При проведении плановых и вне плановых инвентаризаций выявляются фактические остатки материальных ценностей. Они сличаются с данными отчетности и выявляются результаты. В 4 разделе утверждены правила о возмещение материального ущерба работодателю. При выявлении ущерба руководитель проводит тщательную проверку причины его образования. Берется письменное объяснение членов бригады. Члены бригады будут освобождены от возмещения ущерба, если будет установлено, что он причинен не по их вине и если будет установлен конкретный работник, причинивший ущерб. Определения размера ущерба и порядок его возмещения регулируется действующим законодательством. Договор составляется в 2 экземплярах, один остается у работодателя, другой у заведующей секции. В конце договора указаны все реквизиты данного предприятия, подписывается генеральным директором, бригадиром и всеми продавцами и скрепляется печатью.
Контроль за сохранностью денежных средств в кассе возлагается на бухгалтера, которая периодически осуществляет снятия фактических остатков денежных средств и сравнивает с остатком в кассовом отчете кассира. В случае расхождения составляется акт о возмещении материального ущерба либо акт об оприходовании излишков.
4. Учет товарных операций в ЗАО «Палитра»
Поступление товаров производиться от местных и иногородних поставщиков. Местными поставщиками являются физические лица 10 человек, которые сдают товары по договорам комиссии и производят завоз товаров собственными средствами бесплатно.
Местными поставщиками являются и 14 оптовых организаций, которые сдают товар по договорам поставки товаров, завоз производят собственными силами, бесплатно.
Иногородние предприятия – это 38 оптовых предприятий. Товар от них поступает контейнерами, авто транспортом поставщиков и через транспортно-экспидиционные компании за счет поставщика или за счет ЗАО «Палитра».
Для получения товаров со склада поставщиков, таких как ЗАО «Сибирские товары» или от транспортных компаний «Гамма-Мебель» оформляется доверенность на работника ЗАО «Палитры», который будет принимать товар. Доверенность выписывается главным бухгалтером, в которой указывается ФИО доверенного лица, срок годности доверенности, банковские реквизиты ЗАО «Палитра», указывается от кого получают товар и счет-фактура. На обратной стороне доверенности указывается либо количество материальных ценностей, либо сумма. В доверенности расписывается доверенное лицо, его подпись заверяет генеральный директор и главный бухгалтер. Ставиться круглая печать. Бланк доверенности имеет унифицированную форму. Доверенность регистрируется в книги регистрации выдачи доверенности. Доверенное лицо после свершения операций приемки возвращает бухгалтеру оторванный корешок от доверенности, где указывается дата получение товара, от кого получен товар, по какой счет-фактуре и фамилия доверенного лица. На основе этого бухгалтер делает отметку об использовании доверенности по назначению.
Поступление товаров осуществляется по сопроводительным документам (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, накладные на перевозку груза в универсальном контейнере и прочие).
При поставке товара автотранспортом сопроводительным документом служит товарно-транспортная накладная. Она состоит из двух разделов – товарного и транспортного.
Товарный раздел заполняется поставщиком товара и содержит: сведения о поставщике и плательщике, сведения о товаре и таре, сумму налога на добавленную стоимость (10 или 18%), а также фиксируют подписи лиц, разрешивших отпуск товара, и подписи лиц, отпустивших и принявших товар.
Транспортный раздел данного документа заполняется в ходе доставки товара и содержит следующие данные: дату, номер автомобиля и путевого листа, наименования и адреса заказчика товара, грузоотправителя и грузополучателя, пункт погрузки и разгрузки (при необходимости), сведения о грузе.
Каждая отгрузка товара оформляется составлением счета-фактуры, который должен содержать следующие обязательные реквизиты: порядковый номер и дату выписки счета-фактуры, наименование, адрес и идентификационный номер продавца и покупателя товаров, наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя, наименование и краткое описание товара, страна происхождения товара, номер грузовой таможенной декларации. Составленный документ должен быть подписан руководителем, главным бухгалтером, поставщика, лицом, ответственным за отпуск товара и скреплен печатью.
Получаемые покупателем товаров счета-фактуры относятся к первичным бухгалтерским документам. Составленные и полученные счета-фактуры регистрируются в установленном порядке в книгах покупок и продаж.
Книга покупок ведется получателями товаров, она предназначена для регистрации счетов-фактур, предоставляемых поставщиками, в целях определения сумм налога, подлежащих зачету.
ЗАО «Палитра» реализует товары за наличный расчет, по безналичному расчету и в кредит с рассрочкой платежа. Объем реализации за наличный расчет определяется ежедневной выручкой, которая поступает в кассу (ее размер определяется по показанием счетчиков контрольно-кассовых машин). И списывается на 90 счет с 41 или 004, а остаток на 76.По безналичному расчету реализация идет после поступления денег. Сумма кредита полностью учитывается на 90 счете, а остаточная стоимость равными частями вноситься в кассу по договору и списывается на 62 счет 3 субсчет.
Если при приемки товаров обнаружена недостача или излишки, то ставиться в известность поставщик и приостанавливается приемка. Если поставщик приезжает, то составляется двусторонний акт приемки товаров по количеству и качеству. Если представитель поставщика не является, то составляется акт в одностороннем порядке. Расхождение по количеству подтверждается не заинтересованным лицом – представителем общественности. Расхождение по качеству подтверждается экспертом из бюро товарных экспертиз. На основе этого акта составляется претензия поставщику. Акт подписывает товаровед, зав. отделом, представитель поставщика либо представитель общественности, либо эксперт. Акт о списании боя порчи и лома пишется товароведом на основании писем поставщиков – ответов на претензии по качеству или по распоряжению генерального директора. Акт подписывается товароведом, зав. отделом, бухгалтером. Резолюцию накладывает генеральный директор и подписывает акт. Тоже самое проводится при переоценке и уценке товаров.
Плановая инвентаризация в ЗАО «Палитра» проводилась по приказу генерального директора с 12 по 20 января 2009 года. Инвентаризация проводиться с целью выявления соответствия фактического наличия товаров данным бухгалтерского учета.
Инвентаризацию проводит комиссия, в которую входит председатель, счетный работник и материально ответственное лицо.
5. Учет денежных средств и расчетных операций в ЗАО «Палитра»
Значительная часть выручки, данной организации, поступает через два контрольно-кассовых аппарата типа «Самсунг». Два раза в день кассиры-операционисты сдают выручку в центральную кассу. Старший кассир выписывает при этом приходные кассовые ордера. Он подписывается главным бухгалтером, старшим кассиром и ставится специальный штамп. Кассиру, сдавшему деньги, выдается квитанция, которая подписывается главным бухгалтером и старшим кассиром.
Выдача наличных денег производиться по расходным кассовым ордерам, платежным ведомостям, заявлением на выдачу денег. На эти документы тоже ставиться специальный штамп. В нем указывается ИНН и КПП организации.
Деньги покупателям за возвращенные товары выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Покупатель ставит подпись и дату в расходном ордере. Зарплата, пособия, премии выплачиваются по платежным ведомостям. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты зарплаты, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по ведомости сумму. Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления документов.
Старшим кассиром ведется кассовая книга, она прошнурована, пронумерована и заверена круглой печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книги ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр отрывной, он служит отчетом кассира. Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег, кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня.
Журнал-ордер и Ведомость счета 50 «Касса» составляется по кассовой книге. В нем указывается дата совершения операции, сумма, которая относится на конкретный счет.
Инвентаризация наличия денежных средств в кассе производиться согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Результаты инвентаризации оформляются актом. Выявленные излишки наличных денег приходуются, как доход предприятия:
Дт 50 «Касса»
Кт 99 «Прибыли и убытки».
В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира):
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кт 50 «Касса».
Порядок организации кассы и учета наличных денежных средств ведется в соответствии с Инструкцией ЦБ РФ от 4 октября 1993 года №18 и называется она «Порядок ведения кассовых операций в РФ».