При оголошенні тендеру з попередньою кваліфікацією замовник запрошує до подачі тендерних пропозицій тільки претендентів, що представили вищевказану інформацію і пройшли конкурсний добір.
Друга проблема (проблема відповідності норм і стандартів) експортерів на даному етапі не може бути вирішена в попередньому порядку і залежить насамперед від консультанта, що складає тендерну специфікацію.
Факторами, що впливають на, що закладаються в тендерну документацію концепції, є насамперед рівень науково-виробничого й економічного розвитку країни перебування інженерно-консультаційної фірми. До них відносяться: масштаби й інтенсивність проведених у країні науково-дослідних і дослідно-конструкторських розробок, стан виробничих потужностей і їхня відповідність структурі світового попиту в області предметів торгів, рівень продуктивності праці і витрат у галузі, що відповідає тематиці торгів. До суб'єктивного фактора, зв'язаному з внутрішньою обстановкою в країні консультанта, відноситься стан його ділових взаємозв'язків з ведучими національними продуцентами машинно-технічної продукції й інженерно-будівельних послуг.
Перша група факторів безпосередньо впливає на типи і технічні характеристики устаткування, що закладається в тендерну документацію, терміни виконання і постачань, передбачені в документації.
При розвитому суб'єктивному факторі національні підрядчики і виробники країни консультанта виявляються в переважному положенні перед іншими учасниками торгів, яким, у випадку розбіжності з вимогами тендерних специфікацій, приходиться доводити замовникові обґрунтованість відхилень від вимог специфікацій.
У практиці проведення міжнародних торгів тендерна пропозиція учасника торгів вважається офертою продавця. У цій якості вона може бути прийнята замовником (покупцем) і обов'язкова для виконання претендентом. Це загальне положення, однак, може бути модифіковане в тих випадках, коли в пропозиції оферента чітко зафіксоване положення про те, що пропозиція не є обов’язковою, підлягає обговоренню на наступних переговорах або оформленню у виді формального контракту.
У силу даної обставини важливого значення набуває право, застосовуване до тендерних угод, що звичайно обмовляється в тендерній документації. Матеріальна відповідальність оферента на цьому етапі виражається в тім, що подача пропозиції супроводжується представленням документа, що підтверджує внесення в банк країни — організатора торгів застави «серйозності пропозиції», що може доходити до 5 % від загальної ціни пропозиції. Застава не повертається, якщо претендент відзиває свою пропозицію до закінчення терміну його дії або виявляється нездатним виконати замовлення відповідно до контракту, підписаному в результаті виграшу тендеру.
На етапі подачі пропозицій основною проблемою експортера стає ухвалення рішення про доцільність участі в конкретних торгах. Згідно даним спеціальної літератури, основними факторами, що впливають на рішення потенційного претендента, є:
- розмір замовлення;
- співвідношення обсягів постачань і послуг;
- терміни виконання замовлення;
- власні можливості експортера і частка предмета торгів у загальному обсязі замовлень, розташовуваних організаторами торгів;
- вартість підготовки тендерних пропозицій;
- ступінь можливої конкуренції;
- прогнозований прибуток;
- засобу, виділювані замовником для виконання замовлення;
- перспектива одержання наступних замовлень, зв'язаних із предметом торгів.
Як відзначає ряд дослідників, останній фактор на практиці може виявитися вирішальної для експортерів, що часто йдуть на заниження цін пропозицій по оголошених торгах у розрахунку на одержання більш вигідних замовлень надалі.
Наступним проблематичним моментом на етапі підготовки тендерних пропозицій є оцінка оферентами своїх можливостей укластися в терміни розробки пропозицій. При цьому не є виключенням випадки, коли претенденти звертаються до замовника з проханням про збільшення часу, спочатку виділеного для підготовки оферти. У практиці проведення міжнародних торгів подібні дії оферентів не розглядаються як непрестижні при наявності в претендентів вагомих причин обґрунтувати своє прохання, наприклад необхідністю розробки більш ретельного і науково обґрунтованої техніко-комерційної пропозиції.
У західній концепції головними критеріями успіху при складанні оферентами тендерних пропозицій є: найменше відхилення від вимог тендерної документації, включення в пропозицію найбільш передових технологій, конкурентоздатна ціна і «розумний» термін виконання замовлення.
Найбільш важливою частиною тендерної пропозиції вважається його технічна частина. У ній не тільки розкриваються професійні можливості потенційного контрагента, але й обмовляються ціни і терміни виконання замовлення. Як правило, технічна частина пропозиції складається з двох частин: що констатує і переліку відхилень. У частині, що констатує, часто іменованої «технічний опис», наводяться дані про властивості пропонованих товарів і послуг відповідно до вимог тендерних специфікацій. У переліку технічних відхилень утримуються пояснення причин невідповідності пропозиції по ряду технічних параметрів вимогам тендерної документації. Даний перелік дозволяє замовникові оцінити переваги або недоліки пропонованих технологій, товарів або послуг у порівнянні з моделлю, закладеної в первісних специфікаціях.
Аналогічна структура властива також комерційної частини пропозиції, що включає опис комерційних умов контракту і перелік пунктів, по яких у претендента маються розбіжності з контрактними умовами, записаними в тендерній документації.
Як вважають західні економісти, контрактні умови тендерних пропозицій мають підлегле значення на першому етапі торгів, тому що їхнє остаточне узгодження відбувається на етапі переговорів замовників з переможцями торгів. У міжнародній практиці, однак, зустрічаються випадки, коли при наявності достатнього часу оферти додають до пропозиції свій варіант контрактних умов, що може розглядатися замовником як прийнятний для претендента без додаткових переговорів.
При відсутності достатнього часу або повних вихідних даних для розробки детального варіанта контрактних умов на даному етапі оферти керуються наступними двома принципами формування умов контракту: прийняття або заперечення в цілому формулювань замовника.
Приймаючи в цілому варіант контрактних умов, записаних у тендерній документації, оферент вказує у своїй пропозиції, що вони підлягають обговоренню на переговорах з наступним підписанням формального контракту. При цьому мається на увазі, що контрактні умови тендера є прийнятною основою для таких переговорів, під час яких претендент вважає себе вправі запропонувати ряд змін, доповнень або скорочень.
Заперечуючи в цілому контрактні умови, запропоновані замовником у тендері, оферент указує, що основою для наступних переговорів можуть служити лише стандартні умови угод, прийняті в його організації.
У сучасних умовах багато оферентів, приймаючи в цілому контрактні умови замовника, додають до пропозиції окремий список виправлень до цих умов і вказують, що, у випадку їхнього прийняття, пропозиція може бути акцептовано замовником. При негативному підході до пропозиції оферента додаються його стандартні контрактні умови і вказується можливість акцепту пропозицій при згоді замовника з даними умовами.
Одним із проблематичних питань сучасної тендерної практики є термін дії пропозиції оферента, тобто термін, протягом якого замовник вправі присудити йому перемогу в торгах. Звичайно цей термін вказується в тендерній документації і складає від 30 до 120 днів з дати прийому пропозицій. При відсутності посилання на термін дії рік пропозицій у тендерній документації оферти вправі призначити його самостійно і зафіксувати у своєї оферті. У практиці проведення великомасштабних торгів відзначаються також випадки звертання замовників до оферентів із проханням продовжити термін дії пропозицій останніх. У цих випадках оферти, даючи свою згоду, вправі переглянути ціни своїх пропозицій з урахуванням ескалації цін за відповідний період.
Для сучасних торгів характерне прагнення міжнародних підрядчиків і постачальників вручати свої пропозиції в останній момент перед витіканням терміну подачі пропозицій. Для зниження ризику випадкових затримок при доставці пропозицій у країну проведення торгів часто практикується відправлення двох і більш груп з дублікатами тендерних пропозицій, що доставляються різними маршрутами і видами транспорту [10].
На наступному етапі міжнародних тендерних процедур, де визначається переможець торгів, найбільш актуальною проблемою є питання про статус переможця. У більшості випадків присудження замовлення оференту, що виграв торги, не є достатньою підставою для того, щоб вважати угоду зробленої. Як указувалося вище, умовами самих тендерних пропозицій передбачається проведення послідуючих переговорів, для остаточного узгодження ціни й інших умов контракту. У даний час не більш 80% переможців торгів стають фактичними виконавцями замовлень.
Сучасна практика показує, однак, що можливі випадки, коли замовник звертається до переможця торгів із проханням приступити до виконання замовлення, не чекаючи проведення остаточних переговорів і підписання формального контракту. Погоджуючись на таке прохання, переможець торгів піддає себе ризикові необоротних втрат у випадку, якщо переговори, що ведуться паралельно з початком виконання замовлення, закінчаться безрезультатно в силу розбіжності думок сторін про ціну й інші умови контракту.