Существует два распространенных взгляда на информацию. Первый рассматривает информацию в значении сообщения. Второй — в значении проводника. Возникающий третий взгляд переступает пределы первых двух. Согласно ему информация может быть физической величиной, такой же, как масса, энергия и пр.
Первый взгляд является наиболее общепринятым, классическим и старым. Информация в этом случае рассматривается как нематериальное сообщение или сигнал, который содержит значимое (или, по крайней мере, узнаваемое) содержание и который может быть передан от посылающей стороны к принимающей.
Согласно второму взгляду признается, что информация связана не только с сообщением, но и в более широком смысле с системой, посредством которой информация посылается и принимается. Этот взгляд широко распространился в 1940–1950-х годах под названием теории информации и статистической механики. Этот взгляд был введен в широкий оборот К. Шеноном и Н. Винером, развившие кибернетику, которая базировалась на принципах контроля посредством обратной связи. Приверженцы этого взгляда обычно приравнивают информацию к организации, порядку, структуре. Считается что внедренная информация делающая объект тем, чем он является, имеет упорядоченную структуру.
Управление предполагает наличие двух систем: управляемой и управляющей. Поскольку предметом процесса управления является информация, поступающая с объектов управления и из внешней среды, то можно выделить две управленческие функции. Внешняя — базируется на информации, приходящей из внешних по отношению к управляемой системе объектов, внутренняя — на информации из самой управляемой системы. В силу этого всякая система управления является информационной системой. Рассматривая процесс принятия внешнеполитических решений (как частный случай процесса управления) представляется важным остановиться на основах теории информационных систем и ее основных понятиях.
Данные — "сырые факты", такие, как имя политического деятеля, численность войск, валовой национальный продукт страны и так далее. Когда эти факты организованы в имеющий значение порядок, они являются информацией. Таким образом, информация — набор фактов, организованных таким образом, что они имеют большую ценность, чем просто суммарная ценность самих этих фактов. Иногда данные организуются вручную, иногда — путем использования компьютерной техники. Важны не источник данных и способ их обработки, а то, являются ли результаты этого процесса полезными для лица, принимающего решения.
| Характеристики качественной информации | |
| Характеристика | Определение |
| Верность | Верная информация свободна от ошибок. В некоторых случаях неверная информация получается, когда используются неверные данные. В этих случаях срабатывает известный принцип: мусор на входе — мусор на выходе. |
| Полнота | Полная информация содержит все важные факты. |
| Надежность | Надежная информация позволяет на нее полагаться. Во многих случаях надежность информации зависит от надежности данных и методов их сбора. В других случаях надежность зависит от источника информации. Например, слух из неизвестного источника об отставке одного из министров может быть ненадежным. |
| Простота | Информация должна быть доступна для понимания ее пользователя, не быть избыточной и не вести к так называемой информационной перегрузке. |
| Своевременность | Своевременная информация нова. Информация о прошедших событиях не всегда может помочь при принятии решений. |
| Проверяемость | Необходимо, чтобы информацию можно было проверить. Иногда для этого требуется сравнить информацию из нескольких источников. |
| Экономичность | Стоимость производства информации не должна быть выше, чем ее ценность. |
| Уместность | Информация должна прямо или хотя бы опосредованно относиться к объекту управления. |
Система — набор элементов или компонентов, которые взаимодействуют друг с другом в достижении определенных целей. Элементы и взаимоотношения между ними определяют, как система работает.
Системы могут быть:
- простыми или сложными;
- открытыми (имеющими отношения с окружающей средой) и закрытыми (не имеющими со средой никаких связей);
- стабильными (в которых изменения в окружении приводят к незначительным изменениям в самой системе) и динамичными (постоянно меняющимися под воздействием среды);
- адаптивными (отвечающими на изменения в окружении) и неадаптивными;
- временными и постоянными.
Информационная система — система, использующая информацию и работающая с ней. В конечном счете, роль информации в подобной системе — предоставить основу, на которой строятся оценки и решения.
Информационные системы действуют либо в так называемой глобальной информационной среде, либо в национальной информационной среде. Глобальная информационная среда (ГИС) — индивиды, организации и системы, находящиеся вне сферы военных или национальных командных органов, которые вовлечены в сбор, обработку и распространение информации национальной и международным аудиториям. В настоящее время наиболее влиятельными действующими лицами в ГИС являются СМИ, которые могут либо проводить свои собственные идеи, либо стараться действовать объективно. Количество организаций, связанных со СМИ и их возможности по сбору, обработке и распространению информации возрастают во много раз. Другие действующие лица в ГИС:
- правительственные министерства и ведомства;
- неправительственные организации;
- частные добровольческие организации;
- международные агентства, такие, как Красный Крест или ВОЗ;
- международные агентства или консорциумы, предоставляющие коммерческие продукты и услуги, такие, как Европейское космическое агентство;
- культурные организации или религиозные движения;
- военные и разведывательные службы союзников и потенциальных противников;
- частные лица с аппаратным и программным обеспечением, которые способны устанавливать связь со всем миром (например, через Интернет).
Следует, однако, помнить, что данные важны, только если они правильны, своевременны и относятся к тем решениям, которые принимает командир. Данные не являются знанием, устойчивая связь не гарантирует эффективность процесса принятия решений, иерархия не может гарантировать эффективной координации. Процесс принятия решений, а не поток информации является сердцевиной процесса управления и контроля. Данные бесполезны, пока они не переработаны в информацию и не помещены в контекст для лица, принимающего решения (ЛПР).
Система принятия решений аналогична простой замкнутой контрольной системе, где желаемое состояние сравнивается с имеющимся состоянием и получившаяся в результате сравнения "ошибка" используется для того, чтобы внести коррекцию в контролируемую систему и привести ее в более тесное соответствие с желаемым состоянием. Подобная система постоянно наблюдает за состоянием и вносит коррективы до тех пор, пока разница между желаемым и действительным состоянием не сводится к нулю.
В конечном счете решение принимается для проведения действий (где отсутствие действия также является действием) по приведению контролируемой системы из ее действительного состояния к состоянию желаемому. Процесс принятия решений состоит из четырех элементов:
1) сбор данных;
2) переработка исходных данных в полезную информацию, которая позволяет понимать процессы;
3) сравнение нынешнего состояния (в том виде, как оно понято) с желаемым состоянием;
4) принятие решений о дальнейших действиях и проведение этих действий.
Термин "управление и контроль" (УК) означает процесс, в ходе которого ЛПР как в гражданской, так и в военной сферах направляют, контролируют и наблюдают за проведением операции, за которую они ответственны. Процесс управления состоит из отдельных управленческих циклов, каждый из которых можно разделить на ряд относительно самостоятельных операций. Одна из моделей классического цикла управления включает 4 этапа: наблюдение, ориентация, решение, действие.
Из рассматриваемого взгляда на информацию вытекает, что так же, как два объекта не могут быть в одном и том же месте в одно время, два бита информации не могут занимать одно и то же место в одно и то же время. Таким образом, информация имеет "массу" и организуется в потоки. Нынешняя же скорость передачи информации революционным образом отличается от всех форм управления и контроля, которые имели место до середины XIX века, что ведет к качественному изменению процессов управления.
Все более широкому распространению взгляда на информацию как на одну из основ мироздания способствует и так называемая "информационная революция".
Естественное развитие административных систем, подобных государствам или армиям, создает кризисы в контроле. Такие кризисы разрешаются только после трансформации в обработке и передаче информации — информационной революции.
Информационная революция отражает прогресс компьютеризированных информационных и коммуникационных технологий и связанные с этим инновации в теории организации и управления. Гигантские изменения происходят в путях сбора, хранения, обработки и передачи информации, в том, как планировать организации для использования преимуществ возросших объемов доступной информации. Информация становится стратегическим ресурсом, который становится таким же ценным и влиятельным в постиндустриальную эру, каким были капитал и рабочая сила в эру промышленную.
Информационная революция, вопреки распространенному заблуждению, заключается не только в распространении новых технологий. Она заключается в распространении общественных отношений нового типа. Технология лишь дает людям инструменты для определенных видов деятельности и помогает их осуществлять. Однако сама по себе она не делает ничего.