Пропозиції (заповнена форма тендера за підписом та печаткою оферента) подаються у письмовому вигляді (поштою на замовлення або безпосередньо у тендерний комітет) у подвійних запечатаних конвертах не пізніше оголошеного терміну. На зовнішньому конверті зазначається адреса для прийняття пропозицій, на внутрішньому - номер торгу, конкретне найменування товарів та робіт, дата, яка встановлена для прийняття пропозицій. Текст підписів та їх місце на конвертах зазначаються в умовах торгів.
3. Етап конкурсного вибору переможця торгів – постачальника товарів або підрядника робіт, який включає процедуру закриття торгів (припинення прийняття пропозицій), ознайомлення тендерного комітету з поданими пропозиціями з точки зору суворої відповідності умовам тендерної документації, порівняння пропозицій за техніко-економічними параметрами та комерційними умовами, аналізу додаткової інформації та ділової кваліфікації учасників. Процедура закриття торгів залежить від форми їх проведення і передбачає такі кроки тендерного комітету: а) у разі відкритих торгів тендерний комітет у призначені день та час оголошує про закриття приймання пропозицій, розпечатує конверти у присутності учасників та оголошує конкретний склад торгу і запропоновані ним ціни; б) у разі закритих торгів тендерний комітет припиняє прийняття пропозицій в оголошені заздалегідь день та час закриття торгів, але не розпечатує прилюдно конверти, не оголошує склад учасників та умови їх пропозицій.
Тендерні комітети можуть запросити в учасників: а)додаткову інформацію та уточнення, зобов'язуючись при цьому не розголошувати конфіденційну інформацію; б) письмове підтвердження про згоду з у мовами майбутнього контракту, в якому передбачені більш високі, ніж звичайно вимоги до якості та строків виконання зобов'язань, відповідальності по претензіях, включаючи підсудність місцевому судочинству; в) банківську гарантію „серйозності пропозиції” у розмірі 1-3% загальної суми пропозиції.
У день закриття торгів усі тендери лише заносяться до офіційного протоколу, причому представники фірм-оферентів мають право ознайомитись з копією цього протоколу у спеціально призначеному приміщення та у визначений час і дізнатися про ціни та інші умови своїх конкурентів. Конкурсний відбір оферента, який виграв торги, завжди здійснюється у закритому порядку (незалежно від виду торгів). Рішення про переможця торгів тендерний комітет приймає протягом 1-3 місяців у які необхідні для порівняння пропозицій у комплексі з технічними характеристиками, цінами, умовами платежу, поставки, приймання, сервісного обслуговування тощо. У конкурсному відборі вирішальну роль відіграє не тільки ціна та інші комерційні умови, а й висока якість виробів оферентів, найбільш прийнятні для замовника строки виконання контракту, порядок виконання робіт, можливості залучення у разі необхідності кваліфікованих субпостачальників чи субпідрядників, окремі законодавчі положення або просто адміністративні укази чи розпорядження. У загальних умовах торгів ряду СРК (наприклад, Індії, Ірану, Пакистану, Шрі-Ланки) прямо записано, що організатори торгів не повинні зв'язувати себе зобов'язаннями приймати пропозиції на поставку товарів з найнижчими цінами. Це пояснюється наявністю у багатьох СРК давно встановлених зв'язків з великими іноземними фірмами, яким на торгах надається пріоритет. Для багатьох СРК іноді вирішальною умовою при виборі постачальника є розмір, тривалість та строки погашення, вартість кредитів, що пропонуються учасниками торгів. В деяких випадках замовлення видаються фірмам, що запропонували вищі ціни, але які мають позитивний досвід роботи з організаторами торгів. Нерідкі випадки, коли вибір постачальника визначається не комерційними, а політичними міркуваннями. Тендерні комітети ПРК також не завжди орієнтуються на найменшу ціну. Наприклад, у США правилами, які регламентують порядок проведення торгів, встановлений "бар'єр преференційних цін", згідно з яким організатори торгу повинні надати перевагу американським фірмам, навіть якщо ціни їх пропозицій вищі (але не більше 6%) за ціни їх іноземних конкурентів – учасників торгів. Крім того, тендерні комітети надають перевагу учасникам, які запропонували національних субпідрядників та субпостачальників.
У разі, якщо тендерний комітет після порівняння отриманих пропозицій прийде до висновку, що пропозиції не відповідають оголошеним умовам торгу, він може анулювати торги без оголошення причин.
Рішення про конкурсний вибір виконавця тендерний комітет приймає до закінчення терміну, який встановлений умовами торгу. Учасники торгів у цей період не можуть відкликати свої пропозиції. Переможець торгу отримує офіційне письмове повідомлення тендерного комітету, проте це не веде до негайного, без проведення переговорів, підписання угоди між замовником та переможцем.
4. Етап проведення переговорів та підписання контракту на поставку товару та/або виконання підрядних робіт між представником переможця та представником організатора торгів передбачає, що учасник-переможець зобов'язаний підписати контракт, внести гарантійний пай, заставу у розмірі до 10% суми контракту та/або вартості замовлення у вигляді банківської гарантії „належного виконання зобов'язань. Ця застава повертається після поставки товару та належного виконання робіт; у випадку недобросовісного виконання зобов'язань застава використовується на задоволення претензій по строках та якості товарів і робіт.
Характерна риса сучасних тендерних методів – це висока питома вага та значення інженерно-консультаційних підприємств і фірм як посередників у формуванні рішення замовника, а також органів, які регулюють нормативно-правову базу діяльності торгів та бірж науково-технічної й іншої продукції.
Міжнародні біржі
Міжнародні біржі. Біржа – основна форма регулярно функціонуючого оптового ринку, в якому здійснюється купівля-продаж цінних паперів (фондова біржа), валюти (валютна біржа) або товарів, що продаються за стандартами чи взірцями (товарна біржа).
Товарна біржа як форма міжнародної торгівлі є постійно діючим ринком товарів, які мають якісну однорідність і взаємозамінюваність, що дозволяє вести торгівлю без пред'явлення та огляду товарів за зразками та згідно із встановленими стандартами.
У світовій практиці біржовий товар – товар масового виробництва, який має якісну однорідність, порівнянність якісних характеристик протягом тривалих періодів часу та взаємозамінність окремих партій, що дозволяє вести торгівлю ним за описом чи зразками. На більшості зарубіжних бірж основними біржовими товарами є: нафта та продукти її переробки, соєві боби, масло, шрот, пшениця, кукурудза, золото, срібло, жива велика рогата худоба та свині, цукор, кава, какао-боби, натуральний шовк, джут, бавовна, каучук та 6 біржових металів – алюміній, мідь, цинк, свинець, нікель, олово.
У наш час найбільші зарубіжні біржі спеціалізуються на посередництві при укладанні договорів на певний вид продукції таким чином: кольорові метали – Лондонська та Нью-Йоркська; натуральний каучук – Лондонська, Нью-Йоркська Амстердамська, Сінгапурська, Куала-Лумпурська; бавовна – Нью-Йоркська, Нью-Орлеанська, Чиказька, Ліверпульська, Бомбейська, Александрійська; зерно – Лондонська, Антверпенська, Роттердамська, Вінніпезька, Ліверпульська, Міланська; цукор – Лондонська, Нью-Йоркська, Гамбурзька; кава - Лондонська, Нью-Йоркська, Роттердамська, Ліверпульська, Амстердамська.
На чисельних вітчизняних біржах значною мірою здійснюється торгівля небіржовим товаром – побутовою електронікою, папером, комп'ютерами, технологічним обладнанням, продуктами харчування, що є наслідком загального товарного дефіциту та руйнування старої системи централізованого постачання.
За організаційно-правовим принципом розрізняють два види бірж:
1) публічні, які організовуються на базі спеціального законодавства про біржі за участю органів державного управління; їх діяльність має відкритий, публічний характер з точки зору можливості участі будь-яких підприємців та їх звітності про свою діяльність. Члени біржі та підприємці платять біржі встановлені суми за участь в операціях та встановлений процент від вартості здійснених угод. Ці біржі носять регіональний характер і поширені в Європі;
2) приватні біржі, які організовуються у формі ЗАТ з обмеженою кількістю членів, які мають біржові сертифікати; кожний член такої біржі має бути власником хоча б одного такого сертифіката, який дає право на укладання біржових угод. На Заході такі біржі організаційно оформлені у вигляді асоціацій приватних осіб, об'єднаних найчастіше у корпорації, які мають на меті не тільки отримання прибутку, а й полегшення та здешевлення торгівлі.
Біржа від свого імені жодних угод не укладає – ці операції здійснюють її члени через своїх професійних посередників – брокерів. Нечлени біржі укладають угоди не самостійно, а через брокерів. Члени біржі: а) не отримують дивідендів; б) користуються інформаційними та іншими послугами біржі, відраховуючи на її користь процент від угод; в) отримують винагороду від своїх клієнтів за виконання доручень зі здійснення операцій з реальним товаром або операцій спекулятивного характеру; г) можуть самі здійснювати спекулятивні операції за свій рахунок.