· контроль над своевременностью и полнотой отражения в учетных регистрах операций, "связанных с ежегодными вложениями в коренное улучшение земель, многолетние насаждения, в арендованные основные средства;
· контроль над объективным отражением в учете результатов инвентаризации балансовых и забалансовых объектов основных средств;
· контроль над правильностью осуществления перманентной переоценки основных средств с исчислением восстановительной стоимости;
· контроль над своевременностью и правильностью уплаты налогов по операциям с основными средствами и отражением их в учете;
· обеспечение объективной информации для заполнения форм квартальной и годовой бухгалтерской отчетности.
Инвентарный объект как единица учета основных средств представляет собой объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенного вида работ. Если объект включает несколько частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.
Для правильной организации аналитического учета и обеспечения контроля над сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту находящемуся в эксплуатации или в запасе, присваивается инвентарный номер.
Он проставляется на всех первичных документах оформляющих наличие движения объекта. При выбытии объекта его номер считается ликвидированным и вновь поступившему объекту не присваивается в течение пяти лет. По арендованным объектам учет может осуществляться по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.
В настоящее время аналитический учет базируется на использовании унифицированных форм первичной учетной документации, разработанных Государственным комитетом РФ по статистике и согласованных с Министерством финансов РФ.
Для первичного учета используются следующие унифицированные формы.
"Акт (накладная) приемки-передачи основных средств" (ф. № ОС-1) применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов.
При оформлении приемки объекта акт составляется в одном экземпляре и подписывается членами приемочной комиссии, а затем имеете с приложенной технической документацией передается в бухгалтерию. Акт утверждается руководителем организации. Выбытие основных средств оформляется аналогичным актом (накладной) с отражением в инвентарной карточке учета основных средств. При оформлении внутреннего перемещения объектов акт выписывается м двух экземплярах: первый - с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию; второй - структурному подразделению-сдатчику.
"Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов" (ф. №ОС-3) применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, после реконструкции, модернизации. Акт подписывается представителем принимающего подразделения и представителем подразделения, выполнившего работы по ремонту (реконструкции, модернизации). При выполнении работ сторонней организацией акт составляется в двух экземплярах; первый - остается в организации; второй - передается производителю работ. Оформленные акты сдаются в бухгалтерию, а в технический паспорт объекта вносятся необходимые изменения в раздел характеристики объекта. Акт, подписанный главным бухгалтером, утверждается руководителем организации.
"Акт на списание основных средств" (ф. № ОС-4) применяется для оформления полного или частичного списания основных средств.
Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица и является основанием для сдачи на склад материалов, запасных частей после разборки (демонтажа) объекта. Затраты по списанию и стоимость оставшихся материальных ценностей отражаются в разделе акта "Справка о затратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания".
"Акт на списание автотранспортных средств" (ф. № ОС-4а) составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. Первый экземпляр вместе с документом, подтверждающим снятие объекта с учета в автоинспекции, передается в бухгалтерию; второй - остается у материально ответственного лица и является основанием для сдачи на склад материальных ценностей, оставшихся после списания.
"Инвентарная карточка учета основных средств" (ф. № ОС-6) применяется для пообъектного учета основных средств. Заполняется в одном экземпляре на основании первичных документов на поступление, выбытие, ремонт, дооборудование основных средств. При значительном изменении качественных и количественных показателен в характеристике объекта может быть открыта новая карточка, а старая как справочный документ.
"Акт о приемке оборудования" (ф. № ОС-14) составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, в ее состав включается представитель монтажной организации.
"Акт приемки-передачи оборудования в монтаж" (ф. № ОС-15) выписывается в двух экземплярах для передающей и принимающей сторон.
"Акт о выявленных дефектах оборудования" - (ф. № ОС-16) подписывается представителями заказчика, подрядчика и организации-изготовителя оборудования.
Перечисленные формы первичной учетной документации применяются юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими финансово-хозяйственную деятельность во всех отраслях экономики.
Пообъектный учет основных средств ведется бухгалтерией предприятия на инвентарных карточках на бумажных или электронных носителях информации, на каждый объект. Приспособления и принадлежности, составляющие единое целое с объектом, также отражаются в его инвентарной карточке. Обязательными реквизитами карточек являются: наименование и назначение объекта, инвентарный номер, организация-изготовитель, дата и номер документа на оприходование, первоначальная стоимость, признак собственности, краткая индивидуальная характеристика объекта, срок полезного использования, норма амортизации, ее код и др. При эксплуатации в карточках делаются отметки о перемещении объекта внутри организации, его ремонте, выбытии с указанием причины. При этом обязательными являются подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций. Заполненные инвентарные карточки регистрируются в описях типовой формы, которые ведутся в одном экземпляре по классификационным группам основных средств. При использовании инвентарных книг описи не составляются.
В течение отчетного месяца инвентарные карточки по всем поступившим, выбывшим и перемещенным внутри организации объектам хранятся в особой ячейке картотеки, а по основным средствам, находящимся в запасе или на консервации. По данным инвентарных карточек и ведомостей расчета амортизации в конце месяца заполняются карточки учета движения основных средств.
В конце года по итоговым суммам карточек учета движения составляется оборотная ведомость движения основных средств, итоги которой сверяются с данными Главной книги и служат основанием для заполнения отчетности.
Счет 01 "Основные средства" предназначен для учета наличия движения основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, па консервации, в аренде, в доверительном управлении;
Счет 02 "Амортизация основных средств" применяется для отражения накопленной амортизации за время эксплуатации основных средств, принадлежащих организации на правах собственности и сданных в аренду, включая финансовую аренду;
Счет 03 "Доходные вложения в материальные ценности" предназначен для обобщения информации о наличии и движении вложений организации;
Счет 08 "Вложения во внеоборотные активы" применяется для обобщения информации о затратах организации в объекты, которые будут затем приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств;
Счет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" обобщает информации об уплаченных или причитающихся к оплате организацией суммах налога по приобретенным ценностям. К этому счету могут быть открыты субсчета: 1"НДС при приобретении основных средств"; 2 "НДС по приобретенным нематериальным активам" и др.;
Счет 80 "Уставный капитал" применяется для обобщения информации о состоянии и движении уставного (складочного) капитала организации;
Счет 83 "Добавочный капитал" предназначен для обобщения информации о добавочном капитале организации, на нем отражается прирост стоимости внеоборотных активов по результатам переоценки, а также сумма разницы между продажной и номинальной стоимостью акций;
Счет 90 "Продажи" используется для обобщения информации о доходах и расходах в организации;
Счет 91 "Прочие доходы и расходы" предназначен для обобщения информации о прочих доходах и расходах отчетного периода.
Здания и сооружения, строительство которых завершено, приобретенное оборудование, не требующее монтажа, завершенные работы по достройке, дооборудованию и реконструкции объектов, увеличивающие их первоначальную стоимость, зачисляются в основные средства по дебету счета 01 "Основные средства" с кредита счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" по соответствующим субсчетам в сумме фактически произведенных затрат, включая затраты на доставку. Отражение ведется по утвержденному руководителем акту приемки-передачи типовой формы (№ ОС-1), по которому составляется инвентарная карточка объекта, иные документы, подтверждающие их государственную регистрацию в установленных случаях.