Якщо сторони у договорі обрали систему прийняття у присутності обох сторін і якщо покупець або продавець не з'явиться, то прийняття товару може здійснюватися у відсутності сторони, що не з'явилася, але з обов'язковою присутністю третьої незацікавленої особи, призначеної сторонами. При цьому витрати по прийняттю, пов'язані з участю третьої особи, відносяться на рахунок сторони, яка не з'явилась.
У контракті може бути зроблено застереження про те, що зі згоди покупця продавець має право поставити товар без прийняття. Іноді у контракті спеціально обумовлюється, що після здавання-прийняття товару і до дати, передбаченої договором для вивезення цього товару, продавець зобов'язаний забезпечити зберігання товару.
До участі у прийнятті товару за кількістю і якістю та складанні актів експертизи, на підставі яких покупець може подати претензію продавцю або перевізнику, залучаються:
- експерти бюро товарних експертиз із Торгово-промислових палат або їх регіональних відділень;
- аварійні комісари страхових компаній,
- компетентні представники незацікавлених організацій (торгового відділу місцевих органів влади або інших організацій, які не входять до тієї ж системи, що і вантажоотримувач (покупець)).
Приклад формулювання даної статті:
"Товар вважається зданим Продавцем та прийнятим Покупцем: за кількістю місць - згідно з автонакладною, за кількістю виробів – згідно із Специфікацією Продавця, за якістю – згідно з якістю, зазначеною у Сертифікаті про якість".
Гарантії, претензії щодо кількості та якості
Більшість контрактів містить умови про надання гарантій якості товару, який поставляється. Відносно товарів, для яких не встановлюються гарантії, в контракті може вказуватись термін, протягом якого покупець має право пред'явити продавцю претензії щодо кількості та якості.
Претензії, що подаються покупцем продавцю у зв'язку із невідповідністю якості та кількості поставленого товару умовам ЗТК, називаються рекламаціями.
Рекламації можуть подаватись лише по тих питаннях, які не були предметом прийняття товару, здійсненого згідно з умовами контракту, а також у тих випадках, коли виявлено, що подані продавцем документи не відповідають фактичним даним, які характеризують виконання поставки товару.
Гарантії якості – це встановлені законом зобов'язання продавця відповідати за матеріальну недостачу товару, виявлену протягом гарантійного періоду. Гарантії розповсюджуються не тільки на обумовлену в контракті, а й на ту якість, яка випливає із суті угоди. У випадку відхилення від неї покупець має право пред'явити продавцю претензії щодо якості товару.
У зв'язку з правами та обов'язками сторін щодо гарантій та претензій в контрактах обумовлюються:
- обсяг та термін гарантій;
- термін пред'явлення претензій – там, де гарантії не передбачені;
- способи врегулювання претензій та порядок їх задоволення;
- випадки, на які гарантії не поширюються та претензії не задовольняються.
Обсяг гарантії залежить від складності товару і технічних умов контракту. Так, стосовно стандартних машин і обладнання вказується, що продавець гарантує їх високу якість та нормальну роботу. Щодо унікального обладнання обсяг гарантій більший, і при цьому вказуються гарантовані технічні характеристики.
Термін гарантії становить від кількох місяців до кількох років. Він може бути встановлений від: дати поставки товару; дати запуску обладнання в експлуатацію; дати передачі товару першому споживачу; моменту отримання покупцем від продавця повідомлення в письмовій формі, про те, що товар готовий до відправки.
Термін пред'явлення претензій в тих контрактах, що не передбачають гарантій, встановлюється за домовленістю сторін, залежить від характеру товару і, значною мірою, від співвідношення позицій продавця та покупця, що визначається гостротою конкуренції та зацікавленістю продавця в покупці. При цьому встановлюються різні терміни для пред'явлення претензій щодо якості та кількості, причому перший термін триваліший, ніж другий.
Стосовно терміну гарантії і пред'явлення претензій учасникам зовнішньоторгової угоди слід мати на увазі, що коли продавець цінує свою репутацію, він іде на те, щоб задовольнити претензії покупця і тоді, коли термін гарантії вже закінчився.
Способи врегулювання претензій або вимоги, які має право пред'явити покупець продавцю при поставках, що не відповідають умовам контракту, можуть бути такими: відмова від дефектного товару та повернення виплачених грошей; виправлення дефектів за рахунок продавця; зниження ціни товару або надання знижки з ціни рекламованого товару шляхом уцінки усієї партії товару пропорційно проценту дефектного товару; заміна дефектного товару товаром відповідної якості; поповнення недовантаження окремою партією або при наступних поставках; зобов'язання врахувати встановлену суму за рекламований товар при розрахунках по наступних поставках по тому ж контракту або у наступній угоді.
Можливість відмовитись від товару, тобто анулювання контракту, в законодавстві різних країн визначається по-різному. Наприклад, в Австрії це можливо зробити тільки при виявленні серйозних дефектів, які не можна усунути, в Швейцарії – здебільшого, в Німеччині – завжди.
Виправлення виявлених дефектів або зниження ціни товар на розмір витрат покупця на усунення дефектів, якщо воно здійснювалось його силами, застосовуються при дефектах, які можна усунути. При цьому, як правило, покупцем виправляються несуттєві дефекти, а продавцем – суттєві і несуттєві.
Заміна дефектного товару іншим, який відповідає умовам контракту, часткова або повна, здійснюється при поставках однотипних товарів, наприклад серійної продукції. Продавець зобов'язаний поставити товар без зволікання у встановлене в договорі місце, а покупець - повернути некондиційний товар.
Всі транспортні та інші видатки, пов'язані з поверненням дефектного товару і його заміною, оплачуються продавцем.
Заміна дефектного товару або окремих його частин, як правило, пов'язана з продовженням терміну гарантії на замінений або на весь товар, на термін заміни або на новий термін гарантії, що повинно бути зафіксовано в контракті.
При продажу товарів, які мають індивідуальні ознаки, у ЗТК включається умова про заміну рекламованого товару; при торгівлі сировиною та продуктами харчування – надання знижок з ціни рекламованого товару або уцінка вартості усієї партії товару.
Порядок пред'явлення претензій передбачає такі положення:
- претензії можуть бути пред'явлені лише протягом установленого терміну і щодо тих дефектів, які не можуть бути виявлені в ході приймання товару, виконаного згідно з умовами контракту, або ж у тих випадках, коли подані продавцем документи не відповідають фактичним даним поставки;
- претензія повідомляється телеграфом, телетайпом, телексом або висилається рекомендованим листом. В ній вказуються назва виробу, його кількість та місцезнаходження, номер контракту і транспортного документа, описання суті претензії і вимога покупця по її задоволенню. У випадку пред'явлення претензії рекомендованим листом до неї додаються всі доказові документи, такі як: акт експертизи, рекламаційний акт, який складений за участю представника незацікавленої компетентної організації, транспортні документи, акти аварійних комісарів, відвантажувальні специфікації, сертифікати про якість, пакувальні листи при внутрішньотарних недостачах тощо;
- продавець має право перевірити обґрунтованість претензії покупця на місці. Тоді в контракті встановлюється термін, починаючи віддати отримання повідомлення (нотиса) покупця про готовність товару до огляду, протягом якого продавець зобов'язаний прислати свого представника для огляду дефектного товару або ж доручити здійснення цього незацікавленій компетентній організації в країні покупця. Покупець зобов'язаний повідомити продавцю місцезнаходження товару та строки готовності товару до огляду. На практиці до права огляду товару на місці вдаються лише у випадках виявлення серйозних дефектів. Тому в умовах угоди (операції) може бути обумовлено, що покупець протягом установленого терміну після виявлення невідповідності якості і некомплектності товару встановленим вимогам (термін, як правило, не перевищує ЗО днів) зобов'язаний скласти односторонній рекламаційний акт відповідно до правил, чинних у його країні.
Датою подання претензії є дата поштового штемпеля відправлення.
У контракті встановлюється термін відповіді на претензію після її одержання (наприклад, 10 або 30 днів), протягом якого продавець зобов'язаний розглянути претензію і повідомити покупця про своє рішення. В іншому разі буде вважатись, що претензія прийнята продавцем, і покупець має право звернутись в арбітраж з віднесенням видатків на рахунок продавця.
У зв'язку з порядком заявлення претензій в контракт доцільно також ввести додаткові застереження:
- може бути зафіксовано, що заявлення претензії по будь-якій партії товару не може служити підставою для відмови покупця прийняти товар по рекламних поставках, а також по інших поставках у рахунок даного контракту;
- може бути обумовлено, що товар, по якому заявлена претензія, зберігається окремо в умовах, які запобігають погіршенню його якості і змішуванню з іншими товарами, і він не може бути використаний без згоди на це продавця.
В контракті також можуть бути зазначені випадки, на які гарантії не розповсюджуються та претензії не задовольняються. Це дефекти, що є наслідком недотримання покупцем умов та правил експлуатації, зберігання і транспортування виробів, надмірного перевантаження, застосування його не за призначенням, втручання покупця в конструкцію виробу. Щодо машин та обладнання претензії також не пред'являються відносно запасних частин, що швидко зношуються, природного зношення обладнання, збитку, що виникає внаслідок недостатнього чи неправильного монтажу і запуску в експлуатацію недостатньо кваліфікованим персоналом покупця, а також внаслідок недотримання покупцем технічних умов продавця тощо. Приклад формулювання цієї статті: