Письмо – оферты содержит формальное предложение определенному лицу заключить сделку с указание всех необходимых для заключения условий. Является одним из вариантов письма-предложения. Получило распространение в последнее время, как вид деловой переписки составит из 2-х частей: изложение сути вопроса и предложения о сотрудничестве, обращение перед текстом письма может не употребляться.
Рекламное письмо должно не просто предлагать товар или услугу, но и стимулировать интерес клиента и желание их приобрести.
Наиболее частый прием, который помогает ярче представить проблему, - это вопросы к адресату – они обычно делают человека участником ситуации. Однако обилие вопросов может сбить с толку, поэтому не задавайте их более 3-х раз подряд. Имейте в виду, что использование вопросов – наиболее распространенная тактика, поэтому придумайте такие, которые действительно будут интересны читателю, чтобы ваше письмо не было похоже на остальные.
- Сообщите адресату, что вы можете решить эту проблему и как вы это собираетесь это сделать.
- Докажите надежность своей информации, добавьте цифры и статистические данные.
- Призовите к действию и сообщите адресату, как он сможет связаться с вами или приобрести товар.
Например:
«Телефон Вашей компании постоянно занят? Вы теряете клиентов из-за проблем со связью?
Тогда установите новую суперсовременную АТС – она позволит принять десяток звонков одновременно. Исследования показали, что именно такое ведение бизнеса наиболее эффективно. Вы сразу почувствуете разницу – Ваш бизнес пойдет в гору! Пришлите нам заявку, и мы мгновенно свяжемся с вами!»
Основная ошибка авторов большинства рекламных писем – постановка на первый план особенностей товара или услуги, а не выгод клиента. Рассказывая об особенностях, вы просто хвалите свой товар, а когда говорите клиенту о выгоде, то представляете, как именно товар может пригодиться клиенту. Например, длительность пользования товаром – это особенность, а выгода покупателя в том, что товар долго не выйдет из строя и это сбережет его время, нервы и деньги.
3. Требования к тексту письма
Во многих случаях содержание деловых писем может быть стандартизировано (унифицировано), особую роль в этом играет использование штампов, или клише – устоявшихся сочетаний слов в их общепринятом толковании. Используйте такие синтаксические конструкции, как
- В целях обмена опытом направляем Вам…
- Ввиду особых обстоятельств…
- В соответствии с достигнутой договоренностью…
- Согласно Вашей заявке…
- Довожу до Вашего сведения…
При составлении делового письма обращайте внимание не только на его содержание, но и на форму. Имейте в виду, что даже самое правильное по содержанию письмо может произвести совершенно обратное желаемому воздействие на адресата в силу неправильного тона или шероховатости изложения.
- Расставьте смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему документа.
- Используйте формулу: «Одна мысль – один абзац».
- Используйте длинные предложения, чтобы сообщить сведения, необходимые для понимания главной цели, а короткие – чтобы сформулировать эту мысль.
Правильно применяйте средства оформления:
- выделяйте тему абзаца полужирным шрифтом.
- первый абзац, формулирующий цель документа, делайте небольшим.
- выделяйте пункты плана.
- вместо смены гарнитуры шрифта, используйте подчеркивание или курсив.
Не следует писать деловые письма, когда вы находитесь в состоянии сильного эмоционального возбуждения, - это может негативно отразиться на содержании вашего послания.
Избегайте использовать неоднозначных слов и выражений – двусмысленность ведет к непониманию.
деловой письмо реквизит этикет
4. Сроки ответа на письмо. Тавтология
По правилам этикета деловой переписки существуют сроки ответа на деловое письмо, данная информация отражена в таблице.
| Тип письма | Сроки ответа после получения |
| Письмо | В течение рабочей недели (5 дней) |
| Просьба, запрос | В течение 24 ч |
| Ответ на приглашение | В течение 2 дней |
| Благодарность за гостеприимство | В течение недели после отъезда |
Кроме того, при написании делового письма следует избегать тавтологии (оборотов речи, содержащие лишние слова). Самые распространенные случаи:
В мае месяце: май – это пятый месяц года, поэтому пишем просто в мае.
Коррективы и поправки: корректив – это и есть поправка, поэтому пишем либо коррективы, либо поправки.
Незаконное растаскивание имущества: растаскивание имущества не может быть законным.
Обмен имеющимся опытом: нельзя производит обмен не имеющимся опытом.
Памятные сувениры: сувенир это и есть подарок на память, поэтому пишем либо сувениры, либо памятные подарки.
Период времени: период – это и есть промежуток времени, поэтому пишем либо период, либо промежуток времени.
Свободная вакансия: вакансия – это свободная должность, поэтому пишем либо вакансия, либо свободная должность.
Существующие расценки: расценки не могут не существовать.
Хронометраж времени: хронометраж – это измерение затрат времени, поэтому пишем либо хронометраж, либо затраты времени.
И в заключении хотелось сказать, хорошее деловое письмо – это произведение искусства.
Литература
1. Психология и этика делового общения: Учебник под ред. Лавриенко В.Н., ЮНИТИ, 1997.
2. Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма. – М: Аудит, ЮНИТИ, 1944.
3. Этика деловых отношений: Учебное пособие, Ботавина Р.Н., Финансы и статистика, 2001.
4. Этика деловых отношений: Учебник, Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г., ИНФРА – М, 2006.
5. Ягер Д. Деловой этикет. – М: Джон Уайли Энд Сан, 1994.