вручення вірчих грамот, так і в порядку черговості їх вручення, не може бути застосовано жодної дискримінації, а мають бути однакові процедура і церемоніал для всіх глав дипломатичних місій цього класу згідно зі звичаями, що існують у цій столиці. Це правило закріплене у ст. 18 Віденської конвенції.
Існують певні особливості в дипломатичному протоколі за участю держав-монархій. За віковою традицією глава дипломатичної місії за своїм правовим статусом вважається alteregoсамого монарха, а тому у випадку смерті або зречення від престолу монарха акредитуючої держави його наступник видає нові вірчі грамоти для глав дипломатичних представництв, які виконували таку функцію до цього часу. Так само у випадку смерті або зречення від престолу монарха приймаючої держави виникає потреба у поданні вірчих грамот його наступнику главами дипломатичних представництв, акредитованих у цій державі. Вручення нових вірчих грамот відбувається також у випадку принципових змін державного ладу, наприклад, після революції. Черговість вручення вірчих грамот або подання їх завіреної копії визначається датою і часом прибуття глави представництва.
У республіканських державах, де влада не зосереджена в одних руках, при зміні глави держави не вимагається подання нових вірчих грамот.
Згідно зі ст. 13 Віденської конвенції, глава представництва вважається таким, що розпочав виконання своїх функцій у державі перебування залежно від практики, що склалася у цій державі, яка повинна застосовуватись одноманітно: або з моменту вручення вірчих грамот, або з моменту повідомлення про прибуття і подання завіреної копії вірчих грамот Міністерству закордонних справ країни перебування чи іншому міністерству, стосовно якого є домовленість.
Таким чином, Віденська конвенція не передбачає певного уніфікованого правила, а закріплює два альтернативні рішення. Держава перебування сама вирішує, якої процедури вона буде дотримуватись. Вона має лише забезпечити застосування однакового порядку стосовно всіх іноземних дипломатичних представників на її території. Відповідно Конвенція надає вибір на розсуд держави перебування, але з умовою, щоб у кожному окремому випадку не приймались рішення adhoc, а застосовувалась єдина система щодо всіх іноземних представництв.
У міжнародній дипломатичній практиці прийнято, що посол відразу після вручення вірчих грамот надсилаєглавам усіх дипломатичних представництв, з країнами яких його держава підтримує дипломатичні відносини й які акредитовані в цій державі, особисті ноти, в яких він повідомляє про вручення вірчих грамот.
4. ПЕРСОНАЛ ДИПЛОМАТИЧНОГО ПРЕДСТАВНИЦТВА
Віденська конвенція про дипломатичні відносини поділяє співробітників дипломатичних представництв залежно від функцій, які вони виконують, на три категорії: дипломатичний, адміністративно-технічний і обслуговуючий персонал (ст. 1).
До дипломатичного персоналу належать особи, які мають дипломатичний ранг. Віденська конвенція називає їх дипломатичними агентами. Вони виконують функції політичного і дипломатичного характеру, тобто здійснюють безпосередні зносини з органами іноземної держави та особами, які є в складі дипломатичного корпусу.
Глава дипломатичного представництва, згідно з Положенням "Про дипломатичне представництво України за кордоном", є головним представником України в державі перебування. Він здійснює загальне керівництво, координацію та контроль за діяльністю всіх установ нашої держави, спеціалістів, делегацій, посадових та інших осіб, які перебувають у ній. Главою дипломатичного представництва України може бути посол, посланник або повірений у справах. Аналогічна практика є і в інших закордонних країнах. Сьогодні більшість держав (а в Україні — всі держави, що мають з нею дипломатичні відносини) призначають у країну перебування глав своїх представництв у ранзі Надзвичайного і Повноважного Посла.
Керівники всіх українських установ і делегацій, представники різних підприємств і організацій, а також громадяни України, які перебувають на території іноземної держави, зобов'язані неухильно виконувати вказівки посла в цій державі й надавати йому потрібну допомогу, сприяти у виконанні покладених на нього завдань.
Згідно з чинним законодавством України, посол або посланник призначається указом Президента України за поданням міністра закордонних справ України в разі отримання згоди агреману на це призначення іноземної держави, до якої його скеровують.
Повірений у справах, а також інші члени дипломатичного персоналу призначаються наказом міністра закордонних справ України.
Главою дипломатичного представництва України, а також членами дипломатичного персоналу України в іноземній державі можуть бути лише громадяни України.
Клас, до якого повинен належати глава дипломатичного представництва України в іноземній державі, встановлюється угодою України з цією державою.
Незалежно від кількісного складу персоналу дипломатичного представництва існує перелік питань, яким глава представництва приділяє особисту увагу: