Підприємства, які не застосовують рахунки класу 8 "Витрати за елементами" у складі Журналу 5 ведуть розділ III "Витрати діяльності".
Дані за рядком 9 "Усього за розділом III" з граф 3 - 16 Журналу 5 переносяться до Головної книги. Підсумки рядків за графами 3 - 16 і за графами 18 - 23 (із журналів 1, 2, 3, 4, 6, 7) наводяться у відповідному рядку графи 24 як фактичні витрати за наведеними напрямами (статтями) витрат операційної і надзвичайної діяльності, а в графі 25 накопичуються такі дані для складання звітності за період з початку року.
У графі 2 по рядках 1.1 - 1.6 розділу III підприємства вказують об'єкти витрат (види, групи продукції, послуг основного виробництва, об'єкти будівництва, допоміжні (підсобні) виробництва). У графах 3 і 4 цього розділу і розділів III А і III Б підприємства витрачання виробничих запасів можуть наводити за сумою їх облікової вартості та сумою розподілених транспортно-заготівельних витрат.
Підприємства, які застосовують одночасно рахунки класу 8 "Витрати за елементами" і класу 9 "Витрати діяльності" у складі Журналу 5 А, ведуть розділи III А "Витрати діяльності" і III Б "Витрати за елементами".
На підставі первинних облікових документів (та/або аркушів-розшифровок) на витрачання виробничих запасів, нарахування заробітної плати, відрахувань на соціальні заходи тощо записуються дані у графи 3 - 12 розділу III Б за складовими відповідних елементів витрат. У графи 14 - 19 розділу III Б з журналів 1, 2, 3, 4, 6, 7 (з аркушів-розшифровок до них) записуються дані про складові відповідних елементів витрат.
Підсумкові дані (рядок 6 "Усього за розділом III Б") за графами 3 - 12 з розділу III Б "Витрати за елементами" разом з підсумком за відповідними рахунками у графах 3 - 15 розділу III А записуються до підсумкового рядка 10 "Разом за розділами III А і III Б" розділу III А Журналу 5 А, а звідти - до Головної книги.
Підсумкові дані (графа 20) розділу III Б переносяться у розділ III А до відповідної статті (напряму) витрат за графами 17 (з кредиту рахунку 80 "Матеріальні витрати"), 18 (з кредиту рахунку 81 "Витрати на оплату праці"), 19 (з кредиту рахунку 82 "Витрати на соціальні заходи"), 20 (з кредиту рахунку 83 "Амортизація"), 21 (з кредиту рахунку 84 "Інші операційні витрати"). Дані підсумкового рядка 9 розділу III А за графами 16 - 21 також заносяться до Головної книги.
У графі 21 розділу III Б накопичуються дані за складовими елементів витрат за період з початку звітного року, включаючи звітний (поточний) місяць.
У графі 23 розділу III А накопичуються дані про складові витрат діяльності (рахунки, субрахунки, статті) за період з початку звітного року.
У розділі IV узагальнюються аналітичні дані про операції з товарами і торговою націнкою.
Облік виробничих запасів за синтетичними рахунками (або субрахунками) ведеться у Відомості 5.1 за центрами відповідальності (матеріально відповідальними особами, місцями зберігання) та місцями витрат (синтетичними рахунками або субрахунками обліку витрат). У відомості визначаються сума і рівень транспортно-заготівельних витрат (відхилень фактичної собівартості виробничих запасів від їх поточної облікової оцінки), а також фактична собівартість витрачених (вибулих) запасів, якщо застосовується метод оцінки вибуття запасів за середньозваженою собівартістю.
Записи у Відомість 5.1 проводяться на підставі документів (звітів), в яких узагальнені надходження до матеріально відповідальних осіб (складів, цехів, дільниць) виробничих запасів та їх витрачання, вибуття з відповідних місць зберігання за звітний місяць (або за більш короткий проміжок часу — декада тощо).
У графі 2 видаток показується групуванням за кореспондуючими рахунками (субрахунками, статтями). Суми внутрішнього обороту (надходження, видаток) виробничих запасів (від однієї матеріально відповідальної особи до іншої, зі складу в цех, з цеху в інший цех, склад тощо) за місяць виділяються окремими сумами і мають бути між собою рівними.
6. Журнал 6. Облік доходів та результатів діяльності
Журнал 6 призначено для узагальнення інформації про доходи від операційної, інвестиційної і фінансової діяльності підприємства та фінансові результати підприємства від звичайної діяльності та надзвичайних подій.
Для узагальнення інформації про доходи від операційної, інвестиційної та фінансової діяльності підприємства, а також від надзвичайних подій застосовуються рахунки класу 7 "Доходи і результати діяльності". На рахунках цього класу, крім рахунка 76 "Страхові платежі", протягом звітного року за кредитом відображається сума загального доходу разом із сумою непрямих податків, зборів (обов'язкових платежів), що включені до ціни продажу, за дебетом - щомісячне відображення належної суми непрямих податків, зборів (обов'язкових платежів), щорічне або щомісячне віднесення суми чистого доходу на рахунок 79 "Фінансові результати".
Окремо у розділі II накопичуються аналітичні дані про склад інших операційних доходів: доходів від участі в капіталі, інших фінансових доходів та інших доходів, що дасть змогу використати узагальнені відомості при складанні Приміток до річної фінансової звітності.
У відомості 6.1 накопичуються дані про окремі складові доходів підприємства.
Фінансові результати відображаються на рахунку 79 "Фінансові результати".
За кредитом рахунка 79 відображаються суми в порядку закриття рахунків обліку доходів, за дебетом - суми в порядку закриття рахунків обліку витрат, а також належна сума нарахованого податку на прибуток.
Сальдо рахунка під час його закриття списується на рахунок 44 "Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)".
7. Журнал 7. Облік власного капіталу та забезпечення зобов’язання
У Журналі 7 відображаються операції про зміни власного капіталу підприємства, про нарахування, одержання і витрачання забезпечень, майбутніх витрат і платежів цільового призначення (за кредитом рахунків 40 "Статутний капітал", 41 "Пайовий капітал", 42 "Додатковий капітал", 43 "Резервний капітал", 44 "Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)", 45 "Вилучений капітал", 46 "Неоплачений капітал", 47 "Забезпечення майбутніх витрат і платежів", 48 "Цільове фінансування і цільові надходження", 49 "Страхові резерви").
Для обліку та узагальнення інформації про стан та рух статутного капіталу призначено рахунок 40 "Статутний капітал".
За кредитом рахунка 40 "Статутний капітал" відображається збільшення статутного капіталу, за дебетом - його зменшення (вилучення). Сальдо на цьому рахунку повинно відповідати розміру статутного капіталу, який зафіксовано в установчих документах підприємства.
На рахунку 41 "Пайовий капітал" відображаються суми пайових внесків членів споживчого товариства, колективного сільськогосподарського підприємства, житлово-будівельного кооперативу, кредитної спілки та інших підприємств, що передбачені установчими документами.
Пайовий капітал - це сукупність коштів фізичних і юридичних осіб, добровільно розміщених у товаристві для провадження його господарської, фінансової діяльності.
Рахунок 42 "Додатковий капітал" призначено для узагальнення інформації про суми, на які вартість реалізації випущених акцій перевищує їхню номінальну вартість, а також про суми дооцінки активів та вартість необоротних активів, безкоштовно отриманих підприємством від інших осіб, та інші види додаткового капіталу.
За кредитом рахунка 42 відображається збільшення додаткового капіталу, за дебетом - його зменшення.
Аналітичні дані рахунка 42 відображаються у відомості 7.1.
Інформація про розмір і зміни резервного капіталу обліковується на рахунку 43 "Резервний капітал".
За кредитом рахунка 43 "Резервний капітал" відображається створення резервів, за дебетом - їх використання. Сальдо цього рахунка відображає залишок резервного капіталу на кінець звітного періоду.
Облік нерозподілених прибутків чи непокритих збитків поточного та минулого років, а також використаного в поточному році прибутку ведуться на рахунку 44 "Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)".
За кредитом рахунка відображається збільшення прибутку від усіх видів діяльності, за дебетом - збитки та використання прибутку.
Слід зауважити, що створення відповідно до установчих документів спеціальних фондів (фонду матеріального заохочення, фонду розвитку тощо) не є розподілом прибутку. Вказані фонди відображаються у складі нерозподіленого прибутку (рахунок 441).
Аналітичні дані рахунка 44 "Нерозподілені прибутки (непокриті збитки) наводяться у відомості 7.2.
Облік вилученого капіталу у разі викупу власних акцій (часток) у акціонерів з метою їх перепродажу, анулювання (зменшення статутного капіталу) тощо показується на рахунку 45 "Вилучений капітал".
За дебетом рахунка 45 відображається фактична собівартість акцій власної емісії або часток, викуплених господарським товариством у його учасників, за кредитом - вартість анульованих або перепроданих акцій (часток).
Неоплачений капітал підприємства показується на рахунку 46 "Неоплачений капітал".
За дебетом рахунка відображається заборгованість засновників (учасників) господарського товариства за внесками до статутного капіталу підприємства, за кредитом - погашення заборгованості за внесками до статутного капіталу.
Облік забезпечень, які за рішенням підприємства резервуються для забезпечення майбутніх витрат і платежів, та включення їх до витрат поточного періоду відображаються на рахунку 47 "Забезпечення майбутніх витрат і платежів.
За кредитом рахунка відображається нарахування забезпечень, за дебетом - їх використання.
Аналітичний облік забезпечення майбутніх витрат і платежів ведеться за їх видами, напрямами формування, використання і наводиться у відомості 7.3.