Міністр закордонних справ — глава зовнішньополітичного відомства держави згідно зі своїми повноваженнями і функціями здійснює повсякденну оперативну діяльність у галузі зовнішніх зносин держави без будь-яких спеціальних на кожен випадок повноважень. Міністр закордонних справ може представляти свою державу і уряд на засіданнях Генеральної Асамблеї ООН, Ради Безпеки ООН тощо.
Таким чином, глава держави, глава уряду і міністр закордонних справ виконують свої функції в галузі зовнішніх зносин без спеціальних повноважень на це (вони автоматично випливають із їх статусу в державі). Ці високі державні особи при виїздах за кордон користуються всіма загальновизнаними правами і дипломатичними привілеями, зокрема особистою недоторканністю, непідсудністю, правом шифрованого листування і спеціального зв'язку та іншими почесними привілеями, наприклад піднесення прапора своєї держави над резиденцією, де вони зупиняються, на автомашинах і т. д.
Щоденна оперативна діяльність, пов'язана із зовнішніми зносинами держави, здійснюється зовнішньополітичним відомством — міністерством закордонних справ. Це найбільш поширена у світі назва зовнішньополітичного відомства, хоча в різних країнах воно називається по-різному: у Великобританії — Форін офіс, в СІЛА — Державний департамент, у Швейцарії — Федеральний департамент закордонних справ, у Франції — Ке дорсе, у Бельгії, Аргентині — Міністерство зовнішніх зносин, у Лівії — Народне бюро зовнішніх зносин тощо.
Незважаючи на різні назви, зовнішньополітичні відомства виконують аналогічні функції і, як правило, складаються з центрального апарату і закордонних установ, де останні поділяються на постійні і тимчасові.
До речі, термін міністерство (відомство) закордонних справ уперше було вжито у Франції в 1589 р., хоча так звані «клерк дю секре» (таємний писар) були відомі тут ще з 1318р. В історії відомі випадки, коли на чолі зовнішньополітичного відомства стояло два, а то й більше керівників. Так, в Англії колись тривалий час було два секретарі закордонних справ — секретар північний і секретар південний. Північний секретар займався справами зносин з Росією, Пруссією, Данією, Швецією, Польщею, Нідерландами і Ганзейським союзом. А південний відав справами зносин з Францією, Іспанією, Португалією, Італією, Швейцарією, Туреччиною і країнами Північної Африки — Алжиром, Тунісом, Марокко тощо. Але поступово справи переходили в одні руки. З 1782 р. в Англії апаратом МЗС керує один міністр, який має заступників (часом у ранзі державного міністра) та помічників. В багатьох країнах при міністрі створюється рада або колегія з вищих посадових осіб відомства, вона, як правило, наділена консультаційними функціями. (2)
Отже, міністерство закордонних справ — це основна ланка механізму державного управління, яка безпосередньо займається поточними справами зовнішньої політики держави. МЗС в першу чергу захищає інтереси своєї держави і її громадян за кордоном. Воно представляє на розгляд главі держави та урядові найважливіші документи зовнішньої політики, направляє директиви і дає вказівки дипломатичним представництвам і консульським установам своєї країни за кордоном, спрямовує і контролює їх діяльність.
Міністерство закордонних справ підтримує контакти з представництвами іноземних держав у своїй країні, з іноземними делегаціями, готує проекти угод, концентрує та опрацьовує інформацію з міжнародної проблематики.
В багатьох країнах МЗС координують діяльність усіх відомств, які у своїй роботі стикаються з проблемами зовнішньої політики та контактують з відповідними органами поземних держав, надають їм необхідну допомогу в реалізації цих функцій.
Крім цього, МЗС веде підготовку дипломатичних кадрів, працює в тісному контакті зі ЗМІ (як національними, так і закордонними), займається розробкою архівних матеріалів зовнішньої політики та виданням офіційних документів з питань зовнішньої політики.
Нормативним документом, що регулює діяльність Міністерства закордонних справ України, є «Положення про Міністерство закордонних справ України», яке було затверджене Указом Президента України від 3 квітня ї 999 р. № 357/99. Згідно з п. 1 цього положення «Міністерство закордонних справ України є центральним органом виконавчої влади, який забезпечує відповідно до наданих йому повноважень проведення зовнішньої політики держави і координацію діяльності у сфері зовнішніх зносин України».
У зазначеному положенні чітко сформульовані основні завдання МЗС України:
· «участь у забезпеченні національних інтересів І безпеки України шляхом підтримання мирного і взаємовигідного співробітництва з членами міжнародного співтовариства;
· сприяння забезпеченню стабільності міжнародного становища України, піднесенню її міжнародного авторитету, поширенню у світі образу України як надійного і передбачуваного партнера;
· створення сприятливих умов для зміцнення незалежності, державного суверенітету, економічної самостійності та збереження територіальної цілісності України;
· забезпечення відповідно до наданих повноважень цілісності та узгодженості зовнішньополітичного курсу України;
· захист прав та інтересів громадян і юридичних осіб України за кордоном;
· сприяння розвиткові зв'язків із зарубіжними українськими громадами та надання цим громадам підтримки і захисту відповідно до норм міжнародного права та чинного законодавства України».
Далі у цьому документі деталізується механізм реалізації цих завдань, а також чітко окреслюються права МЗС.
МЗС України, записано в положенні, «очолює міністр, якого призначає на посаду і звільняє з посади Президент України в установленому законодавством порядку». Міністр має заступників, «які виконують за дорученням міністра окремі його функції та замішають міністра в разі його відсутності або неможливості виконувати ним свої повноваження».
В Положенні чітко фіксуються основні складові роботи міністра:
«1) здійснює керівництво МЗС України, його представництвами на території України, Дипломатичною академією при МЗС України, іншими установами та організаціями, що відносяться до сфери його управління, а також забезпечує керівництво дипломатичними представництвами України за кордоном, консульськими установами України за кордоном, представництвами України при міжнародних організаціях;
2) входить до складу Ради національної безпеки та оборони;
3) представляє МЗС України у взаємовідносинах з органами державної влади України, органами державної влади іноземних держав, а також із міжнародними організаціями;
4) за власною ініціативою чи за дорученням Кабінету Міністрів України або Прем'єр-міністра України готує питання на розгляд Кабінету Міністрів України;
5) вносить у встановленому порядку пропозиції Президентові України про призначення та звільнення глав дипломатичних представництв України, глав державних делегацій та про присвоєння вищих дипломатичних рангів
України;
6) присвоює дипломатичні ранги радника першого класу, радника другого класу, першого секретаря першого класу, першого секретаря другого класу, другого секретаря першого класу, другого секретаря другого класу, третього секретаря, аташе;
7) за посадою без спеціальних повноважень представляє Україну у зовнішніх зносинах, на двосторонніх переговорах, підписує міжнародні договори України;
8) виступає з офіційними заявами з питань зовнішньої політики України та з ініціативами міжнародного характеру;
9) є розпорядником коштів МЗС України;
10) в установленому порядку затверджує кошториси і штатні розписи дипломатичних представництв України за кордоном, представництв України при міжнародних організаціях;
11) згідно з чинним законодавством призначає на посади та звільняє з посад працівників центрального апарату МЗС України та дипломатичних установ України за кордоном, консульських установ України за кордоном,
представництв України при міжнародних організаціях, а також ректора Дипломатичної академії при МЗС України, керівників інших організацій, що належать до сфери управління МЗС України;
12) організовує роботу колегії МЗС України і головує на її засіданнях;
13) представляє в установленому порядку працівників, які особливо відзначилися у роботі, до нагородження державними нагородами України і відзнаками Президента України;
14) здійснює інші повноваження, передбачені законодавством». (5)
Заступники міністра керують роботою відповідних підрозділів міністерства, а також закріпленими за ними дипломатичними представництвами і консульськими установами за кордоном.
Для погодженого вирішення найважливіших питань роботи МЗС утворюється колегія у складі міністра, заступників міністра, керівників підрозділів МЗС та ректора Дипломатичної академії.
Відповідно до конкретних завдань міністерством, сформовано і його структуру: керівництво міністерства (міністр і заступники) та його секретаріати, Прес-служба міністра; Група послів з особливих доручень та Група головних радників; Генеральна інспекція; департаменти; управління — територіальні (регіональні), функціональні, адміністративно-фінансові.
Департаментам підпорядковуються управління як територіальні, так і функціональні та адміністративно-фінансові.
Так, наприклад, до складу Департаменту з питань політики та безпеки входять Управління політичного аналізу та інформації, Управління Євроатлантичного співробітництва, Управління ООН та інших міжнародних організацій, Управління контролю над озброєнням та ВТС, До складу Департаменту європейської інтеграції, економічного та гуманітарного співробітництва входять Управління Європейського Союзу, Управління економічного та науково-технічного співробітництва, Управління культурного та гуманітарного співробітництва.