Департамент двостороннього співробітництва включає всі територіальні управління. Департамент адміністративно-фінансових питань, документації та архіву — це Загальний секретаріат, Управління справами, Управління дипломатичних установ, Валютне-фінансове управління, фінансове управління, Історико-архівне управління. Окремо діють Департамент консульської служби та Правовий департамент. Департаменти створені з метою чіткішої координації діяльності груп управлінь, які діють у певному напрямі вирішення функціональних, територіальних, правових чи адміністративно-фінансових проблем.
Територіальні управління відають питаннями відносин з окремими країнами чи групами країн. В МЗС України — це Перше територіальне управління (Росія); Друге V територіальне управління (країни Північно-Західної Європи, Південне-Західної Європи та Балтії); Третє територіальне управління (країни Центральної і Східної Європи, Балканські країни, країни Кавказу і Туреччина); Четвер те територіальне управління (країни Північної і Латинської Америки та Карибського басейну); П'яте територіальне управління (країни Азіатське-Тихоокеанського регіону, Центральної та Південної Азії); Шосте територіальне управління (країни Близького і Середнього Сходу та Африки).
Через територіальні управління проходять, в основному, всі питання, які стосуються країни чи групи країн, за які вони відповідають, тут зосереджується і аналізується оперативна інформація про ці країни, їх відносини з Україною та іншими державами, про внутрішнє становище, на основі цього аналізу готуються пропозиції про ті чи інші кроки з боку України, що мають на меті зміцнення політичних, економічних і гуманітарних контактів з партнерами, а у випадку недружніх кроків стосовно України — розробляються пропозиції щодо протидії таким акціям. V свою чергу територіальні управління поділяються на відділи. Очолює управління, як правило, досвідчений дипломат, який добре знає особливості регіону.
Заступник начальника управління — це також висококваліфікований дипломат, який у межах управління може Детальніше займатися певним відділом (або відділами).
Завідуючий відділом -- старший дипломат (радник, перший секретар) забезпечує роботу безпосередньо за конкретним напрямком, організовує і направляє роботу дипломатів. Кожен дипломат у відділі займається проблемами однієї або кількох країн, в залежності від інтенсивності відносин з ними.
До функціональних підрозділів МЗС України належать: Департамент консульської служби, Правовий департамент, Управління політичного аналізу та інформації, Управління державного протоколу, Управління Євроатлантичного співробітництва, Управління ООН та інших міжнародних організацій, Управління контролю над озброєнням та військово-технічного співробітництва, Управління Європейського Союзу, Управління культурного та гуманітарного співробітництва, до складу якого входить і Секретаріат Національної Комісії у справах ЮНЕСКО, Історика-архівне управління.
Слід підкреслити, шо структура МЗС та назви функціональних підрозділів не є назавжди усталеними, а можуть перейменовуватись в залежності від зміни геополітичної ситуації чи зовнішньополітичного курсу держави, її стратегії і тактики. Так, у зв'язку з курсом України на інтеграцію з європейськими економічними структурами та структурами безпеки в останні роки виникли два нові управління: Європейського Союзу та Євроатлантичного співробітництва.
Окремі функціональні управління, зокрема Департамент консульської служби, Правовий департамент, Управління політичного аналізу та інформації, Історико-архівне управління, забезпечують спеціальні напрями роботи в загальноміністерському розрізі, надають практичну допомогу всім іншим підрозділам міністерства та закордонним установам. Так, Управління дипломатичного протоколу - це своєрідний політичний інструмент дипломатії, оскільки саме через нього посли та інші представники іноземних держав встановлюють свої перші контакти з країною перебування і отримують першу інформацію про основи ЇЇ внутрішньої і зовнішньої політики. Через Управління державного протоколу керівництво МЗС має можливість доводити до дипломатичних представництв іноземних держав ті чи інші нюанси внутрішньої і зовнішньої політики, стосунків з тією чи іншою країною у доступній і прийнятній дипломатичній формі.
Найпершою турботою Управління державного протоколу є зустріч нових послів, надання їм всілякої допомоги в облаштуванні і налагодженні діяльності посольства. До вручення послом вірчих грамот всі Його стосунки з МЗС та Іншими офіційними установами здійснюються лише через протокольне управління.
Новоприбулий посол здійснює свій перший візит начальнику Управління державного протоколу, від якого довідується про порядок вручення вірчих грамот. Після цього він наносить візит міністру закордонних справ або його першому заступнику, щоб представитись і передати йому копії вірчих грамот, а також текст промови, яку він має виголосити під час вручення вірчих грамот Президенту.
Дуже урочисто проходить церемонія вручення вірчих грамот. До резиденції посла прибуває спеціальний автомобіль від глави держави, і начальник (або заступник) управління державного протоколу супроводжує посла до резиденції глави держави, де проходить церемонія вручення вірчих грамот. Перед резиденцією піднімаються прапори держави-господаря і держави, яку представляє посол, шикується почесна військова варта. Начальник варти вітає посла, і вони разом обходять стрій, посол вітається з почесною вартою.
Посол прибуває для вручення вірчих грамот в установленій формі (костюм, дипломатична уніформа, фрак) або в національному одязі. Посла супроводжують співробітники посольства — радники, секретарі в темних костюмах, а військовий аташе у парадному мундирі.Вручення вірчих грамот відбувається у парадній залі резиденції глави держави (в Україні — Біла зала Марийського палацу) в урочистій обстановці. Після короткої промови посол вручає вірчі грамоти, а глава держави запрошує його для фотографування і короткої бесіди. Після Церемонії вручення можливе (якщо це передбачено протоколом) покладання квітів до одного з найшановніших пам'ятників держави.
Акт вручення вірчих грамот вважається моментом офіційного початку виконання послом своїх обов'язків. Після цього він здійснює візити міністру закордонних справ та іншим офіційним особам, згідно з протокольними правилами держави перебування. Паралельно він наносить візити ввічливості послам інших країн, акредитованим в країні перебування, починаючи із старійшини (дуайєна) дипломатичного корпусу.
Управління державного протоколу забезпечує постійний зв'язок посольств з міністром закордонних справ з усіх (як організаційних, так і політичних) питань, допомагає (або організовує безпосередньо) встановленню контактів з державними установами та громадськими організаціями, сприяє влаштуванню дипломатичних прийомів, поїздок дипломатів по країні, екскурсій, відпочинку членів дипломатичного корпусу. Протокольне управління допомагає посольствам уникати будь-яких порушень встановлених в країні протокольних правил, вести свою діяльність, враховуючи специфіку країни.
Управління державного протоколу видає всім членам дипломатичного корпусу та їх сімей спеціальні дипломатичні акредитацій ні картки, своєрідні посвідчення особи дипломата, які забезпечують їм дипломатичні привілеї та імунітет. Весь дипломатичний корпус реєструється в управлінні протоколу, яке періодично видає довідник-список всіх членів дипломатичного корпусу по кожному посольству, зокрема для інформаційного забезпечення посольств. Протокольне управління слідкує за дотриманням привілеїв дипломатичного корпусу згідно з міжнародним правом (особиста недоторканність і недоторканність приміщень та майна дипломатичного представництва, вилучення членів дипкорпусу з-під карної, цивільної та адміністративної юрисдикції країни перебування, податкові та митні пільги, право шифрувального листування та недоторканності дипломатичної пошти, право підняття прапора над резиденцією і на транспортних засобах та інші церемоніальні привілеї в залежності від рангу дипломатів).
Управління державного протоколу забезпечує відповідні церемонії у зв'язку з візитами іноземних делегацій до своєї країни.
Таким чином, Управління державного протоколу МЗС — це оперативно-дипломатичний підрозділ міністерства, який безпосередньо займається питаннями перебування іноземного дипломатичного корпусу, візитами іноземних делегацій різного рівня, проведенням різних протокольних та інформаційних заходів для членів дипкорпусу та іноземних делегацій, враховуючи характер і рівень відносин своєї держави з тією чи іншою державою світу.
1. Сорока М, Світ відкриває Україну: Статті, документи, коментарі — К., 2000.
2. Суярк О. Л. На дипломатичному терені — К., 1973.
3. Талалаев А. Н. Международные договора в современном мире.—М., 1973.
4. Фельтхзм Р.-Д. Настольная книга дипломата/Пер, с англ.—Минск, 2000.