За радіусом дії виставки досить умовно поділяються на: регіональні, експонентами яких є представники країн одного регіону (Європа, Арабські країни, СНД тощо); міжрегіональні, в роботі І яких беруть участь представники різних регіонів світу, та всесвітні (глобальні), метою яких є показ досягнень країн–учасниць та основних міжнародних організацій у сфері науки, техніки, культури. На таких виставках представлені, як правило, майже всі 1 країни світу. Запрошення взяти участь у всесвітній виставці держава–організатор надсилає дипломатичними каналами.
Організація участі у міжнародних ярмарках (виставках).
Організація участі підприємства у виставці (ярмарку) — це створення підприємством-експонентом такої організаційної структури, яка б з максимальною ефективністю реалізувала б надані їй можливості — люди, фінансові ресурси, експонати, а також ті переваги, що їх забезпечує підприємству-експоненту конкретна виставка (ярмарок).
Організація участі у виставці (ярмарку) будується на основі розробленого графіка діяльності, який враховує ту обставину, що процедура підготовки займає від 20 до 52 тижнів залежно від розміру підприємства, місця проведення акції і завдань, що стоять перед підприємством, яке вирішило взяти участь у виставці (ярмарку). Цей графік повинен містити чіткий перелік видів робіт, точні дати виконання і перелік відповідальних осіб. Без цього неможлива координація окремих дій, їхньої послідовності, а за необхідності — певне коригування. Найефективнішим методом Розробки плану є застосування принципів сітьового планування.
У ході підготовки до виставки (ярмарку) періодично провадиться перевірка готовності з тим, щоб своєчасно відреагувати ц якісь непередбачені обставини. Важливу роль відіграє група людей, яка відповідає за підготовку. До складу цієї групи належать як позаштатні працівники, так і відповідальні працівники самого підприємства. До першої категорії належать проектувальники оформлювачі, виготовлювачі стенда, перевізники, митний брокер (якщо це закордонна виставка або ярмарок) тощо, до другої - співробітники підприємства-експонента, які несуть колективну відповідальність за цю акцію: фахівці з маркетингу, продажу, виробництва, реклами, зв'язків з громадськістю тощо, а також робочий персонал стенда.
Фахівці з організації виставок і ярмарків визначають поняття «персонал стенда» як сукупність осіб з основними й допоміжними функціями, на яких докладено відповідальність за організацію та здійснення участі в ярмарку (виставці) і котрі мають ту саму мету — забезпечити усіх цієї акції.
Найважливішою особою виставкового персоналу є його керівник. Він починає виконувати свої функції ще на стадії планування і закінчує вже після закриття експозиції. Його призначають наказом по підприємству, він особисто шукає персонал, складає графік виконання завдань, залучає позаштатних робітників, керує стендом, контролює хід робіт, тобто вирішує всі питання до та в період функціонування виставки (ярмарку). Після закінчення він звітує керівництву підприємства про результати участі в цій акції. Він може також безпосередньо працювати на стенді, провадити презентацію стенда, організовувати зустрічі з перспективними відвідувачами, приймати замовлення, розв'язувати конфліктні ситуації тощо. Отже, відповідальний за стенд практично стає одноосібним керівником виставкового персоналу підприємства на весь час проведення виставки (ярмарку).
Ефективний у кількісному та якісному відношенні вибір персоналу залежить, на думку фахівців, від таких факторів:
1) вид і характер виставки (загальна, галузева, відкрита для публічного відвідування);
2) розмір стенда;
3) кількість і чисельність груп відвідувачів-адресатів;
4) специфіка цілей участі підприємства-експонента;
5) тип експонатів (споживчі або інвестиційні товари).
Існує помітна різниця між ярмарками (виставками) товарів широкого вжитку, де наголос робиться на укладанні торгових угод, оскільки відвідувачі вже добре ознайомлені з такими чи подібними товарами, і ярмарками (виставками) інвестиційних товарів. Щодо останніх, то укладання угоди потребує, як правило, кількамісячних переговорів (обговорення технічних характеристик, умов ставки, особливостей застосування тощо), тому такі стенди мають здебільшого інформаційно-ознайомлювальний характер.
Персонал для стенда підбирається на підставі даних про кваліфікаційний рівень, досвід, духовні якості, особливості спілкування (відкритий товариський чи відлюдькуватий характер певної особи) тощо. Підготовка персоналу для участі у виставці (ярмарку) охоплює такі аспекти, як коди спілкування (усна й писемна мова, рухи тіла, вираз обличчя тощо); соціальні канони (нрави, звичаї, віросповідання, звички відвідувачів і персоналу); стиль реакції на подразники, який має гармоніювати з вимогами й цінностями соціального оточення; підприємницькі цілі участі в конкретній виставці (ярмарку).
Підготовка персоналу починається із загальної інформації про:
- роль і значення конкретної виставки (ярмарку) на ринку;
- якісний склад її традиційних відвідувачів;
- характер послуг, що пропонуються (можливості, характерні риси, недоліки, специфіка, ціни й комерційні умови);
- конкурентні позиції самого підприємства та інших підприємств-експонентів, які є конкурентами;
- основні групи покупців, яким підприємство адресує свої товари;
- особливості кожної групи адресатів;
- методи встановлення контактів з відвідувачами й ефективної презентації підприємства-експонента та його продукції.
Наступним етапом навчання персоналу є надання спеціальної інформації такого роду:
- способи поліпшення репутації фірми й усвідомлення того, що персонал стенда репрезентує підприємство на виставці (ярмарку), а його дії можуть зміцнити цю репутацію або послабити її;
- ознайомлення з цілями участі підприємства в конкретній виставці (ярмарку) і роз'яснення того, що головне завдання полягає в Досягненні цих цілей, а не в спілкуванні заради спілкування (хоча останнє може також дати певний позитивний результат);
- техніка контакту з відвідувачем;
- методи пробудження зацікавленості покупця за допомогою стендових засобів комунікації;
- техніка ведення переговорів.
Найголовнішою складовою частиною стенда є експонати. о му в ході підготовки передовсім треба визначити: що саме буде експонуватися, скільки експонатів необхідно мати, як визначити їхню ціну.
Щодо цього фахівці радять відділу маркетингу розробити пропозиції, котрі мають відображати результати сегментації ринку як за місцем проведення виставки (ярмарку), так і за місцем походження основних груп відвідувачів; що саме варто експонувати, залежить від цілей участі в акції.
Якщо метою участі є збільшення обсягів продажу, тоді основним критерієм вибору буде широкий асортимент товарів; якщо необхідна демонстрація технічних удосконалень та нововведень, тоді вибрати треба справді нову, технічно й естетично досконалу продукцію; якщо необхідна підтримка рекламної кампанії, що розгорнулася в засобах масової інформації, тоді вибір концентрується на узгодженні характеристик товарів (ціна, якість, упаковка тощо), які експонуватимуться, зі стратегію рекламної кампанії. Крім того, необхідно врахувати, що вибрані товари мають відповідати характеру виставки (ярмарку), вимогам організаторів, ураховувати наявні технічні обмеження тощо.
З-поміж факторів, які формують імідж експоната, найголовнішими є:
1) високий рівень технології;
2) якість;
3) надійність;
4) відповідність технологічним вимогам, принципам міжнародного менеджменту та сучасного маркетингу;
5) відповідність високим естетичним критеріям (високим споживчим стандартам) та сучасним ринковим тенденціям;
6) оптимальне поєднання ціни та якості;
7) емоційна принадність.
Кількість експонатів визначається суто практично: виходячи з розмірів стенда, величини самих експонатів і кількості заходів, які необхідно здійснити в період проведення виставки (ярмарку).
На питання про ціни рекомендують давати відповідь залежно від внутрішньої кон'юнктури підприємства та його політики в галузі ціноутворення. Необхідно прийняти рішення про спосіб оплати, спосіб доставки, обсяги замовлень, межі можливих знижок. Для цього необхідно зібрати якомога більше інформації про ціни, етику, угоди й торгові звички конкурентів, визначити реальну ситуацію на ринку. Необхідно також підготувати конкретні пропозиції для різних видів покупців (оптових посередників, власників великих супермаркетів, імпортерів тощо). Ці пропозиції мають ураховувати обсяги замовлень, спосіб оплати (готівкою, у кредит тощо), способи доставки (GIF, FOB тощо), зміни в курсі валют, можливі ризики, вартість страхування, тривалість дії стимулюючих заходів.
Для транспортування експонатів необхідно скласти графік перевезень. Для цього необхідно:
• вивчити митні формальності й ретельно оформити всі супровідні документи, такі як попередній рахунок (проформа), відповідні сертифікати, пакувальні листки, розпізнавальні знаки товарів;
• перевірити виконання належних валютних операцій банка-ми-посередниками;
• подбати про своєчасне отримання інформації щодо специфічних умов транспортування в країні, де відбувається виставка (ярмарок) і про правильне маркування ящиків мовою країни — організатора виставки (ярмарку);
• своєчасно інформувати транспортну організацію про товари та інші вантажі, які необхідно перевезти, їхню кількість, об'єм, вагу тощо;