Найбільш придатною для аграрних підприємств є конфігурація "Агрокомплекс" програми “1С; Бухгалтерія 7.7”, яку я пропоную ввести в ТОВ “Агрофірма Мар’янівська”. В господарстві є одне автоматизоване робоче місце, однак цього мало для автоматизації обліку, тому я пропоную придбати ще 3 комп'ютери для удосконалення бухгалтерського обліку і аудиту.
Стадії й етапи розробки інформаційних систем визначені відповідним державним стандартом (ГОСТ 34.601-90).
Наведені в державних стандартах етапи можна об’єднати в три основних:
· Вивчення особливостей господарської діяльності підприємства
· Проектування системи й узгодження проекту;
· Впровадження й удосконалення проекту.
На етапі вивчення особливостей господарської діяльності силами самого підприємства проводиться експрес-обстеження стану підприємства і визначення попереднього бюджету створення комп’ютерної інформаційної системи, а також укладється договір з генеральним підрядником.
Мета цього етапу створення КСБО – отримати об’єктивну інформацію про діяльність підприємства й обгрунтувати необхідність створення КСБО. При цьому формулюють вимоги користувача до майбутньої системи. Під час обстеження з’ясовується документообіг, форми первинних та звітних документів, методики розрахунку окремих показників. Обстеження має виявити проблеми, розв’язування яких можливе за допомогою засобів комп’ютерної техніки, дати оцінку доцільності створення КСБО.
На етапі проектування системи й узгодження проекту консалтингова фірма – системний інтегратор на основі матеріалів системного проекту спільно із спеціалізованим підрозділом підприємства виконує роботи з реорганізації діяльності підприємства , а також розробляє системний проект КСБО. У системному проекті, як правило, представляють:
· Фукціонально-інформаційні моделі раціональних бізнес-процесів;
· Схеми внутрішнього та зовнішнього документообігів;
· Альбом форм вихідних та вхідних документів;
· Логічну структуру інтегрованої бази даних; структуру бази документів;
· Функіональні й інформаційні специфікації типових автоматизованих робочих місць;
· Функціонально-інформаційні моделі процедур документообігу тощо.
Підготовка підприємства до комп’ютеризації починається з видання наказу про зміни в його структурі, документообігу, у розподілі обов’язків між працівниками, про перехід на нову технологію обробки облікової інформації.
На стадії проектування формулюють вимоги до створюваної КСБО. Для цього необхідно забезпечити співпрацю широкого кола фахівців – юристів, програмістів, інженерів, керівників підрозділів, а також майбутніх користувачів системи, які безпосередньо будуть працювати з КСБО. Під час проектування уточнюють процедури взаємодії облікового персоналу і напрями руху документів у системі, узгоджують і затведжують форми необхідних звітів, складають проектну документацію. При цьому фірма-розробник програмного забезпечення, аналізуючи технологію роботи бухгалтерії замовника та структуру системи бухгалтерського обліку, пропонує заходи з перерозподілу виконавців між ділянками роботи й організації їх взаємодії.
На етапі впровадження й удосконалення системи відбувається укладання угод та поставка технічних інструментальних програмних засобів для служби підтримки нової системи, а також організація навчання спеціалістів. У межах цього етапу відбуваються:
· Укладання угоди та розробка прикладного програмного забезпечення;
· Організація робіт із створення телекомунікаційної системи підприємства;
· Проведення навчання та семінарів спеціалістів, керівників середньої ланки, а також вищого керівництва;
· Укладання угод і придбання устаткування інформаційної системи підприємства, встановлення та монтаж, пусконалагоджувальні роботи;
· Пробно-промислова експлуатація додаткового програмного забезпечення, що реалізує функції підсистем.
Після того, як проект КСБО створено, необхідною умовою його успішного впровадження є вдалий підбір працівників та їх підготовка до роботи з інформаційною системою.
Паралельно з піготовкою персоналу проводять роботи зі встановлення та налагодження апаратних і програмних засобів; визначають місця встановлення комп’ютерів, засобів їхньої охорони, осіб, відповідальних за збереження та супровід програмного забезпечення, встановлюють необхідні пакети програм. Перед впровадженням системи важливо, щоб для перевірки коректності роботи технічних та програмних засобів, можливості використання прикладного програмного забезпечення розробник провів попередні випробування системи.
Отже, при створенні КСБО як окремої системи і, особливо, як складової КІСП необхідно провести такі дії:
1) реорганізацію або організацію бізнес-процесів підприємста. Для цього доцільно запросити зовнішню незалежну консультаційну фірму і провести бізнес-консалтинг;
2) автоматизацію діяльності підприємства. Цей етап доцільно проводити спільними зусиллями зовнішньої консалтингової компанії, компанії – системного інтегратора та власного підрозділу автоматизації. На цьому етапі здійснюється консалтинг у галузі інформаційних технологій (ІТ-консалтинг).
Існуючі варіанти життєвого циклу визначають порядок виконання етапів під час розробки КСБО, а також критерії переходу від етапу до етапу.
Машинна інформаційна база охоплює всі види спеціально організованої інформації, представленої у вигляді, зручному для сприймання технічними засобами.
Інформаційна база передбачає формування та використання такої нормативно-довідкової інформації, як: довідник особових рахунків, класифікатори професій; довідник цехів, відділів, бригад; довідник видів оплат, довідник норм часу та розцінок.
У результаті оброблення даних одержують таку вихідну інформацію:
Бригадні наряди використовуються для контролю та формування контрольних підсумків;
Індивідуальні наряди використовуються для формування даних про робітників-відрядників, які працюють індивідуально;
Табель містить дані по кожному табельному номеру в розрізі основних видів оплат;
Відомість нарахованої зарплати робірників-відрядникам формує дані у файл нарахувань для програмного комплексу з обліку праці та її оплати;
Відомість нарахованої заробітної плати робірником-відрядникам нагромаджує дані для формування „Звіту про виконання норм виробітку робітників-відрядників”;
Відомість нарахованої заробітної плати робітникам-відрядникам формує дані для програмного комплексу з обліку праці та її оплати для складання зведених відомостей розподілу заробітної плати за шифрами виробничих витрат.
Для забезпечення автоматизованого обліку відпрацьованого часу та контролю за станом трудової дисципліни на підприємствах у більшості випадків використовують модуль „Табельний облік”, основні функції якого полягають у веденні щоденної реєстрації явок на роботу, залишення роботи, усіх випадків запізнень та та неявок із зазанченням причин, а також фіксування часу простоїв та роботи понад норми.
До нормативно-довідкової інформації модуля „Табельний облік” належать: календар, довідник підрозділів, довідник позначень явок та неявок; довідник змін, довідник табельних номерів.
У роботі з персоналом бувають ситуації, коли той чи інший співробітник із якихось причин своєчасно не отримав заробітну плату. Робітники рпограм пропонують користувачам модуль „Депоненти” як самостійний програмний продукт або у складі комплексної автоматизації обліку праці та її оплати.
Функція „Реєстр” використовується тільки після видання заробітної плати до закриття місяця в модулі „Зарплата”, і забезпечує бухгалтера потрібною інформаціїю про депоновану заробітну плату та формує відповідну звітність.
Функція „Архів” імітує роботу бухгалтера з книгою депонентів, що вможливлює сортування та пошук інформації за різними ознаками, формування нових депонентських карток, їх перегляд, редагування та вилучення.
Сучасні програмні комплекси з обліку праці та її оплати передбачають використання функції „Моделювання обліку праці й заробітної плати” для розрахунку оптимального розміру фонду заробітної плати та виявлення відхилень від установлених величин і прийняття управлінських рішень. Для цього за визначений період виконується розрахунок нормативного та фактичного фондів заробітної плати в розрізі структурних підрозділів, видів продукції, робіт і послуг. Моделюються витрати на оплату праці з урахуванням зростання (зниження ) обсягу виробництва продукції (робіт, послуг), а також визначається вплив фонду заробітної плати на зниження собівартості процукції.
Впровадження автоматизованої системи обробки облікової інформації пов’язано з капітальними вкладеннями на придбання технічних засобів та програмного забезпечення, виконання підготовчих робіт, навчання персоналу, поточними витратами на підтримку на належному рівні всієї системи тощо.
Визначення економічної ефективності автоматизації облікових задач включає розрахунок наступних показників:
- загальні капітальні витрати на впровадження;
- річні поточні витрати, пов’язані з автоматизацією обблікових задач;
- річна економія від використання автоматизованої системи обробки облікової інформації;
- термін окупності загальних капітальних витрат.
Розрахунок ефективності автоматизації обліку подано в додатку [Додаток Щ]
Розрахунки показали, що загальні капітальні витрати на автоматизацію становлять 24990,8 тис.грн., загальні поточні витрати, пов'язані з втоматизацією облікових задач - 44550,2 тис.грн., річна економія на впровадження автоматизації бухгалтерського обліку складає 9695,9 тис.грн.