Помещения кассы по решению начальника могут быть оборудованы средствами охранной, тревожной и пожарной сигнализации.
Все наличные деньги и другие ценности хранятся в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются.
Запрещается хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих НГДУ.
Работникам бухгалтерии, другим работникам НГДУ, пользующимся правом подписи кассовых документов, запрещается исполнять обязанности кассиров.
Не реже одного раза в квартал проводится внезапная ревизия кассы.
При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денежных средств объясняются обстоятельства их возникновения.
Недостача отражается в бухгалтерском учете и подлежит взысканию в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Излишки подлежат оприходованию и отражаются в бухгалтерском учете в соответствии с законодательством Республики Беларусь по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы».
Кассовые операции в иностранной валюте ведутся обособленно на отдельном субсчете в соответствии с действующими нормативными правовыми актами.
Кассовые операции по приему и выдаче наличной иностранной валюты оформляются формами первичной учетной документации, утвержденными в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Лимиты остатков кассы, порядок и сроки сдачи наличной иностранной валюты, устанавливаются уполномоченным банком.
Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства без подписи главного бухгалтера (лица им уполномоченного) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Поступление денег в кассу и выдача их из кассы оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. Приходный кассовый ордер является бланком строгой отчетности. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
До передачи в кассу приходные (Приложение АВ) и расходные (Приложение АГ) кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Все операции по поступления и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью.
Кассовая книга применяется для учета движения денег в кассе (Приложение АД).
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и второй (отрывной) экземпляр кассовой книги вместе с приложенными приходными и расходными документами под расписку передают в бухгалтерию.
Наличие и движение денежных средств в кассе предприятия отражается на счете 50 «Касса» с обособленным выделением в аналитическом учете информации по каждой кассе в национальной денежной единице и в иностранной валюте.
По счету 50 «Касса» ведутся субсчета:
50.01 «Касса организации»;
50.02 «Операционная касса»;
50.03 «Денежные документы»;
50.04 «Валютная касса»;
50.05 «Касса филиала».
50.07 «Валютная касса в долларах США»
50.08 « Валютная касса в ЕВРО»
Операции по субсчетам ведут в соответствии с нормативными правовыми актами и должностными инструкциями ответственные работники бухгалтерии.
Перечень документов, относящихся к денежным документам, утвержден приказом Унитарного предприятия от 17.04.2006г. № 274 «Об учете, сохранности и списании товарно-материальных ценностей в центральном аппарате РУП «Производственное объединение «Белоруснефть».
Движение форм первичного учета и регистров бухгалтерского учета по учету кассовых операций осуществляется в соответствии с графиком документооборота.
7.2 Учет денежных средств на расчетном счете
Большая часть расчетов между организациями в процессе их хозяйственной деятельности осуществляется безналичным путем, т. е. перечислением денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником в этих расчетах является банк.
НГДУ имеет в банке счет (55.05 – субрасчетный счет) для хранения свободных денежных средств и производства расчетов.
Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него денежных средств банк производит на основании документов специальных форм, утвержденных им же. К ним относятся денежный чек, объявление на взнос наличными, платежное поручение.
Чек является приказом НГДУ банку о выдаче с ее расчетного счета указанной в нем суммы наличных денег.
Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет.
Платежное поручение –это приказ НГДУ банку о перечислении определенной суммы с его расчетного счета в адрес получателя. (Приложение АЕ, АЖ).
Ежедневно НГДУ от банка получает копии выписок (Приложение АЗ) из расчетного счета с приложением к ним документов, на основании которых выполнены зачисления либо списания. Выписка служит регистром аналитического учета по расчетному счету. В выписке указываются начальный (входящий) остаток по счету, суммы операций по дебету и кредиту и конечный (исходящий) остаток на день движения денежных средств.
В бухгалтерии предприятия учет движения денег на расчетном счете ведется по данным выписок банка на счете 55.05 «Субрасчетный счет». В дебет счета 55.05 записываются поступления денежных средств, а по кредиту счета 55.05 отражают списание средств с расчетного счета (Приложение АИ).
7.3 Учет денежных средств в пути
Информация о движении денежных средств (переводов) в официальной денежной единице Республики Беларусь и иностранных валютах в пути обобщается на счете 57 «Переводы в пути».
На данном счете учитываются:
· выручка от продажи товаров подразделениями, осуществляющими торговую деятельность, внесенная в кассы кредитных организаций или кассы почтовых отделений для зачисления на текущий или иной счет предприятия, но еще не зачисленная по назначению;
· денежные средства, перечисленные с расчетного счета, для приобретения иностранной валюты;
· направленная для продажи на торгах валюта с выделением в аналитическом учете операций по обязательной, добровольной продаже и конверсии;
· стоимость проданных товаров и оказанных услуг с оплатой в порядке списания денег с пластиковых банковских карт.
Основанием для принятия на учет денежных средств по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции кредитных организаций, почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т.п.
Аналитический учет по счету 57 «Переводы в пути» ведется ответственными работниками бухгалтерии в соответствии с их должностными инструкциями по каждому документу (операции) с обособленным учетом переводов в иностранной валюте.
7.4 Учет прочих расчетов
Учет расчетов ведется в установленном порядке в соответствии с Гражданским кодексом, Банковским кодексом, действующими законодательными и нормативными актами, регламентирующими вопросы финансово-хозяйственной, внешнеэкономической деятельности, налогообложение и др., локальными правовыми актами.
Использование не денежных форм расчетов ограничено пределами, установленными актами законодательства и локальными правовыми актами.
Учет расчетов НГДУ ведет на соответствующих субсчетах следующих счетов:
· счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
· счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
· счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
· счет 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам;
· счет 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
· счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
· счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
· счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
· счет 78 «Расчёты с филиалами (структурными подразделениями)»;
· счет 79 «Внутрихозяйственные расходы».
Периодически по мере необходимости, перед составлением годового бухгалтерского отчета, на дату проведения годовой инвентаризации, в обязательном порядке работники бухгалтерии, должностными обязанностями которых предусмотрено ведение бухгалтерского учета всех видов расчетов оформляют в установленном порядке акты сверки расчетов и направляют их для подтверждения дебиторской и кредиторской задолженности соответствующим дебиторам и кредиторам.
Указанные работники бухгалтерии осуществляют последующий контроль за подтверждением задолженности всеми дебиторами и кредиторами.
Акты с подтверждением дебиторской и кредиторской задолженности хранятся в установленные сроки в архиве бухгалтерии.
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете и отчетности (статья 12), выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, в соответствии с решением генерального директора на основании оформленных в установленном порядке документов, списываются бухгалтерией на финансовые результаты насчет 92 «Внереализационные доходы и расходы».
Списанная в убыток сумма дебиторской задолженности учитывается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет для наблюдения за финансовым состоянием должника и появлением возможности ее взыскания.
Выявленные при инвентаризации суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек и проведены все возможные мероприятия по её взысканию в соответствии с действующим законодательством, в соответствии с решением генерального директора списываются на финансовые результаты на счет 92 «Внереализационные доходы и расходы».
Информация о расчетах с бюджетом по налогам, сборам и отчислениям, уплачиваемым НГДУ и налогам с дохода персонала НГДУ отражается на соответствующих субсчетах счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».