Форма ОЗ-9 "Інвентарний список основних засобіввикористовується за місцем експлуатації основних засобів (цехах, відділах) для обліку кожного об'єкту за матеріально відповідальними особами.
Форми ОЗ-14 "Розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств)", ОЗ-15 "Розрахунок амортизації основних засобів (для будівельних організацій)", ОЗ-16 "Розрахунок амортизації по автотранспорту" використовуються для розрахунку амортизації основних засобів та заповнюються на підставі інвентарних карток форми ОЗ-6 з урахуванням змін, внесених актом форми ОЗ-2 при прийманні-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів [6, 198-200].
Всі документи, які ведуться за обліком основних засобів на ВАТ «SKF-Україна», відображені в Додатку Д.
Запаси
Для забезпечення документального відображення в бухгалтерському обліку наявності і руху виробничих запасів необхідно користуватися відповідними нормативними документами. Так, наказом Міністерства статистики України № 193 від 21.06.1996 р. "Про затвердження типових форм первинних типових документів з обліку сировини та матеріалів" затверджено і введено в дію з 1.07.1996 р. типові форми відповідної облікової документації:
М-1 "Журнал обліку вантажів, що надійшли";
М-2а "Акт списання бланків довіреностей";
М-3 "Журнал реєстрації довіреностей";
М-4 "Прибутковий ордер";
М-7 "Акт про приймання матеріалів";
М-8 "Лімітно-забірна картка";
М-9 "Лімітно-забірна картка";
М-10 "Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів";
М-11 "Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів";
М-12 "Картка № ____ складського обліку матеріалів";
М-13 "Реєстр № ____ приймання-здачі документів";
М-14 "Відомість обліку залишків матеріалів на складі";
М-15 "Акт про приймання устаткування";
М-15а "Акт приймання-передачі устаткування до монтажу";
М-16 "Матеріальний ярлик";
М-17 "Акт № ____ про виявлені дефекти устаткування";
М-18 "Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу";
М-19 "Матеріальний звіт";
М-21 "Інвентаризаційний опис № ____"';
М-23 "Акт № __ про витрату давальницьких матеріалів";
М-26 "Картка обліку устаткування для установлення";
М-28 "Лімітно-забірна картка № _____";
М-28а "Лімітно-забірна картка № ____".
Для забезпечення розрахунків за виробничі запаси (незалежно від факту заключеного письмового договору або усної домовленості щодо поставки) від постачальника на адресу підприємства виставляється "Рахунок-фактура" (форма № 868). В рахунку-фактурі зазначається вся необхідна інформація, яка вказується платником у банківських платіжних документах: найменування постачальника і покупця; назви і коди обслуговуючих банків; номери розрахункових рахунків підприємств; найменування цінностей, за які буде проведено оплату та сума як без, так із урахуванням ПДВ (за умови, якщо постачальник є платником такого податку). Надходження рахунку-фактури від постачальника на підприємство здійснюється заздалегідь з метою отримання від покупця за передоплатою передбаченої суми або разом із надходженням матеріальних цінностей.
В залежності від умов заключеного договору доставка придбаних виробничих запасів може забезпечуватися як силами постачальника, так і силами підприємства, яке купує матеріальні цінності. З метою одержання від постачальника виробничих запасів по факту здійсненої передоплати або лише на підставі заключеного договору представнику одержувача видають "Довіреність на одержання цінностей".
Довіреність підписується керівником та головним бухгалтером підприємства або їх заступниками та особами, які на те уповноважені керівником підприємства. У тих випадках, коли бухгалтерський облік ведеться централізованою бухгалтерією, довіреність на одержання цінностей підписується керівником підприємства та головним бухгалтером централізованої бухгалтерії або їх заступниками та особами, ними на те уповноваженими.
При виписуванні довіреності перелік цінностей, які належить отримати по ній (графа "Найменування цінностей" у бланку довіреності), наводиться обов'язково із зазначенням назви і кількості цінностей для одержання, незалежно від того, чи є такі відомості у документах на відпуск (наряді, рахунку, договорі, замовленні, угоді тощо) цінностей. Незаповнені рядки довіреності прокреслюються.
Довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою або іншим документом, що їх замінює, видається довіреній особі під розписку і реєструється в журналі реєстрації довіреностей.
Невикористані довіреності повинні бути повернуті працівнику підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довіреностей, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності.
Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності у журналі реєстрації довіреностей робиться відмітка про номери документів (накладних, актів тощо) на одержані цінності або про дату повернення довіреності. Повернуті невикористані довіреності гасяться надписом "невикористана" і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів.
Після закінчення відпуску цінностей служби, що здійснювали їх відпуск, здають довіреність разом з документами на відпуск останньої партії цінностей працівникам, на яких покладено обов'язки з ведення бухгалтерського обліку.
Відповідальність за своєчасне та повне оприбуткування одержаних за виданими довіреностями цінностей покладається на посадових осіб, яким надано право підписувати довіреності, а також на особу, яку призначено для виписування і реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей.
Для обліку та контролю за надходженням та оприбуткуванням матеріальних цінностей на підприємстві застосовується "Журнал обліку вантажів, що надійшли" (форма №М-1).
Записи в журналі виконуються відділом постачання в міру надходження матеріальних цінностей на склад підприємства на основі товарно-транспортних документів, прибуткових ордерів, актів приймання матеріалів. У журналі також роблять відмітки про запитання, що пов'язані з розшуком вантажів, які не надійшли.
У графі "Примітка" записують дані про оплату рахунків, відмову від акцепту або суми часткового акцепту та інші.
Оприбуткування виробничих запасів, які надійшли від постачальника на склад покупця здійснюється на підставі супровідних документів: товарно-транспортна накладна, накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів.
При оприбуткуванні матеріальних цінностей комірник може використовувати "Прибутковий ордер" (форма № М-4). Прибутковий ордер складається у двох екземплярах матеріально відповідальною особою у день надходження цінностей на склад.
Зауважимо, що зберігання, приймання і відпуск матеріальних цінностей покладено на завідуючих складами, які являються безпосередньо матеріально-відповідальними особами. До початку їх роботи на вказаній посаді адміністрацією підприємства, повинно бути забезпечене укладання із ними "Договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність".
Для оформлення приймання матеріальних цінностей, які мають кількісні та якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальника, а також при прийманні матеріалів, які прибули без документів застосовується "Акт про приймання матеріалів" (форма № М-7). Після приймання цінностей акти з прикладанням документів (товарно-транспортних накладних) передаються: один до бухгалтерії підприємства для обліку переміщення (руху) матеріальних цінностей, а другий - відділу постачання або юридичному відділу для направлення листа-претензії постачальнику.
Необхідні додаткові дані, які не відокремлені у формі окремими рядками, записуються у розділі "Інші дані".
Акт у 2-х примірниках складається приймальною комісією з обов'язковою участю матеріально відповідальної особи та представника відправника (постачальника) або представника незацікавленої організації.
Акт затверджується керівником підприємства (організації) чи особою, яка на те уповноважена.
Для обліку руху матеріальних цінностей в середині підприємства та їх відпуску підрозділам свого підприємства, що розташовані за межами його території, а також стороннім організаціям застосовується "Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів" (форма № М-11).
Накладна-вимога виписується в двох примірниках і підписується головним бухгалтером або особою, на те уповноваженою.
У випадку відпуску матеріалів підрозділам свого підприємства один примірник передається одержувачам (цеху, дільниці та ін.), другий - складу, який потім передається до бухгалтерії.
У випадку відпуску матеріальних цінностей підрозділам свого підприємства, що розташовані за межами його території, або стороннім організаціям накладну-вимогу виписують на основі договорів, нарядів і інших відповідних документів. Перший примірник передають складу як основу для відпуску матеріалів, другий - одержувачеві матеріалів. При відпуску матеріалів самовивозом накладну-вимогу підписану одержувачем, комірник передає в бухгалтерію для виписки розрахунково-платіжних документів, якщо матеріали відпускалися із наступною оплатою.