Облік запасів і аналіз ефективності їх використання (стр. 4 из 7)
Виходячи з конкретних умов діяльності, підприємства крім форм первинних облікових документів, які містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, можуть застосовувати самостійно розроблені форми первинних облікових документів з руху матеріально-виробничих запасів.
При одержанні матеріалів для виробництва виробів (продукції) в обмін на забраковану і для усунення браку до лімітно-забірної картки або вимоги-накладної додаються акти (повідомлення) про брак із зазначенням шифру виробу, деталі або номеру замовлення, за яким виготовлена забракована продукція.
При заміні матеріалу, передбаченого встановленою для даного виробу (продукції) технологією, іншим матеріалом оформляться вимога на заміну.
Передача матеріалів з одного складу підприємства на інший, а також зі складу (комори) одного підрозділу підприємства на склад (комору) іншого підрозділу оформлюються накладними на внутрішнє переміщення.
Підрозділи підприємства щомісячно складають звіти про наявність та рух оборотних матеріальних запасів, які разом з іншими документами з обліку витрат на виробництво передаються до бухгалтерії підприємства згідно з графіком документообігу.
Документальний контроль за рухом і зберіганням запасів доповнюється інвентаризацією, якій належить важлива роль в управлінні матеріальними активами. У вітчизняній і зарубіжній практиці застосовується постійна або безперервна, періодична і річна інвентаризація.
1.3 Використання внутрішньої звітності при управлінні запасами
Важливим при управлінні запасами є складання вчасної, достовірної внутрішньої бухгалтерської звітності про рух запасів за видами оборотних матеріальних запасів та місцями їх зберігання.(8, с.107)
Інформація, яка знаходиться в прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку методом подвійного запису. Така звітність може складатись матеріально відповідальною особою на підставі первинних документів, що відображають фактичний рух матеріалів і комплектуючих (накладних, вимог на відпуск матеріалів, лімітно-забірних карток, карток руху тощо). Один з примірників звіту про запаси може передаватись до бухгалтерії і використовуватись в якості регістру аналітичного обліку, на основі якого можуть бути здійснені записи до Головної книги, журналів та піших регістрах бухгалтерського обліку. Другий примірник може використовуватись як звіт матеріально відповідальної особи підприємства.
Важливим документом при оприбуткуванні товарно-матеріальних цінностей є вантажна квитанція, яка засвідчує дійсність відправлення вантажу, служить підставою для його отримання і для пред'явлення претензій транспортним організаціям при частковій або повній втраті вантажу.
Відповідно до первинних документів, на матеріальні цінності, що надійшли, заповнюються прибуткові ордери. Прибуткові ордери виписуються на кожний номенклатурний номер або партію товарно-матеріальних цінностей.
Виробничі запаси зі складів підприємства відпускаються в цехи для виготовлення продукції і на господарські потреби, а також на сторону для переробки чи реалізації як надлишкові чи непотрібні.
Під відпуском у виробництво розуміють відпуск виробничих запасів для виготовлення продукції, виконання робіт чи надання послуг. Відпуск виробничих запасів у комори цехів розглядається як внутрішнє переміщення запасів.
Основними первинними документами, якими оформляють операції відпуску виробничих запасів, є:
- лімітно-забірна картка (М-8, 8-а, 9, 9-а), призначена для оформлення видачі матеріалів, які систематично споживаються при виготовленні продукції, а також для поточного контролю за дотриманням встановлених лімітів відпускузапасів на виробничі потреби. Використовується для оперативного обліку на складі, аналітичного і синтетичного обліку відпуску запасів у межах затвердженого ліміту;
- вимога (М-10, М-10а, М-11) заповнюється при разовому відпуску запасів для виробничих та господарських потреб;
- накладна на відпуск матеріалів на сторону (М14, М-15 а) застосовується для оформлення відпуску матеріалів виробничим одиницям, об'єднанням чи стороннім організаціям.
При застосуванні періодичної системи обліку надходження та вибуття запасів їх залишки під час складання звітності групуються на певну дату (місяць, квартал, рік).
Постійна система обліку надходження та вибуття запасів характеризується тим, що облік за рухом та залишками запасів відображається станом на кінець робочого дня. Ця система обліку є точнішою, оскільки надає оперативну інформацію. Проте її недоліком є велика трудомісткість.
Основні первинні документи, якими оформляються операції з руху запасів, наведені в таблиці 1.3.(10, с. 181)
Таблиця1.3.
Перелік форм первинних документів для обліку виробничих запасів
| Назва форми | |
| 1 | 2 |
| М-1 | Журнал обліку вантажів, що надійшли |
| М-2 | Довіреність |
| М-2а | Акт списання бланків довіреностей . |
| М-3 | Журнал реєстрації довіреностей |
| М-4 | Прибутковий ордер |
| М-7 | Акт про приймання матеріалів |
| М-8 | Лімітно-забірна картка (на одне найменування матеріалу та багаторазовий відпуск) |
| М-9 | Лімітно-забірна картка (для багаторазового відпуску 2—5 найменувань матеріалів) |
| М-10 | Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів |
| М-11 | Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) |
| М-12 | Картка складського обліку матеріалів |
| М-13 | Реєстр приймання-здачі документів |
| М-14 | Відомість обліку залишків матеріалів на складі |
| М-15 | Акт про приймання устаткування |
| М-І5а | Акт приймання-передачі устаткування до монтажу |
| М-16 | Матеріальний ярлик |
| М-1 7 | Акт про виявлені дефекти устаткування |
| 1М-1 8 | 2Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу |
| М-19 | Матеріальний звіт |
| М-20 | Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (бланк суворої звітності) |
| М-21 | Інвентаризаційний опис |
| М-22 | Акт на списання матеріалів відкритого зберігання |
| М-23 | Акт про витрату давальницьких матеріалів |
| М-26 | Картка обліку устаткування для встановлення |
| М-28 | Лімпно-забірна картка (для будівельних організацій) |
| М-2 8а | Лімітно-забірна картка |
2. Шляхи вдосконалення управління запасами на підприємствах
2.1 Управління запасами на підприємстві за допомогою моделі EOQ
Основними питаннями управління матеріально-технічним забезпеченням (управління запасами) є визначення вартості замовлення та коли і скільки ми повинні завезти матеріальних ресурсів. Для цього необхідно розрахувати оптимальний обсяг замовлення чи поставки. Цей обсяг ще має назву економічногорозміру замовлення (EOQ (Economic Ordering Quantity)).
Ідея використаннябазової моделі EOQ (Economic Ordering Quantity), тобто, моделі оптимальногорівня запасів, полягає в визначенні такого рівня запасів, підтримання якого мінімізує сукупні витрати на управління ними. При цьому, сукупні витрати розбиваються на три однорідні групи: витрати зберігання, витрати, пов'язані з формуванням запасів і витрати, що виникають внаслідок недоліку товарних запасів. В таблиці 2.1. більш детально подана ця класифікація, а також вплив, який здійснює збільшення рівня запасів на поведінку витрат кожної групи.
Зростання рівня запасів супроводжується збільшенням витрат зберігання в прямопропорційній залежності (пряма А на рис. 2.1.), бо росте обсяг капіталу мобілізованого в запаси, складські витрати, витрати, пов'язані з старінням і псуванням товарів.(14)
На другу і третю групу витрат збільшення рівня запасів справляє протилежну дію і веде до їхнього зниження за рахунок ефекту економії від масштабу діяльності, використання оптових знижок постачальників, відвертання дефіциту товарних запасів і зниження рівня обслуговування клієнтів при коливаннях попиту. При цьому, темпи зниження витрат зменшуються з зростанням рівня запасів. Закон зменшення витрат управління запасами, які відносяться до другої і третьої групи, описується кривої гіперболічного вигляду (крива В на рис.2.1).
Таблиця 2.1.
Класифікація витрат управління запасами.
| Види витрат | Характер поведінки витрат при збільшенні рівня запасів | |
| 1 | 2 | |
| I. Витрати зберігання запасів: а. Витрати, зв'язані з іммобілізацією капіталу, що інвестувався в запаси. б. Складські видатки. в. Видатки по страхуванню. г. Податок на майно. д. Псування, старіння і крадіжки. | Ростуть | |
| II. Витрати пов'язані з формуванням запасів. а. Витрати розміщення замовлень. б. Транспортні видатки. | Знижуються | |
| III. Витрати пов'язані з дефіцитам запасів а. Втрати обсягу реалізації. б. Втрати від зниження гудвілу. в. Втрати від неоптимального використання ціно-вих дисконтів, що надаються постачальниками. | Знижуються | |
Рис. 2.1. Залежність рівня витрат від обсягу товарних запасів
Динаміка сукупних витрат, що є сумою витрат перерахованих груп, визначається двома протилежними тенденціями при збільшенні рівня запасів: одна складова цих витрат росте, інша – зменшується. Ефектом двох зустрічних процесів є характер поведінки сукупних витрат, що описується кривою С на рис 2.1. Їхня поведінка характеризується наявністю оптимальної точки Q*, тобто, таким розміром запасів, при якому сукупні витрати досягають мінімального рівня. Якщо рівень запасів менш Q*, то збільшення їхнього обсягу веде до зниження сукупних витрат. Це досягається за рахунок того, що витрати зберігання ростуть повільніше, ніж зменшуються витрати другої і третьої групи. В точці оптимального рівня запасів Q*, в якій лінії А и В перетинаються, темпи зміни витрат різноманітних груп врівноважуються, і сукупні витрати стають мінімальними. При подальшому збільшенні запасів, темпи зростання витрат зберігання перевищують темпи зниження витрат другої і третьої групи, і сукупні витрати зростають.(7)